Checklist para organizar una feria sin olvidar nada

Organizar una feria requiere coordinar permisos, expositores, puestos, voluntarios y servicios antes de abrir al público. Empieza por fijar la fecha y la ruta, y deja cerrados con antelación el seguro, el corte de calle y la recogida de residuos. Después distribuye los espacios, prepara el plano y confirma las necesidades de cada participante. En los últimos días, comprueba el tiempo, la electricidad, los materiales y las bebidas para que el montaje no dependa de decisiones de última hora.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permiso
Comprobar el seguro
Solicitar el corte de calle
Invitar a los expositores
2 personas
Contactar a asociaciones locales
2 personas
Contactar con los puestos de comida
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Enviar confirmación a los participantes
Hacer el plano
2 personas
Distribuir el plan de tráfico
Inscribir voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Reservar suministros
Reservar recogida de residuos
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Llamar de nuevo a los expositores
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Comprobar los materiales
3 personas
Preparar paquetes por puesto
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Imprimir planos
Preparar la caja registradora
2 personas
Preparar la reunión del equipo
Despejar la calle
4 personas
Colocar vallas de tráfico
4 personas
Montar los puestos
6 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Tender los cables de alimentación
3 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar el mostrador de catering
3 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Colgar listas de precios
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Asignar espacios de stand
3 personas
Realizar la última ronda de seguridad
2 personas
Realizar briefing al personal

Evento

Atender el mostrador de información
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Servir las bebidas
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Mantener libres las vías de paso
2 personas
Encender la iluminación
Informar a los responsables de los stands
Anunciar la última ronda de ventas
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
Cerrar la caja
2 personas

Seguimiento

Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar los puestos
6 personas
Retirar la decoración
3 personas
Enrollar los cables eléctricos
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar las vallas de tráfico
4 personas
Contar los materiales
2 personas
Limpiar los artículos prestados
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Guardar el stock restante
2 personas
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 8
Puestos de mercadocant. 20
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 30
Mesas de cervezacant. 6
Bancos plegablescant. 12
Percheroscant. 8
Mesas altascant. 4
Cajas de almacenajecant. 12
Taburetescant. 8

Equipo

Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Jarras térmicascant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas de bateríacant. 12
Baterías recargablescant. 8
Datáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6
Megáfonoscant. 2
Linternas de manocant. 4
Escalerascant. 2
Carros de manocant. 2
Carretescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cuencoscant. 60
Cubiertoscant. 120
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 6
Cucharonescant. 8
Pinzascant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 20
Banderascant. 30
Bannerscant. 8
Globoscant. 200
Cinta para globoscant. 4
Mantelescant. 20
Pizarrascant. 12
Tiza para aceracant. 12
Carteles direccionalescant. 12
Atriles indicadorescant. 6
Números de mesacant. 24
Tarjetas de nombrecant. 100
Bolígrafoscant. 30

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas LEDcant. 16
Soportes para lámparascant. 6
Bateríascant. 48

Limpieza

Papeleracant. 12
Tapas de cubos de basuracant. 12
Recogedor y escobacant. 4
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 6
Escobas de manocant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Seguridad

Vallas de tráficocant. 20
Vallas de control de multitudescant. 12
Cinta de balizamientocant. 6
Conoscant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra los permisos, el seguro y el corte de calle antes de confirmar la distribución definitiva. Reserva al menos 4 semanas para trámites que dependan del ayuntamiento o de terceros.
Pide a cada expositor sus necesidades de espacio, electricidad y alimentación antes de hacer el plano. Envía la confirmación final entre 7 y 10 días antes de la feria.
Asigna los voluntarios por turnos y dales una función concreta: montaje, información, control del tráfico o apoyo a los puestos. Prepara también walkie-talkies, megáfonos y linternas para las zonas donde no haya buena cobertura.
Calcula la electricidad por zonas, no solo por aparato. Comprueba los puntos disponibles y prepara cables alargadores, regletas, baterías recargables y lámparas de batería como respaldo.
Prepara un paquete para cada puesto el día anterior: plano, indicaciones, materiales y cualquier elemento reservado. Enfría las bebidas con varias horas de margen y revisa que vasos, tazas, platos, cuencos y cubiertos estén limpios y completos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar fecha y ruta, solicitar permisos, contratar servicios e invitar a los expositores. Reserva la última semana para confirmar participantes, revisar el plano y comprobar los materiales.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos de una feria?: Cierra las inscripciones al menos 3 semanas antes y asigna los espacios durante la semana siguiente. Envía a cada participante su ubicación, horario de llegada y necesidades confirmadas entre 7 y 10 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria?: Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 10 a 15 puestos, además de una persona responsable del montaje y otra de la coordinación. Organiza turnos de 3 a 4 horas para cubrir descansos y cambios durante el día.
¿Cuándo hay que preparar el material de los puestos?: Comprueba todo el material 2 o 3 días antes y prepara los paquetes individuales el día anterior. Así puedes corregir faltas de mesas, sillas, carpas, cables o vajilla antes de que empiece el montaje.

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