Checklist para organizar un festival de cortometrajes

Un festival de cortometrajes necesita más que una buena selección de películas. Tienes que cerrar los derechos de proyección, coordinar archivos y subtítulos, preparar la técnica y dar instrucciones claras al público y al equipo. Esta checklist reúne 76 tareas y 84 materiales para avanzar en el orden adecuado, desde fijar la fecha hasta comprobar cada bloque de películas. También ayuda a detectar lo que suele llegar tarde: acreditaciones, copias de seguridad, señalización y preferencias dietéticas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival
2 personas
Elaborar el programa
3 personas
Seleccionar películas
3 personas
Contactar a cineastas
2 personas
Confirmar los derechos de proyección
2 personas
Reservar el lugar
2 personas
Reservar el catering
2 personas
Reservar técnica
2 personas
Publicar la página web
Crear formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Enviar nota de prensa
Publicar mensajes en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Programar voluntarios
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Comprobar los bloques de película
2 personas
Comprobar subtítulos
2 personas
Recopilar archivos de vídeo
2 personas
Hacer copias de seguridad
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir folletos del programa
Imprimir señales de ruta
Hacer la compra
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Comprobar el lugar
2 personas
Recoger la técnica
2 personas
Desocupar la sala
3 personas
Colocar las sillas
4 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar la pantalla de proyección
3 personas
Conectar el proyector
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Realizar prueba de cine
2 personas
Montar el mostrador de entrada
2 personas
Preparar los programas
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Comprobar los baños

Evento

Abrir las puertas
3 personas
Registrar a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Dar la bienvenida
Iniciar el bloque de cine uno
2 personas
Servir bebidas del descanso
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Iniciar el bloque dos de la película
2 personas
Recibir a los cineastas
2 personas
Moderar la entrevista
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Iniciar el tercer bloque de películas
2 personas
Repartir la votación del público
2 personas
Recoger las papeletas
2 personas
Anunciar a los ganadores del jurado
2 personas
Entregar el premio del público
2 personas
Pronunciar las palabras de cierre
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
Guardar los restos de forma segura
2 personas

Seguimiento

Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar el buffet de catering
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Empacar el equipo
3 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Limpiar la sala
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Entregar las llaves
Devolver el equipo técnico
2 personas
Guardar la catering sobrante
2 personas
Archivar fotos y archivos
Enviar mensaje de agradecimiento
Publicar los resultados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 170
Mesas plegablescant. 12
Mostrador de entrada
Taburetescant. 8
Papeleracant. 8

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Reproductor multimedia
Cables HDMIcant. 4
Adaptadores HDMIcant. 4
Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes de micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 4
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasos para aguacant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 180
Tenedorescant. 180
Cuchilloscant. 180
Cucharascant. 100
Bandejas de servircant. 12
Cubiertos de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas térmicascant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Pinzas de servircant. 6
Termoscant. 6

Decoración

Pósteres del programacant. 12
Pósters de películascant. 20
Alfombra roja
Mantelescant. 12
Soportes para tarjetas de nombrecant. 6
Globoscant. 60
Guirnaldas decorativascant. 6
Arreglos floralescant. 4

Catering

Compras

Registro

Credencialescant. 220
Portabadgescant. 220
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Pulserascant. 220
Formularios de votacióncant. 200
Urnas de votacióncant. 2
Programascant. 220
Listas de visitantescant. 8

Comunicación

Walkie-talkiescant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Papel de impresióncant. 500
Cartuchos de tintacant. 2
Señales de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 30
Cinta adhesivacant. 6
Portadocumentoscant. 6

Limpieza

Soportes para bolsas de basuracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 24
Limpiador multiusoscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Escobillas de bañocant. 4
Guantes de gomacant. 12
Toallas de papelcant. 12

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 4
Alfombrillas para cablescant. 12
Extintorescant. 4
Señales de salida de emergenciacant. 6

Premios

Premio del público
Premios del juradocant. 3
Diplomascant. 6
Tarjetas regalocant. 6
Trofeoscant. 4

Consejos

Cierra los derechos de proyección antes de publicar el programa y deja al menos 2 semanas para resolver permisos o cambios de última hora.
Recopila los archivos de vídeo y los subtítulos con 7 días de margen. Prueba cada cortometraje en el proyector, el reproductor multimedia y los portátiles que usarás el día del festival.
Haz una copia de seguridad de cada película en 2 memorias USB distintas y guarda también una copia en un portátil o disco externo; no dependas de una sola fuente.
Calcula el acceso con 1 persona en la entrada por cada 50 asistentes previstos. Prepara las acreditaciones, el formulario de inscripción y las preferencias dietéticas antes de cerrar el catering.
Reserva la técnica y comprueba cables HDMI, adaptadores, regletas, alargadores, altavoces y micrófonos al menos 3 días antes. Lleva cinta gaffer para fijar cables y baterías de repuesto para la iluminación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de cortometrajes?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija la fecha, reserva el lugar y define el programa; después deja tiempo para derechos, comunicación, inscripciones y pruebas técnicas.
¿Cuándo hay que confirmar los derechos de proyección?: Confírmalos antes de anunciar las películas y, como mínimo, 4 semanas antes del festival. Guarda por escrito cada autorización junto con los datos de contacto de los cineastas.
¿Cuándo se deben probar las películas y los subtítulos?: Haz una primera comprobación 7 días antes y repite una prueba completa el día anterior. Revisa formato, sonido, relación de aspecto, subtítulos y orden de reproducción de cada bloque.
¿Cuántas copias de seguridad de las películas hacen falta?: Prepara al menos 2 copias completas en soportes diferentes y conserva una tercera copia en un portátil o disco externo. Comprueba que los archivos se abren antes de transportar el equipo al lugar.

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