Checklist voor een goed georganiseerde beroepenbeurs

Een beroepenbeurs vraagt om meer dan werkgevers aan tafels zetten. Je regelt tegelijk de zaalindeling, aanmeldingen, techniek, catering en informatie voor standhouders en bezoekers. Begin met datum, locatie en deelnemerswerving en werk daarna toe naar een vaste indeling en duidelijke bewegwijzering. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je uiterlijk vooraf regelt en welke praktische details op de beursdag snel worden vergeten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en openingstijden vastleggen
Locatie en zaalindeling reserveren
Vergunningen en verzekeringen controleren
Deelnemende werkgevers benaderen
2 personen
Scholen en opleiders uitnodigen
2 personen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Bevestiging naar deelnemers sturen
Standhoudersinformatie versturen
Standhoudersindeling maken
2 personen
Cateringhoeveelheden berekenen
Catering reserveren
Drank- en snackvoorraad bestellen
Printbestanden voor bewegwijzering maken
Programma en plattegrond afdrukken
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
Presentaties en bestanden verzamelen
Techniek en stroompunten controleren
2 personen
Materialen ophalen
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Inschrijftafel voorbereiden
2 personen
Zaalvloer vrijmaken
3 personen
Tafels en stoelen plaatsen
5 personen
Standhoudersstands inrichten
6 personen
Podiumvrije presentatieruimte inrichten
3 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Standnummers plaatsen
2 personen
Registratiemateriaal klaarleggen
2 personen
Koffie- en theepunt opbouwen
2 personen
Hapjes en lunch klaarzetten
3 personen
Techniek aansluiten
2 personen
Microfoons en presentaties testen
2 personen
Standhouders ontvangen
3 personen
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen

Event

Bezoekers ontvangen
4 personen
Aanmeldingen registreren
3 personen
Programma uitdelen
2 personen
Bezoekers naar stands verwijzen
2 personen
Standhouders ondersteunen
2 personen
Presentaties aankondigen
Presentaties begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalpunten legen
2 personen
Toiletten tussentijds controleren
Verloren voorwerpen registreren
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Standhouders uitzwaaien
3 personen

Nazorg

Techniek uitschakelen
2 personen
Standmaterialen verzamelen
4 personen
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Servies verzamelen
3 personen
Afval inzamelen
3 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Keuken en cateringpunt schoonmaken
2 personen
Toiletten schoonmaken
2 personen
Materialen terugbrengen
2 personen
Geleende apparatuur retourneren
2 personen
Overgebleven voorraad opruimen
2 personen
Aanwezigheidsgegevens verwerken
Bedankmail naar standhouders sturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 38
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 8
Inschrijftafel
Bureaustoelenaantal 35

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Luidsprekersaantal 2
Microfoonsaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Opladersaantal 6
Presentatieklikkersaantal 2

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Glazenaantal 180
Bordenaantal 150
Vorkenaantal 150
Messenaantal 150
Lepelsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Thermoskannenaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messen voor voedselaantal 6
Schaaltjesaantal 16
Tangenaantal 8
Opscheplepelsaantal 6

Decoratie

Tafelkledenaantal 38
Standnummerbordenaantal 35
Bannersaantal 6
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Klembordenaantal 35
Pennenbakjesaantal 35

Verlichting

LED-lichtsnoerenaantal 6
Staande lampenaantal 4

Catering

Thermische drankdispensersaantal 4
Waterdispensersaantal 2
Koelkastenaantal 2
Serveertafelsaantal 4
Broodmandenaantal 8
Drankkrattenaantal 12
Boodschappen

Kantoor

Naamkaartjesaantal 150
Polsbandjesaantal 350
Balpennenaantal 60
Notitieblokkenaantal 40
A4-papieraantal 3
Mapjesaantal 40
Plakbandrollenaantal 8
Schrijfplankjesaantal 30
Schrijfmateriaalaantal 4
Tijdelijke badgesaantal 50
Printpapier voor plattegrondenaantal 300
Enveloppenaantal 100
Kabelbindersaantal 100

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Stofzuiger
Dweilsetsaantal 2
Schoonmaakemmersaantal 3

Tips

Leg de standhoudersindeling vast zodra de deelnemende werkgevers bekend zijn. Reserveer per stand een tafel, stoel en eventueel een stroompunt en zet die informatie samen met de plattegrond in één document.
Verzamel presentaties en bestanden niet pas op de beursdag. Vraag werkgevers om hun materiaal uiterlijk enkele werkdagen vooraf aan te leveren en test laptops, beamer, projectiescherm, luidsprekers en microfoons daarna op locatie.
Maak voor de catering een berekening op basis van het actuele aantal deelnemers, werkgevers en organisatoren. Controleer ook dieetwensen en zet koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, glazen en snacks vóór opening klaar.
Richt een aparte inschrijftafel in bij de entree met naamkaartjes, deelnemerslijst en programma. Hang bewegwijzering op bij de ingang, garderobe, toiletten en beurszaal, zodat bezoekers niet eerst een medewerker hoeven te zoeken.
Plan een laatste controle vóór de deuren opengaan: test elke presentatie, controleer verlengsnoeren en stekkerdozen, tel stoelen en tafels en leg opladers en presentatieklikkers op een vaste plek. Regel ook wie tijdens de beurs aanspreekpunt is voor techniek en standhouders.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik werkgevers uitnodigen voor een beroepenbeurs?: Benader werkgevers zodra datum, locatie en openingstijden voorlopig vaststaan, bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Zo houd je tijd over om deelname te bevestigen en de standhoudersindeling te maken.
Hoeveel tijd kost het organiseren van een beroepenbeurs?: Reken op minimaal 8 weken voor een beurs met meerdere werkgevers en scholen. Reserveer in de laatste 2 weken tijd voor aanmeldingen verwerken, catering, printwerk, techniek en de definitieve deelnemerslijst.
Wat moet ik uiterlijk vóór de beroepenbeurs regelen?: Regel uiterlijk 3 tot 5 werkdagen vooraf de standhoudersinformatie, presentaties, plattegrond, naamkaartjes en bewegwijzering. Controleer daarna de techniek en bestel de catering op basis van het laatste aantal deelnemers.
Hoeveel catering heb ik nodig voor een beroepenbeurs?: Bereken de catering met het definitieve aantal bezoekers, standhouders en organisatoren en tel een kleine reserve mee voor late aanmeldingen. Plan koffie, water en snacks voor de volledige openingstijd en houd dieetwensen apart bij.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.