Checklist pour organiser un salon de modélisme

Un salon de modélisme demande une coordination précise entre les exposants, l’accueil du public et l’installation des stands. Commencez par réserver la salle et confirmer la date, puis ouvrez les inscriptions avant de préparer le plan d’implantation. Les besoins électriques, les vitrines, les supports de présentation et les moyens de paiement sont souvent réglés trop tard. Cette checklist rassemble les 83 tâches et 63 fournitures à prévoir, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Confirmer la date du salon
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Préparer le plan du stand
2 personnes
Confirmer les exposants
Concevoir le plan
Concevoir la signalétique
Élaborer la promotion
2 personnes
Publier sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Fixer les tarifs d'entrée
Prévoir la monnaie de la caisse
Tester le terminal de paiement
Vérifier la liste des courses
Commander le catering
Confirmer les matériels de location
Planifier les bénévoles
Imprimer le déroulé
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Imprimer les plans
Rassembler le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Aller chercher le catering frais
2 personnes
Vérifier la salle
2 personnes
Dégager les sorties de secours
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les parois des stands
3 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Tester les réseaux de trains miniatures
3 personnes
Aménager les tables de démonstration
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Monter le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le coin café
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Inscrire les exposants
2 personnes
Installer les modèles
8 personnes
Dernier tour de sécurité
2 personnes

Événement

Tenir l'entrée
2 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Soutenir les exposants
2 personnes
Encadrer les démonstrations
2 personnes
Servir le service traiteur
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire la vaisselle
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Annoncer le programme du soir
Fermer l’entrée
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Finaliser la vente
2 personnes
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

Emballer les mannequins en toute sécurité
6 personnes
Démonter le matériel du stand
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Trier le reste du catering
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Retirer les panneaux et les autocollants
2 personnes
Rassembler les objets empruntés
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les exposants
Répondre aux messages des visiteurs
Archiver les photos
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 40
Table d'inscription
Table de caisse
Tables hautesqté 6
Poubellesqté 8
Rayonnagesqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Jupes de tableqté 12
Chariots de transportqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeurs USBqté 4
Écrans de démonstrationqté 2
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2
Disque dur externe

Support d’affichage

Panneaux de standqté 16
Panneaux de présentationqté 8
Plateaux pour mannequinsqté 24
Disques tournantsqté 6
Blocs de socleqté 12
Vitrinesqté 4
Supports pour cartes de tableqté 24
Tapis de circuit ferroviaireqté 6
Rubans de balisageqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Pince de serviceqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Décoration

Nappes de standqté 24
Bannière d’entrée
Drapeaux décoratifsqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Porte-nomsqté 40

Éclairage

Projecteurs de chantier LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Sacs isothermesqté 4

Nettoyage

Aspirateur
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Balais à mainqté 3

Sécurité

Extincteursqté 2
Trousses de premiers secours
Passe-câblesqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Gants de travailqté 12

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez le formulaire d’inscription plusieurs semaines avant le salon et fixez une date limite claire. Cela vous laisse le temps de traiter les inscriptions, de confirmer les exposants et de recueillir leurs besoins alimentaires.
Dessinez le plan des stands avant de commander ou confirmer le mobilier. Prévoyez les tables, rayonnages, vitrines et panneaux de présentation en tenant compte des passages, des prises et des espaces de démonstration.
Testez les terminaux de paiement avant l’ouverture et préparez la monnaie de la caisse la veille. Gardez aussi un ordinateur portable, une imprimante et les chargeurs accessibles au point d’inscription.
Ne limitez pas la vérification électrique aux rallonges : comptez aussi les multiprises, les chargeurs USB et les équipements de démonstration. Faites un essai sur place avant l’arrivée des exposants pour repérer les câbles trop courts ou les prises indisponibles.
Imprimez le déroulé, la liste des exposants et les plans avant le jour J, puis préparez les badges nominatifs. Le matin du salon, une table d’inscription séparée de la table de caisse évite les files et les erreurs d’accueil.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de modélisme ?: Commencez dès que la salle et la date sont confirmées. Prévoyez au minimum plusieurs semaines pour inviter les exposants, ouvrir les inscriptions, construire le plan des stands et organiser la promotion.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Fixez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le salon. Vous pourrez ensuite confirmer les participants, imprimer la liste des exposants et finaliser l’implantation.
Que faut-il prévoir pour l’accueil d’un salon de modélisme ?: Prévoyez une table d’inscription, une table de caisse, les badges, les plans imprimés, la liste des exposants et un moyen de paiement testé. Préparez tout le matériel d’accueil au plus tard la veille.
Quand tester le terminal de paiement et le matériel technique ?: Testez les terminaux, l’imprimante, les écrans, les microphones et les haut-parleurs au moins 24 heures avant l’ouverture. Vérifiez également les rallonges et multiprises directement dans la salle.

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