Sportbeurs organiseren: checklist voor een soepel verloop
Een sportbeurs vraagt om meer dan stands en demonstraties. Je regelt tegelijk de sporthal, verenigingen, exposanten, deelnemersregistratie, materialen en een programma dat niet uitloopt. Begin met de locatie en deelnemers, leg daarna demonstratietijden en standplaatsen vast en werk pas daarna de praktische uitvoering uit. Deze checklist helpt je de 75 taken in de juiste volgorde af te werken, met aandacht voor zaken die vaak te laat worden geregeld: medische informatie, stroompunten, bewegwijzering en vrijwilligersbezetting.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Sporthal reserveren
Sportverenigingen benaderen
2 personen
Sportaanbieders aanmelden
2 personen
Exposantenlijst bijhouden
Programma samenstellen
2 personen
Demonstratietijden vastleggen
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sociale berichten plaatsen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers werven
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Leveringen afspreken
Sportmaterialen inventariseren
2 personen
Wedstrijdregels afdrukken
Plattegrond maken
2 personen
Standplaatsen toewijzen
Exposanten informeren
Bewegwijzering voorbereiden
2 personen
Naamkaartjes maken
2 personen
Deelnemerslijsten printen
Medische informatie controleren
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Materialen sorteren
3 personen
Sporthal controleren
2 personen
Laadruimte vrijmaken
2 personen
Tafels opstellen
4 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Exposantenstands inrichten
6 personen
Sportvelden uitzetten
4 personen
Sportmaterialen klaarleggen
4 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Geluidsset testen
2 personen
Veiligheidsroute controleren
2 personen
Event
Exposanten ontvangen
3 personen
Bezoekers registreren
4 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers welkom heten
2 personen
Sportstands bemannen
8 personen
Sportclinics begeleiden
6 personen
Demonstraties aankondigen
Wedstrijden begeleiden
4 personen
Uitslagen bijhouden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Sportmateriaal aanvullen
2 personen
Eerste hulp verlenen
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Laatste demonstratie aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
Nazorg
Exposanten uit laten laden
4 personen
Sportmateriaal verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen opruimen
5 personen
Servies afwassen
3 personen
Koelboxen leegmaken
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Sporthal schoonmaken
5 personen
Vloer droog reinigen
2 personen
Materialen terugbrengen
3 personen
Geleende spullen retourneren
2 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Naamkaartjes weggooien
Gevonden voorwerpen afhandelen
Bedankbericht versturen
Foto's met toestemming delen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Klaptafelsaantal 24
- Klapstoelenaantal 80
- Registratietafel
- Barkrukkenaantal 8
- Partytentenaantal 4
- Statafelsaantal 8
- Kledingrekkenaantal 6
- Opbergboxenaantal 12
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Tabletsaantal 4
- Printer
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Mobiele speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Beamer
- Projectiescherm
- Oplaadstationsaantal 3
- Stopwatchesaantal 6
- Megafonenaantal 2
- Portofoonsaantal 8
- Kabelgotenaantal 10
- Klembordenaantal 10
- Pennenaantal 40
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 10
- Basketballenaantal 8
- Volleybalballenaantal 8
- Tennisballenaantal 24
- Tennisracketsaantal 12
- Badmintonracketsaantal 12
- Shuttlesaantal 24
- Hockeysticksaantal 12
- Hockeyballenaantal 12
- Yoga-mattenaantal 20
- Fitnessmattenaantal 12
- Springtouwenaantal 12
- Pionnenaantal 40
- Markeerschijvenaantal 40
- Hesjesaantal 30
- Behendigheidsladdersaantal 4
- Weerstandsbandenaantal 20
- Handgewichtenaantal 12
- Dartbordenaantal 2
- Dartpijlenaantal 12
- Tafeltennisbatjesaantal 8
- Tafeltennisballenaantal 24
- Tafeltennistafel
- Sporttassenaantal 6
- Medaillelintenaantal 30
- Stopwatchesaantal 4
- Scorebordenaantal 4
- Fluitjesaantal 8
- Sporttapeaantal 12
- Waterkrattenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 150
- Bordenaantal 120
- Besteksetsaantal 120
- Koffiekopjesaantal 80
- Theeglazenaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Schenkkannenaantal 8
- Thermoskannenaantal 6
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Drankdispensersaantal 4
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudschalenaantal 4
- Serveerbestekaantal 12
- Buffetkledenaantal 6
- Boodschappen
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 8
- Sportpostersaantal 20
- Bannersaantal 8
- Ballonnenbogenaantal 3
- Naamkaartjesaantal 100
- Tafelnummersaantal 30
- Pijlbordenaantal 18
Verlichting
- Led-lichtsnoerenaantal 8
- Led-bouwlampenaantal 6
- Zaklampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stofzuiger
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Handzeepdispensersaantal 6
- Desinfectiepompenaantal 8
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Koelkompressenaantal 12
- Veiligheidshesjesaantal 12
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Brandblussersaantal 2
Tips
- Reserveer de sporthal zodra je een voorkeursdatum hebt en maak direct een plattegrond met standplaatsen, demonstratievelden, registratie en looproutes. Zo ontdek je vroeg of je extra klaptafels, stoelen of partytenten nodig hebt.
- Vraag sportverenigingen en aanbieders bij hun aanmelding naar demonstratieduur, benodigde sportmaterialen, stroom en opbouwtijd. Leg de antwoorden vast in één exposantenlijst; losse e-mails zorgen snel voor dubbele of ontbrekende informatie.
- Plan demonstraties met minimaal 10 minuten wisseltijd tussen twee onderdelen. Gebruik stopwatches tijdens de uitvoering en wijs één vrijwilliger aan die programmawijzigingen direct doorgeeft via mobiele speakers of een draadloze microfoon.
- Zet registratie niet alleen aan het begin klaar: houd tablets, laptops, printer, naamkaartjes en deelnemerslijsten bij de registratietafel beschikbaar voor late aanmeldingen. Controleer medische informatie en dieetwensen uiterlijk 48 uur voor de beurs.
- Maak een opbouw- en afbouwschema met tijdsloten van 30 minuten voor vrijwilligers en leveranciers. Test de beamer, speakers, microfoons, verlengkabels en stekkerdozen vóór opening; een ontbrekend oplaadstation of lege batterij valt anders pas tijdens een demonstratie op.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een sportbeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met het reserveren van de sporthal en het benaderen van sportverenigingen. Plan de laatste 2 weken voor aanmeldingen, materialen, vrijwilligers, catering en techniek.
- Hoeveel tijd moet ik tussen demonstraties plannen?
- Houd minstens 10 minuten wisseltijd aan tussen twee demonstraties. Bij grotere sportmaterialen, meerdere deelnemers of een andere zaalindeling is 15 minuten veiliger.
- Wanneer moet ik vrijwilligers voor een sportbeurs indelen?
- Wervel vrijwilligers uiterlijk 4 weken vooraf en maak de definitieve indeling 7 dagen voor de beurs. Plan per shift minimaal één persoon voor registratie, één voor zaalbegeleiding en één voor het programma.
- Wanneer moet ik medische informatie en dieetwensen verzamelen?
- Vraag dit bij de aanmelding en sluit de inventarisatie uiterlijk 48 uur voor de sportbeurs. Geef de actuele informatie daarna alleen aan de personen die registratie, begeleiding of catering verzorgen.
Plannen die hierop lijken
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!