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Sportmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Sportmesse braucht früh klare Zuständigkeiten: Halle sichern, Vereine und Sportanbieter gewinnen und die Ausstellerliste laufend pflegen. Danach folgen Programm, Vorführzeiten, Standplätze, Anmeldungen und Helfereinteilung. Kurz vor dem Termin entscheiden ein verständlicher Lageplan, geprüfte Sportmaterialien und funktionierende Technik über den Ablauf. Plane außerdem Kühlung, Snacks, medizinische Informationen und Lieferzeiten ein – diese Punkte werden bei Sportmessen besonders häufig erst am Veranstaltungstag bemerkt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Sporthalle reservieren

  • Sportvereine ansprechen

    2 Personen

  • Sportanbieter anmelden

    2 Personen

  • Ausstellerliste pflegen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Vorführzeiten festlegen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige rekrutieren

    2 Personen

  • Freiwillige einteilen

    2 Personen

  • Lieferungen abstimmen

  • Sportmaterialien inventarisieren

    2 Personen

  • Wettkampfregeln drucken

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Standplätze zuweisen

  • Aussteller informieren

  • Beschilderung vorbereiten

    2 Personen

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Teilnehmerlisten drucken

  • Medizinische Informationen prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Materialien sortieren

    3 Personen

  • Sporthalle kontrollieren

    2 Personen

  • Laderaum freimachen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Ausstellerstände einrichten

    6 Personen

  • Sportplätze abstecken

    4 Personen

  • Sportmaterialien bereitlegen

    4 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Soundsystem testen

    2 Personen

  • Sicherheitsroute kontrollieren

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    4 Personen

  • Programm verteilen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    2 Personen

  • Sportstände betreuen

    8 Personen

  • Sportclinics betreuen

    6 Personen

  • Vorführungen ankündigen

  • Wettkämpfe begleiten

    4 Personen

  • Ergebnisse festhalten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Sportmaterial auffüllen

    2 Personen

  • Erste Hilfe leisten

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Letzte Vorführung ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller ausladen lassen

    4 Personen

  • Sportgeräte sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    5 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Kühlboxen leeren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Sporthalle reinigen

    5 Personen

  • Boden trocken reinigen

    2 Personen

  • Materialien zurückbringen

    3 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Namensschilder wegwerfen

  • Fundsachen bearbeiten

  • Dankesnachricht versenden

  • Fotos mit Zustimmung teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • KlappischeAnz. 24
  • KlappstühleAnz. 80
  • Registrierungstisch
  • BarhockerAnz. 8
  • PartyzelteAnz. 4
  • StehtischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Ausstattung

  • LaptopsAnz. 3
  • TabletsAnz. 4
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Mobile LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • LadestationenAnz. 3
  • StoppuhrenAnz. 6
  • MegafoneAnz. 2
  • FunkgeräteAnz. 8
  • KabelkanäleAnz. 10
  • KlemmbretterAnz. 10
  • StifteAnz. 40

Sportmaterial

  • FußbälleAnz. 10
  • BasketbälleAnz. 8
  • VolleyballbälleAnz. 8
  • TennisbälleAnz. 24
  • TennisschlägerAnz. 12
  • BadmintonschlägerAnz. 12
  • ShuttlesAnz. 24
  • HockeyschlägerAnz. 12
  • HockeybälleAnz. 12
  • Yoga-MattenAnz. 20
  • FitnessmattenAnz. 12
  • SpringseileAnz. 12
  • KegelAnz. 40
  • MarkierscheibenAnz. 40
  • WarnwestenAnz. 30
  • KoordinationsleiternAnz. 4
  • WiderstandsbänderAnz. 20
  • HandgewichteAnz. 12
  • DartscheibenAnz. 2
  • DartpfeileAnz. 12
  • TischtennisschlägerAnz. 8
  • TischtennisbälleAnz. 24
  • Tischtennisplatte
  • SporttaschenAnz. 6
  • MedaillenbänderAnz. 30
  • StoppuhrenAnz. 4
  • AnzeigetafelnAnz. 4
  • PfeifenAnz. 8
  • SporttapeAnz. 12
  • WasserkistenAnz. 8

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TeegläserAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • AusgießkannenAnz. 8
  • ThermoskannenAnz. 6

Catering

  • KühlboxenAnz. 6
  • GetränkespenderAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • WarmhalteschalenAnz. 4
  • ServierbesteckAnz. 12
  • BuffetdeckenAnz. 6
  • Einkäufe

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • SportposterAnz. 20
  • BannerAnz. 8
  • BallonbögenAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 100
  • TischnummernAnz. 30
  • WegweiserAnz. 18

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 12
  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • DesinfektionsspenderAnz. 8

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • KühlkompressenAnz. 12
  • SicherheitswestenAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • AbsperrbandAnz. 4
  • FeuerlöscherAnz. 2

Tipps

  • Reserviere die Sporthalle möglichst 6 bis 9 Monate vorher und kläre dabei Aufbauzeiten, Stromanschlüsse, Lagerflächen sowie die Nutzung von Umkleiden und Nebenräumen.
  • Lege Vorführzeiten und Standplätze mindestens 3 Wochen vor der Messe fest. Schicke den Ausstellern danach Lageplan, Anlieferhinweise, Aufbauzeit und Ansprechpartner in einer gemeinsamen Information.
  • Plane für die Registrierung mindestens einen Tisch, einen Drucker und zwei Personen für die erste Stunde ein. Halte Teilnehmerlisten, Namensschilder und eine aktuelle Anmeldungsliste zusätzlich auf Papier bereit.
  • Prüfe Sportmaterialien spätestens 7 Tage vorher gegen das Programm: Dazu gehören unter anderem Bälle, Schläger, Shuttles, Hockeyausrüstung und Yogamatten. Fehlende oder beschädigte Teile lassen sich dann noch ersetzen.
  • Stimme Lieferungen und Helferschichten spätestens 10 Tage vorher ab. Getränke solltest du am Vortag kühlen; Snacks, Lautsprecher, Funkmikrofone, Beamer und Verlängerungskabel gehören in eine abschließende Ausrüstungskontrolle.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Sporthalle für eine Sportmesse reservieren?
Reserviere die Halle idealerweise 6 bis 9 Monate vor dem Termin. Kläre spätestens bei der Buchung, ab wann der Aufbau möglich ist und welche Räume, Anschlüsse und Lagerflächen dazugehören.
Wann sollte man Sportvereine und Aussteller für eine Sportmesse anfragen?
Beginne 4 bis 6 Monate vorher mit der Ansprache von Sportvereinen und Anbietern. Eine vorläufige Ausstellerliste sollte etwa 8 Wochen vor der Messe stehen, damit Standplätze und Lageplan erstellt werden können.
Wann verschickt man Einladungen für eine Sportmesse?
Verschicke die erste Einladung etwa 6 Wochen vor der Veranstaltung und erinnere die Angemeldeten 7 bis 10 Tage vorher. Ernährungswünsche und medizinische Hinweise solltest du spätestens mit der Anmeldung erfassen.
Wie viele Helfer braucht eine Sportmesse?
Für Registrierung, Aufsicht, Technik, Ausstellerbetreuung und Abbau solltest du mindestens 1 Helfer je Aufgabenbereich einteilen. Bei mehreren parallelen Vorführungen sind zusätzlich 2 bis 3 Springer sinnvoll, damit Ausfälle nicht den Ablauf stoppen.

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