Checklist para organizar una feria de empleo

Una feria de empleo necesita más coordinación de la que parece: empresas, centros de formación, participantes, puestos y recursos técnicos deben encajar en el mismo horario. Empieza por fijar la fecha, reservar el recinto y confirmar permisos y seguros. Después organiza las inscripciones, la distribución de los puestos y la información para expositores. La última semana conviene centrarse en impresión, materiales, catering, bebidas y una prueba completa de la técnica.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha y el horario
Reservar el recinto y la distribución de la sala
Comprobar permisos y seguros
Contactar a los empleadores participantes
2 personas
Invitar a escuelas y centros de formación
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar promoción en redes sociales
Distribuir carteles
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Enviar la confirmación a los participantes
Enviar información a los expositores
Crear la distribución de los puestos
2 personas
Calcular las cantidades de catering
Reservar el catering
Pedir la reserva de bebidas y snacks
Crear archivos de impresión para la señalización
Imprimir el programa y el plano
2 personas
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
Recopilar presentaciones y archivos
Comprobar la técnica y los puntos de corriente
2 personas
Recoger los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la mesa de inscripción
2 personas
Despejar el suelo del salón
3 personas
Colocar mesas y sillas
5 personas
Montar los stands de los expositores
6 personas
Montar un espacio de presentación sin escenario
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Colocar números de stand
2 personas
Preparar el material de registro
2 personas
Montar el punto de café y té
2 personas
Preparar aperitivos y almuerzo
3 personas
Conectar la técnica
2 personas
Probar micrófonos y presentaciones
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas

Evento

Recibir a los visitantes
4 personas
Registrar inscripciones
3 personas
Repartir el programa
2 personas
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Anunciar presentaciones
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar puntos de residuos
2 personas
Comprobar los baños periódicamente
Registrar objetos perdidos
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Despedir a los expositores
3 personas

Seguimiento

Apagar la técnica
2 personas
Reunir materiales del stand
4 personas
Desmontar mesas y sillas
5 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar la cocina y el punto de catering
2 personas
Limpiar los baños
2 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver el equipo prestado
2 personas
Recoger el stock sobrante
2 personas
Procesar los datos de asistencia
Enviar un correo de agradecimiento a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 38
Sillascant. 120
Mesas altascant. 8
Mesa de inscripción
Sillas de oficinacant. 35

Equipo

Portátilescant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cargadorescant. 6
Pulsadores de presentacióncant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 120
Bandejas de serviciocant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos para alimentoscant. 6
Cuencoscant. 16
Pinzascant. 8
Cucharonescant. 6

Decoración

Mantelescant. 38
Carteles con número de standcant. 35
Bannerscant. 6
Guirnaldascant. 8
Arreglos floralescant. 8
Portapapelescant. 35
Portalápicescant. 35

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas de piecant. 4

Catering

Dispensadores térmicos de bebidascant. 4
Dispensadores de aguacant. 2
Neverascant. 2
Mesas de serviciocant. 4
Cestas de pancant. 8
Cajas de bebidascant. 12
Compras

Oficina

Tarjetas de nombrecant. 150
Pulserascant. 350
Bolígrafoscant. 60
Bloc de notascant. 40
Papel A4cant. 3
Carpetascant. 40
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Portapapelescant. 30
Material de escrituracant. 4
Credenciales temporalescant. 50
Papel de impresión para planoscant. 300
Sobrescant. 100
Bridascant. 100

Limpieza

Papeleracant. 12
Aspiradora
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 3

Consejos

Cierra la lista de empleadores y centros de formación antes de publicar la inscripción. Así podrás indicar cuántos puestos habrá y evitar cambios en el plano durante los últimos días.
Pide las preferencias dietéticas al registrarse y calcula el catering con la cifra actualizada de participantes. Revisa esa lista al menos 7 días antes para ajustar la reserva.
Prepara el plano, el programa y las tarjetas de nombre con varios días de margen. Imprime copias adicionales para la mesa de inscripción y para sustituir errores o pérdidas.
Haz una prueba técnica en el recinto, no solo en la oficina: comprueba portátiles, proyector, pantalla, altavoces, micrófonos, cables y puntos de corriente con la distribución definitiva.
Entrega a cada expositor su horario, ubicación y requisitos de presentación antes del evento. Reserva también tiempo para recoger materiales y hacer la compra final, en lugar de dejarlo todo para la mañana de la feria.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para reservar el recinto, confirmar empleadores y tramitar permisos o seguros. Deja la última semana para confirmar participantes, imprimir documentos y probar la técnica.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de empleo?: Publica el formulario entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya tengas fecha, horario y ubicación confirmados. Cierra o revisa las inscripciones 7 días antes para actualizar el plano y calcular el catering.
¿Qué hay que enviar a los expositores antes de la feria?: Envía entre 7 y 10 días antes la ubicación del puesto, el horario de llegada, el programa, las indicaciones técnicas y los materiales que deben aportar. Pide las presentaciones y archivos definitivos al menos 3 días antes.
¿Cuándo se prepara el plano de los puestos?: Haz una primera distribución cuando conozcas a los empleadores participantes y ciérrala entre 7 y 10 días antes. Después de ese plazo, cambia solo lo necesario para que la señalización y el programa sigan siendo correctos.

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