Cómo organizar una feria de salud sin perder el control

Una feria de salud necesita más coordinación que un evento con un solo escenario: hay expositores, puestos, salas, actividades y visitantes moviéndose al mismo tiempo. Empieza por fijar la fecha, el programa y el lugar; después confirma organizaciones, permisos y necesidades técnicas. En las semanas siguientes, centraliza las inscripciones, asigna cada espacio y da instrucciones concretas a los expositores. El día anterior, clasifica el material por puesto y revisa recorridos, acreditaciones, sonido y la estación de café.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el programa
2 personas
2
Reservar el lugar y las salas
3
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
4
Registrar a los expositores
2 personas
5
Crear un plano del mercado
2 personas
6
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
7
Comprobar permisos y notificaciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar publicaciones en redes sociales
10
Distribuir carteles
3 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Publicar el programa en línea
14
Enviar instrucciones a los expositores
15
Reclutar voluntarios
2 personas
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Imprimir la lista de contactos
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Imprimir folletos informativos
2 personas
20
Crear la señalización de rutas y carteles
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Comprar alimentos no perecederos
2 personas
23
Comprar alimentos frescos
2 personas
24
Clasificar el material por stand
3 personas
25
Preparar la estación de café y té
2 personas
26
Llenar las neveras portátiles
2 personas

Evento

27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Recibir entregas
2 personas
29
Colocar mesas y sillas
5 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Colocar las mesas altas por organización
4 personas
32
Colocar los paneles informativos
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Colocar la señalización
2 personas
35
Probar el sistema de sonido
2 personas
36
Preparar las actividades de salud
4 personas
37
Montar la mesa de registro
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Preparar bocadillos y fruta
3 personas
40
Recibir a los expositores
3 personas
41
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
42
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
43
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
44
Registrar a los visitantes
2 personas
45
Presentar el programa
2 personas
46
Acompañar las mediciones de salud
4 personas
47
Guiar talleres
4 personas
48
Guiar las actividades de movimiento
3 personas
49
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Servir bocadillos y fruta
3 personas
52
Rellenar las bebidas
2 personas
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Reponer materiales
2 personas
56
Comprobar la autorización para fotos
57
Gestionar los avisos
58
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

59
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
60
Desmontar el mobiliario
5 personas
61
Desmontar las carpas
4 personas
62
Lavar la vajilla
3 personas
63
Limpiar el lugar
4 personas
64
Retirar los residuos por separado
2 personas
65
Inventariar materiales
2 personas
66
Devolver el material prestado
2 personas
67
Guardar los restos refrigerados
2 personas
68
Retirar los productos no utilizados
2 personas
69
Registrar objetos perdidos
70
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 18
Sillascant. 80
Mesas altascant. 6
Manteles individualescant. 18
Taburetescant. 12
Percheroscant. 2

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 2
Tabletscant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cables de cargacant. 10
Baterías externascant. 4
Proyector
Pantalla de proyección
Neveras portátilescant. 4
Megáfonos de manocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Platos reutilizablescant. 180
Cubiertoscant. 180
Tazas de cafécant. 100
Vasos de técant. 100
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 20

Decoración

Bannerscant. 6
Guirnaldascant. 10
Carteles de mesacant. 18
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Globoscant. 80
Bomba para globoscant. 2
Carteles direccionalescant. 12
Pizarrascant. 8

Impresos

Folletos del programacant. 250
Folletos de saludcant. 500
Planoscant. 250
Tarjetas de evaluacióncant. 150
Formularios de inscripcióncant. 200
Bolígrafoscant. 100

Material deportivo

Esterillas de yogacant. 20
Bandas elásticas deportivascant. 20
Pelotas blandascant. 12
Conoscant. 20
Cuerdas para saltarcant. 12
Podómetroscant. 20

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobas de manocant. 4
Escobascant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Fregaderoscant. 4

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Linternascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Alfombrillas antideslizantescant. 6
Alfombrillas para cablescant. 10

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa y el plano al menos 3 semanas antes. Cada expositor debe recibir su espacio, horario de llegada, mesa disponible, toma eléctrica y sala correspondiente para evitar cambios el mismo día.
Confirma permisos y notificaciones antes de abrir las inscripciones. Si participan varias organizaciones, pide sus datos y necesidades técnicas en un único formulario y fija una fecha límite de 14 días antes.
No dejes la orientación para el último momento: prepara señalización para la entrada, las salas, los puestos y las rutas entre actividades. Imprime también la lista de contactos y entrega acreditaciones al equipo al comenzar la jornada.
Asigna voluntarios por franjas y zonas, no solo por tarea. Como mínimo, cubre la entrada, la orientación de visitantes, el apoyo a expositores y una persona responsable de incidencias y del equipo de sonido.
Agrupa los materiales por puesto y comprueba cables, regletas, cargadores, baterías externas, micrófonos y proyectores el día anterior. Prepara por separado los alimentos frescos, las bebidas y la estación de café y té para que no se mezclen con el material informativo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de salud?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y contacta con las organizaciones durante la primera semana; deja cerrados el plano, los permisos y el programa al menos 3 semanas antes.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores de una feria de salud?: Regístralos cuanto antes y fija el cierre de confirmaciones entre 3 y 4 semanas antes. Envía las instrucciones definitivas, el espacio asignado y el horario de montaje como máximo 7 días antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de salud?: Calcula 1 voluntario por cada zona de atención y añade al menos 2 personas para entrada, orientación e incidencias. Para una feria con varios puestos y salas, revisa la distribución por turnos de 2 a 3 horas.
¿Qué hay que revisar el día antes de una feria de salud?: Comprueba el plano, la señalización, las acreditaciones, los contactos, el sonido, los micrófonos, los proyectores, los cables y la carga de tablets y portátiles. También separa el material de cada puesto y deja lista la comida, la bebida y el café.

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