Checklist para organizar una formación de mentores

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Consejos

• Cierra la lista de participantes antes de imprimir el programa, las hojas de trabajo y las acreditaciones. Así evitas preparar carpetas con nombres incorrectos o dejar personas sin documentación.
• Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y pásalas al catering antes de hacer el pedido. Comprueba la respuesta final cuando cierres la lista, no el día de la formación.
• Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores, las regletas, el altavoz y el micrófono con antelación. Una prueba completa evita descubrir durante la presentación que falta una conexión o una toma de corriente.
• Prepara la sala siguiendo el recorrido de los asistentes: mesas y sillas, mesa de registro, carpetas de formación y después el punto de café. Enfría las bebidas y coloca las jarras de agua antes de que empiece la recepción.
• Reserva un momento específico para informar a los formadores y otro para montar el registro. Tener las acreditaciones, los bolígrafos y las hojas de trabajo juntos reduce las colas cuando llegan los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una formación de mentores?

Empieza la planificación al menos 3 o 4 semanas antes. Deja cerrada la lista de participantes y confirmados la sala, el catering y los equipos varios días antes de la formación.

¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?

Ciérrala entre 5 y 7 días antes, según el plazo que necesite el catering. Después imprime el programa, las hojas de trabajo, las acreditaciones y las carpetas de formación con los datos definitivos.

¿Cuánto material hay que preparar por participante?

Prepara una carpeta de formación, un bloc de notas, un bolígrafo, las hojas de trabajo y una acreditación por persona confirmada. Añade entre un 5 % y un 10 % de material extra para altas de última hora o reposiciones.

¿Cuándo hay que probar el equipo de presentación?

Haz una prueba completa como mínimo el día anterior y vuelve a comprobar las conexiones al montar la sala. Verifica imagen, sonido, micrófono, cable HDMI, alargadores y regletas antes de abrir el registro.

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