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Mentorentraining organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einer Mentorentraining-Veranstaltung entscheidet die Vorbereitung darüber, ob der Tag pünktlich startet. Kläre zuerst die Teilnehmerzahl und Ernährungswünsche, danach Raum, Programm, Technik und Catering. In den letzten Tagen müssen Unterlagen, Namensschilder und Trainingsmappen fertig sein. Plane außerdem Zeit für den Techniktest und den Aufbau von Registrierungstisch, Kaffeebereich und Sitzplätzen ein. Die Checkliste umfasst 47 Aufgaben und 39 benötigte Gegenstände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Teilnehmer einladen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Erinnerung senden

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Teilnehmerliste abschließen

  • Trainingsprogramm drucken

  • Arbeitsblätter ausdrucken

  • Namensschilder vorbereiten

  • Trainingsraum reservieren

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Geräte testen

    2 Personen

  • Präsentation vorbereiten

  • Trainerbriefing vorbereiten

    2 Personen

  • Materialien sortieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

  • Arbeitsmappen bereitlegen

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Präsentationsgeräte anschließen

    2 Personen

Event

  • Empfangstheke besetzen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsbegleitung

    2 Personen

  • Trainingsblock begleiten

    3 Personen

  • Pausensnacks bereitstellen

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Pause betreuen

    2 Personen

  • Trainingsblock begleiten

    3 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Abendessen servieren

    3 Personen

  • Geschirr und Abfall wegräumen

    3 Personen

  • Abendprogramm betreuen

    3 Personen

  • Reflexionsaufgabe begleiten

    2 Personen

  • Abschluss und Fragen begleiten

    2 Personen

  • Teilnehmende verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Restmaterial sammeln

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle zurückstellen

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

  • Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 35
  • Registrierungstisch
  • AbfallbehälterAnz. 4

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • HDMI-KabelAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 3
  • Tragbarer Lautsprecher
  • Mikrofon

Küche

  • WasserkocherAnz. 2
  • Kaffeemaschine
  • ThermoskannenAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 2
  • ServierschalenAnz. 8
  • ServierlöffelAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 35
  • TrinkgläserAnz. 35
  • TellerAnz. 35
  • BestecksetsAnz. 35
  • WasserkannenAnz. 4

Papierwaren

  • Flipchart-BlöckeAnz. 3
  • A4-ArbeitsblätterAnz. 40
  • TrainingsmappenAnz. 35
  • NotizblöckeAnz. 35
  • NamensschilderAnz. 35
  • StifteAnz. 40
  • KlebezettelAnz. 12
  • MarkerAnz. 12
  • Flipchart-MarkerAnz. 12

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • Willkommensschild
  • PfeilaufkleberAnz. 12

Reinigung

  • ReinigungssprayAnz. 2
  • MikrofasertücherAnz. 6
  • SpülbürstenAnz. 2

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Schließe die Teilnehmerliste spätestens 3 bis 5 Werktage vor dem Training ab. Erst dann lassen sich Catering, Namensschilder, Arbeitsblätter und Trainingsmappen zuverlässig in der richtigen Anzahl vorbereiten.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon mindestens am Vortag gemeinsam. Ein einzelner Funktionstest des Laptops reicht nicht, wenn Anschlüsse oder Ton vor Ort Probleme machen.
  • Sortiere Arbeitsblätter, Notizblöcke, Stifte und Klebezettel vor dem Aufbau in die Trainingsmappen. Lege pro angemeldeter Person eine Mappe bereit und halte einige zusätzliche Exemplare für Nachmeldungen zurück.
  • Plane für den Einlass mindestens 30 Minuten vor Trainingsbeginn ein. Besetze die Empfangstheke mit Teilnehmerliste, Namensschildern und Stiften, damit die Registrierung nicht den Beginn der ersten Einheit verzögert.
  • Richte den Kaffeebereich vor dem Eintreffen der Gruppe ein und kühle Getränke rechtzeitig. Stelle Kaffeetassen, Trinkgläser, Teller und Besteck bereit und prüfe, ob Wasserkocher, Kaffeemaschine und Thermoskannen zugänglich stehen.

Häufige Fragen

Wann sollte ich die Teilnehmerliste für eine Mentorentraining-Veranstaltung schließen?
Schließe die Liste 3 bis 5 Werktage vor dem Training. So bleiben mindestens 2 bis 3 Tage für Namensschilder, Arbeitsmappen, Arbeitsblätter und die Cateringmenge.
Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Mentorentrainings?
Plane mindestens 90 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Kaffeebereich und Technik ein. Bei unbekanntem Raum oder mehreren Präsentationsgeräten sind 2 Stunden realistischer.
Wann soll ich die Technik für das Mentorentraining testen?
Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Lautsprecher und Mikrofon am Vortag. Führe zusätzlich 30 Minuten vor dem Einlass einen kurzen Funktionstest im aufgebauten Raum durch.
Wie viele Unterlagen brauche ich für ein Mentorentraining?
Bereite für jede angemeldete Person eine Trainingsmappe und ein Set Arbeitsblätter vor. Ergänze 5 bis 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen oder beschädigte Unterlagen abgedeckt sind.

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