Checklist pour organiser un salon du sport

Un salon du sport demande une coordination précise entre le gymnase, les clubs, les exposants et les participants. Commence par réserver le lieu, puis construis le programme avant d’ouvrir les inscriptions et d’envoyer les invitations. Les démonstrations, les livraisons et les besoins alimentaires doivent être confirmés plusieurs jours à l’avance. Le jour J, prévois un accueil clairement identifié, des badges, un plan des emplacements et un inventaire du matériel sportif.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le gymnase
Contacter les clubs sportifs
2 personnes
Inscrire les prestataires sportifs
2 personnes
Tenir à jour la liste des exposants
Établir le programme
2 personnes
Planifier les horaires des démonstrations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Planifier les livraisons
Inventorier le matériel sportif
2 personnes
Imprimer le règlement de la compétition
Créer le plan
2 personnes
Attribuer les emplacements
Informer les exposants
Préparer la signalétique
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Vérifier les informations médicales
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Vérifier le gymnase
2 personnes
Dégager la zone de chargement
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Délimiter les terrains de sport
4 personnes
Préparer le matériel sportif
4 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Tester le système de son
2 personnes
Vérifier le parcours d'évacuation
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Assurer la présence aux stands sportifs
8 personnes
Accompagner les cliniques sportives
6 personnes
Annoncer les démonstrations
Encadrer les matchs
4 personnes
Suivre les résultats
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Compléter le matériel sportif
2 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer la dernière démonstration
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Aider les exposants à décharger
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le gymnase
5 personnes
Nettoyer le sol à sec
2 personnes
Rapporter le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Jeter les badges nominatifs
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos avec autorisation

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 24
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Boîtes de rangementqté 12

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Imprimante
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Enceintes mobilesqté 2
Microphones sans filqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Stations de rechargeqté 3
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Goulottes de câblesqté 10
Presse-papiersqté 10
Stylosqté 40

Matériel de sport

Ballons de footballqté 10
Ballons de basketqté 8
Ballons de volley-ballqté 8
Balles de tennisqté 24
Raquettes de tennisqté 12
Raquettes de badmintonqté 12
Navettesqté 24
Cannes de hockeyqté 12
Balles de hockeyqté 12
Tapis de yogaqté 20
Tapis de fitnessqté 12
Cordes à sauterqté 12
Cônesqté 40
Disques de marquageqté 40
Giletsqté 30
Échelles d’agilitéqté 4
Bandes de résistanceqté 20
Poids à mainqté 12
Cibles de fléchettesqté 2
Fléchettesqté 12
Raquettes de tennis de tableqté 8
Balles de tennis de tableqté 24
Table de ping-pong
Sacs de sportqté 6
Rubans de médailleqté 30
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 4
Siffletsqté 8
Ruban de sportqté 12
Caisses d’eauqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Carafesqté 8
Thermosqté 6

Catering

Glacièresqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Plats de maintien au chaudqté 4
Couverts de serviceqté 12
Nappes de buffetqté 6
Courses

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Affiches sportivesqté 20
Bannièresqté 8
Arches de ballonsqté 3
Badges nominatifsqté 100
Numéros de tableqté 30
Panneaux indicateursqté 18

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Projecteurs LED de chantierqté 6
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pompes désinfectantesqté 8

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Packs de froidqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4
Extincteursqté 2

Conseils

Réserve le gymnase et confirme les contraintes techniques au moins 8 semaines avant le salon : horaires d’accès, prises électriques, rangement et espace pour les démonstrations.
Finalise le programme et les horaires des démonstrations 3 à 4 semaines avant l’événement. Laisse au moins 15 minutes entre deux activités pour les changements de matériel et les déplacements du public.
Demande les besoins alimentaires des clubs, exposants, bénévoles et intervenants 10 à 14 jours avant le salon. Prépare ensuite les boissons et les en-cas en fonction du nombre confirmé, plutôt qu’à partir d’une estimation vague.
Prépare le plan, les emplacements et la signalétique au moins 1 semaine avant. Vérifie que la table d’inscription, les listes de participants et les badges sont regroupés au même endroit le matin de l’événement.
Fais l’inventaire du matériel sportif 48 heures avant l’ouverture : ballons, raquettes, navettes, cannes, balles et tapis. Teste aussi les chronomètres, microphones, enceintes, vidéoprojecteur, rallonges et stations de recharge.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il réserver un gymnase pour un salon du sport ?: Réserve idéalement le gymnase 8 à 12 semaines avant le salon. Ce délai permet de confirmer les horaires d’accès, les besoins électriques, les espaces de démonstration et les éventuelles livraisons.
Quand contacter les clubs sportifs pour un salon du sport ?: Contacte les clubs 8 à 10 semaines avant l’événement, puis confirme leur présence 3 semaines avant. Demande dès le premier échange leurs horaires, besoins matériels, besoins alimentaires et informations pour les badges.
Quand ouvrir les inscriptions à un salon du sport ?: Ouvre les inscriptions environ 4 semaines avant le salon, une fois le programme provisoire établi. Arrête la liste principale 3 à 5 jours avant afin d’imprimer les listes de participants et de vérifier les informations médicales.
Que faut-il préparer la veille d’un salon du sport ?: La veille, regroupe les badges, listes, affiches, règlement, matériel d’accueil et signalétique, puis vérifie chaque emplacement. Contrôle aussi les livraisons, refroidis les boissons et fais un dernier inventaire du matériel au moins 2 heures avant l’ouverture.

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