Checklist para organizar una feria deportiva

Organizar una feria deportiva exige coordinar pabellón, clubes, expositores, demostraciones y participantes en un orden claro. Empieza cerrando el espacio y los colaboradores; después concreta el programa, las inscripciones y la distribución de puestos. En los días previos tendrás que comprobar el material, la información médica, la señalización y las entregas. Esta checklist reúne 75 tareas y 93 artículos para que no dependas de la memoria el día del evento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el pabellón deportivo
Contactar a clubes deportivos
2 personas
Inscribir a los proveedores deportivos
2 personas
Llevar la lista de expositores
Elaborar el programa
2 personas
Fijar los horarios de demostración
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Coordinar las entregas
Inventariar el material deportivo
2 personas
Imprimir las reglas de la competición
Hacer el plano
2 personas
Asignar los espacios de los puestos
Informar a los expositores
Preparar la señalización
2 personas
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
Imprimir las listas de participantes
Comprobar la información médica
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Inspeccionar el polideportivo
2 personas
Despejar la zona de carga
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar los stands de los expositores
6 personas
Delimitar los campos deportivos
4 personas
Colocar el material deportivo
4 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Comprobar la ruta de seguridad
2 personas

Evento

Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir el programa
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Atender los stands deportivos
8 personas
Dirigir clínicas deportivas
6 personas
Anunciar las demostraciones
Supervisar las competiciones
4 personas
Llevar los resultados
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
Reponer material deportivo
2 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Registrar objetos perdidos
Anunciar la última demostración
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

Descargar a los expositores
4 personas
Reunir material deportivo
4 personas
Recoger mesas y sillas
5 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el pabellón deportivo
5 personas
Limpiar el suelo en seco
2 personas
Devolver los materiales
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desechar las tarjetas con nombres
Gestionar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento
Compartir fotos con permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 80
Mesa de registro
Taburetes de barcant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 6
Cajas de almacenajecant. 12

Equipo

Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Impresora
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Altavoces móvilescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Estaciones de cargacant. 3
Cronómetroscant. 6
Megáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 8
Canaletas para cablescant. 10
Portapapelescant. 10
Bolígrafoscant. 40

Material deportivo

Balones de fútbolcant. 10
Balones de baloncestocant. 8
Balones de voleibolcant. 8
Pelotas de teniscant. 24
Raquetas de teniscant. 12
Raquetas de bádmintoncant. 12
Shuttlescant. 24
Palos de hockeycant. 12
Pelotas de hockeycant. 12
Esterillas de yogacant. 20
Colchonetas de fitnesscant. 12
Cuerdas para saltarcant. 12
Conoscant. 40
Discos de marcajecant. 40
Chalecoscant. 30
Escaleras de agilidadcant. 4
Bandas de resistenciacant. 20
Mancuernascant. 12
Dianas de dardoscant. 2
Dardoscant. 12
Paletas de ping-pongcant. 8
Pelotas de ping-pongcant. 24
Mesa de ping-pong
Bolsas de deportecant. 6
Cintas de medallacant. 30
Cronómetroscant. 4
Marcadorescant. 4
Silbatoscant. 8
Cinta deportivacant. 12
Cajas de aguacant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Tazas de cafécant. 80
Vasos de técant. 60
Bandejas de servircant. 12
Jarras de servircant. 8
Termoscant. 6

Catering

Neveras portátilescant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Bandejas térmicascant. 4
Cubiertos de serviciocant. 12
Manteles de buffetcant. 6
Compras

Decoración

Guirnaldascant. 8
Pósteres deportivoscant. 20
Bannerscant. 8
Arcos de globoscant. 3
Tarjetas de nombrecant. 100
Números de mesacant. 30
Carteles direccionalescant. 18

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Focos LED de obracant. 6
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Sets de escobacant. 3
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Dispensadores de desinfectantecant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas fríascant. 12
Chalecos reflectantescant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Extintorescant. 2

Consejos

Reserva el pabellón y confirma por escrito los horarios de montaje, apertura y desmontaje. Sin ese margen, las entregas, los puestos y las pruebas de sonido acabarán solapándose.
Cierra el programa y los horarios de demostración antes de enviar las invitaciones. Deja al menos 7 días para que clubes, expositores y participantes reciban cambios y puedan confirmar su asistencia.
Asigna cada voluntario a una función concreta y prepara turnos que cubran como mínimo el registro, la orientación, las demostraciones y la coordinación de entregas. Entrega las listas de participantes y las reglas impresas antes de abrir.
Haz el plano del pabellón con los espacios de los puestos, la mesa de registro, las zonas de demostración y los recorridos de acceso. Comprueba que mesas, sillas, carpas y cajas de almacenaje no bloqueen salidas ni zonas deportivas.
Revisa el material deportivo y técnico el día anterior: balones, raquetas, palos, esterillas, cronómetros, altavoces, micrófonos, proyector, cables y regletas. Enfría las bebidas y prepara los aperitivos cuando termine esa comprobación, para evitar olvidos de última hora.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria deportiva?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el pabellón, contactar con clubes e inscribir proveedores. Deja las dos últimas semanas para cerrar horarios, voluntarios, señalización y material.
¿Qué hay que preparar el día antes de una feria deportiva?: Comprueba el inventario deportivo, prueba altavoces, micrófonos, proyector y cables, y coloca las listas, reglas y tarjetas con nombres. También conviene confirmar las entregas y dejar listas las bebidas y los aperitivos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria deportiva?: Calcula al menos una persona para el registro, una para orientar a los asistentes y una por cada zona de demostración activa. Añade 2 personas de apoyo para cubrir descansos, entregas e incidencias.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones de una feria deportiva?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando el programa y los horarios principales ya estén definidos. Envía una actualización final 7 días antes con el plano, la hora de llegada y cualquier información logística.

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