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Modellbaumesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Modellbaumesse steht und fällt mit der Abstimmung zwischen Halle, Ausstellern und Aufbau. Kläre den Messetermin früh, bestätige die Standbetreiber und plane den Lageplan, bevor du Einladungen und Werbung verschickst. In den letzten Tagen zählen vor allem funktionierende Kartenterminals, gedruckte Unterlagen und ein klarer Einsatzplan für Freiwillige. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zur Ausgabe von Namensschildern und Lageplänen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Saal reservieren

  • Messetermin bestätigen

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen verarbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Lageplan entwerfen

  • Beschilderung entwerfen

  • Werbung erstellen

    2 Personen

  • Social-Media-Posts veröffentlichen

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Eintrittspreise festlegen

  • Kassenwechsel regeln

  • Bezahlterminal testen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Catering bestellen

  • Mietmaterialien bestätigen

  • Freiwillige einplanen

  • Drehbuch ausdrucken

  • Namensschilder erstellen

    2 Personen

  • Liste der Standbetreiber drucken

  • Lagepläne ausdrucken

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frisches Catering abholen

    2 Personen

  • Saal kontrollieren

    2 Personen

  • Notausgänge freihalten

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standwände aufstellen

    3 Personen

  • Stromanschlüsse kontrollieren

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    2 Personen

  • Modellbahnen testen

    3 Personen

  • Demotische aufbauen

    3 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Cateringbuffet aufbauen

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffeepunkt vorbereiten

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Ausstellende anmelden

    2 Personen

  • Modelle aufstellen

    8 Personen

  • Letzte Sicherheitsrunde

    2 Personen

Event

  • Eingang besetzen

    2 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Vorführungen betreuen

    2 Personen

  • Catering ausgeben

    3 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Beleuchtung kontrollieren

  • Abendprogramm ankündigen

  • Eingang schließen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

  • Verkauf abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Modelle sicher verpacken

    6 Personen

  • Messestandmaterial abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering sortieren

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Saal reinigen

    4 Personen

  • Schilder und Aufkleber entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sammeln

    2 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Kasseinnahmen sicher aufbewahren

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Aussteller bedanken

  • Besucheranfragen beantworten

  • Fotos archivieren

  • Rechnungen prüfen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 24
  • StühleAnz. 40
  • Registrierungstisch
  • Kassatisch
  • StehtischeAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 8
  • RegalgestelleAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • TischröckeAnz. 12
  • TransportwagenAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlschränkeAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KartenterminalsAnz. 2
  • Laptop
  • Drucker
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • USB-LadegeräteAnz. 4
  • VorführbildschirmeAnz. 2
  • HandmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mobile Festplatte

Anzeige

  • StandwändeAnz. 16
  • PräsentationstafelnAnz. 8
  • ModellpodesteAnz. 24
  • DrehtellerAnz. 6
  • SockelblöckeAnz. 12
  • VitrinenschränkeAnz. 4
  • TischschildhalterAnz. 24
  • ModelleisenbahnmattenAnz. 6
  • AbsperrbänderAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • WassergläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 8
  • ServierzangenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 6

Dekoration

  • MessetischdeckenAnz. 24
  • Eingangsbanner
  • Dekorative FlaggenAnz. 12
  • WegweiserAnz. 12
  • NamensschildhalterAnz. 40

Beleuchtung

  • LED-BaustrahlerAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ScherenAnz. 4
  • ServierschalenAnz. 8
  • KühltaschenAnz. 4

Reinigung

  • Staubsauger
  • WischmopsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • HandfegerAnz. 3

Sicherheit

  • FeuerlöscherAnz. 2
  • Erste-Hilfe-Koffer
  • KabelmattenAnz. 12
  • AbsperrpfostenAnz. 12
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Reserviere die Halle und bestätige den Messetermin möglichst mehrere Monate vorher. Prüfe dabei nicht nur Tische und Stühle, sondern auch Stromanschlüsse, Kühlschränke, Standwände und Platz für Transportwagen.
  • Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Standgrößen, Eintrittspreise und Fristen feststehen. Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung, damit das Catering nicht erst in der letzten Woche angepasst werden muss.
  • Erstelle den Lageplan, sobald die Standbetreiber bestätigt sind. Plane Registrierungstisch, Kassatisch, Stehtische, Abfallbehälter und Fluchtwege ein und drucke die endgültige Version spätestens am Vortag aus.
  • Teste Kartenterminals, Laptop, Drucker, Mikrofone und Lautsprecher mindestens 48 Stunden vor dem Einlass. Lege Verlängerungskabel, USB-Ladegeräte und eine mobile Festplatte an einem eindeutig beschrifteten Technikplatz bereit.
  • Teile die Freiwilligen in feste Schichten für Einlass, Kasse, Ausstellerbetreuung und Abbau ein. Drucke Drehbuch, Liste der Standbetreiber und Namensschilder spätestens am Vortag, damit am Messetag niemand auf improvisierte Listen angewiesen ist.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Modellbaumesse organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Monate vorher mit der Hallenreservierung und der Terminbestätigung. Aussteller-Einladungen und das Anmeldeformular sollten etwa 3 Monate vor der Messe bereitstehen.
Wann sollte man die Standaufteilung für eine Modellbaumesse erstellen?
Erstelle einen ersten Lageplan, sobald die Standgrößen bekannt sind, und eine endgültige Version nach der Bestätigung aller Standbetreiber. Drucke die finalen Lagepläne spätestens am Vortag und halte eine digitale Kopie bereit.
Wie viele Helfer braucht eine Modellbaumesse?
Plane pro gleichzeitig besetztem Bereich mindestens eine Person ein: Registrierung, Kasse, Ausstellerbetreuung und Technik. Für Stoßzeiten sind zusätzlich 2 bis 3 flexible Helfer sinnvoll, besonders beim Einlass und beim Abbau.
Wann sollte man Technik und Kartenterminals testen?
Teste Kartenterminals, Laptop, Drucker sowie Mikrofone und Lautsprecher mindestens 48 Stunden vor dem Einlass. Prüfe am Veranstaltungstag nochmals Stromversorgung, Ladezustand und die Verbindung des Bezahlterminals.

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