LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een goed georganiseerde mentorentraining

Een mentorentraining vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet deelnemers op tijd laten aanmelden, dieetwensen verzamelen en werkmappen, naambadges en werkbladen klaarleggen. Plan daarnaast een aparte controle voor presentatieapparatuur, koffiepunt en registratietafel. Met deze checklist werk je van uitnodiging naar ontvangst en voorkom je dat trainers of deelnemers op de dag zelf materialen, kabels of informatie missen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Deelnemers uitnodigen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Herinnering versturen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Deelnemerslijst afronden

  • Trainingsprogramma printen

  • Werkbladen printen

  • Naambadges voorbereiden

  • Trainingsruimte reserveren

  • Catering bestellen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Apparatuur testen

    2 personen

  • Presentatie klaarzetten

  • Trainersbriefing voorbereiden

    2 personen

  • Materialen sorteren

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen plaatsen

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

  • Werkmappen klaarleggen

    2 personen

  • Koffiepunt inrichten

    2 personen

  • Dranken koelen

  • Presentatieapparatuur aansluiten

    2 personen

Event

  • Ontvangstbalie bemannen

    2 personen

  • Deelnemers registreren

    2 personen

  • Koffie en thee serveren

    2 personen

  • Opening begeleiden

    2 personen

  • Trainingsblok begeleiden

    3 personen

  • Pauzesnacks klaarzetten

    2 personen

  • Dranken bijvullen

  • Pauze begeleiden

    2 personen

  • Trainingsblok begeleiden

    3 personen

  • Buffet opbouwen

    3 personen

  • Diner serveren

    3 personen

  • Servies en afval afruimen

    3 personen

  • Avondprogramma begeleiden

    3 personen

  • Reflectieopdracht begeleiden

    2 personen

  • Afronding en vragen begeleiden

    2 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Restmateriaal verzamelen

    2 personen

  • Apparatuur uitschakelen

    2 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Afval verzamelen

    2 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Tafels en stoelen terugzetten

    3 personen

  • Materialen terugbrengen

    2 personen

  • Geleende spullen retourneren

  • Deelnemersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 35
  • Registratietafel
  • Afvalbakkenaantal 4

Apparatuur

  • Laptop
  • Beamer
  • Projectiescherm
  • HDMI-kabelaantal 2
  • Verlengsnoerenaantal 3
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Draagbare speaker
  • Microfoon

Keuken

  • Waterkokersaantal 2
  • Koffiezetapparaat
  • Thermoskannenaantal 3
  • Koelboxenaantal 2
  • Serveerschalenaantal 8
  • Serveerlepelsaantal 6

Servies

  • Koffiekopjesaantal 35
  • Drinkglazenaantal 35
  • Bordenaantal 35
  • Besteksetsaantal 35
  • Waterkannenaantal 4

Papierwaren

  • Flip-overblokkenaantal 3
  • A4-werkbladenaantal 40
  • Trainingsmappenaantal 35
  • Notitieblokkenaantal 35
  • Naambadgesaantal 35
  • Pennenaantal 40
  • Plakbriefjesaantal 12
  • Markeerstiftenaantal 12
  • Flip-overstiftenaantal 12

Decoratie

  • Tafelkleedjesaantal 6
  • Welkomstbord
  • Pijlenstickersaantal 12

Schoonmaak

  • Schoonmaaksprayaantal 2
  • Microvezeldoekenaantal 6
  • Afwasborstelsaantal 2

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Stuur de uitnodiging uiterlijk 3 weken vooraf en sluit de aanmelding 7 dagen voor de training. Zo houd je tijd over om de deelnemerslijst, dieetwensen en catering definitief te maken.
  • Maak 2 tot 3 dagen vooraf één materiaalset per deelnemer: trainingsmap, werkbladen, notitieblok, pen en naambadge. Leg daarnaast extra exemplaren klaar voor onverwachte deelnemers.
  • Test laptop, beamer, projectiescherm, HDMI-kabel, microfoon en speaker minimaal 1 dag vooraf met dezelfde presentatie als op de trainingsdag. Neem minstens 2 verlengsnoeren en stekkerdozen mee.
  • Zet de registratietafel 30 minuten voor de start klaar met de deelnemerslijst en naambadges. Laat de ontvangstbalie door één persoon bemannen, zodat trainers niet tegelijk deelnemers hoeven te registreren.
  • Bereid het koffiepunt uiterlijk 15 minuten voor aanvang voor. Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en controleer vooraf water, kopjes, glazen, afvalbakken en voldoende thermoskannen.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik deelnemers uitnodigen voor een mentorentraining?
Stuur de uitnodiging bij voorkeur 3 weken voor de trainingsdatum. Sluit de aanmelding 7 dagen vooraf, zodat je de deelnemerslijst en catering nog kunt afronden.
Hoeveel dagen van tevoren moet ik de catering voor een mentorentraining bestellen?
Bestel de catering zodra de aanmelding sluit, meestal 7 dagen voor de training. Geef dieetwensen en het definitieve aantal deelnemers uiterlijk 5 dagen vooraf door.
Wanneer moet ik de apparatuur voor een mentorentraining testen?
Test de laptop, beamer, kabels, speaker en microfoon minimaal 1 dag vooraf. Sluit op de trainingsdag zelf alles 60 minuten voor de start aan en controleer de presentatie nog één keer.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een mentorentraining klaar te zetten?
Plan minimaal 90 minuten voor tafels, stoelen, registratietafel, materialen, koffiepunt en presentatieapparatuur. Zorg dat de ontvangstbalie 30 minuten voor de start volledig bemand is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!