Checklist pour organiser une formation des mentors

Une formation des mentors demande plus qu’une salle et un programme. Il faut verrouiller les inscriptions, les besoins alimentaires et le matériel de présentation avant le jour J, puis préparer un accueil fluide pour les participants. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs : réservation, supports de formation, installation, briefing et service du café. Utilise-la pour éviter les oublis qui ralentissent le démarrage, comme les badges, les câbles ou les feuilles de travail.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Inviter les participants
Traiter les inscriptions
Envoyer un rappel
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Imprimer le programme d’entraînement
Imprimer les feuilles de travail
Préparer les badges nominatifs
Réserver la salle d’entraînement
Commander le catering
Faire les courses
2 personnes
Tester l'équipement
2 personnes
Préparer la présentation
Préparer le briefing des formateurs
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Installer la table d'inscription
Préparer les dossiers de travail
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Refroidir les boissons
Brancher le matériel de présentation
2 personnes

Événement

Tenir le comptoir d’accueil
2 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Encadrer le bloc d'entraînement
3 personnes
Préparer les en-cas de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Encadrer la pause
2 personnes
Encadrer le bloc d'entraînement
3 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Ranger la vaisselle et jeter les déchets
3 personnes
Encadrer le programme du soir
3 personnes
Animer l’activité de réflexion
2 personnes
Animer la clôture et les questions
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel restant
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 35
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3
Enceinte portable
Microphone

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Machine à café
Thermosqté 3
Glacièresqté 2
Plateaux de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 35
Verres à boireqté 35
Assiettesqté 35
Couvertsqté 35
Carafes d’eauqté 4

Papeterie

Blocs pour chevaletqté 3
Fiches de travail A4qté 40
Dossiers de formationqté 35
Blocs-notesqté 35
Badges nominatifsqté 35
Stylosqté 40
Post-itqté 12
Marqueursqté 12
Feutres pour paperboardqté 12

Décoration

Nappesqté 6
Panneau d’accueil
Autocollants flèchesqté 12

Nettoyage

Spray de nettoyageqté 2
Chiffons microfibresqté 6
Brosses à vaisselleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Finalise la liste des participants avant d’imprimer les dossiers, les badges et les feuilles de travail : prévois une vérification finale au moins 2 jours avant la formation.
Teste l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises dans la salle au plus tard la veille. Un branchement qui fonctionne au bureau peut poser problème sur place.
Installe la table d’inscription à l’entrée et prépare les badges par ordre alphabétique. Garde aussi les dossiers de travail et les stylos au même endroit pour réduire l’attente à l’accueil.
Prépare le point café avant l’arrivée du premier groupe : mets en place la machine à café, les bouilloires, les thermos, les tasses et les carafes d’eau. Refroidis les boissons suffisamment tôt pour ne pas devoir les servir à température ambiante.
Réserve un créneau d’installation d’au moins 60 minutes avant le début. Il couvre la disposition des tables et des chaises, le tri des matériaux, le branchement de la présentation et un dernier contrôle de la salle.

Questions fréquentes

Quand envoyer le rappel pour une formation des mentors ?: Envoie un premier rappel 5 à 7 jours avant la formation, puis vérifie les réponses alimentaires et les désistements au plus tard 48 heures avant. Cela laisse le temps d’ajuster le catering et les supports imprimés.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle de formation ?: Prévois au moins 60 minutes avant l’arrivée des participants. Ajoute 15 à 30 minutes si le vidéoprojecteur, le microphone, l’enceinte portable ou plusieurs multiprises doivent être installés.
Quand commander le catering pour une formation de mentors ?: Passe la commande après la collecte des besoins alimentaires et la finalisation de la liste des participants, idéalement 3 à 5 jours avant. Confirme ensuite les quantités et l’heure de livraison la veille.
Que faut-il vérifier la veille d’une formation de mentors ?: Vérifie la salle réservée, la présentation, le matériel audiovisuel, les dossiers, les badges, les feuilles de travail et le point café. Consacre 30 minutes à ce contrôle final pour corriger un oubli avant le jour J.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.