Organiser un forum des métiers sans rien oublier

Un forum des métiers demande de coordonner les employeurs, les écoles, les formateurs et les visiteurs autour d’un même planning. Cette checklist rassemble les démarches à prévoir, depuis la réservation de la salle jusqu’à l’accueil le jour J. Elle couvre aussi les inscriptions, le plan des exposants, les supports imprimés, la technique et le catering. Utilise-la pour suivre l’avancement et éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
Réserver le lieu et l’agencement de la salle
Vérifier les permis et les assurances
Contacter les employeurs participants
2 personnes
Inviter les écoles et les formateurs
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Envoyer la confirmation aux participants
Envoyer les informations aux exposants
Établir le plan des exposants
2 personnes
Calculer les quantités de catering
Réserver le catering
Commander les stocks de boissons et de snacks
Créer les fichiers d’impression pour la signalisation
Imprimer le programme et le plan
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Rassembler les présentations et les fichiers
Vérifier la technique et les prises électriques
2 personnes
Récupérer le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Libérer le sol de la salle
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Aménager les stands des exposants
6 personnes
Aménager un espace de présentation sans scène
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Préparer les collations et le déjeuner
3 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Tester les microphones et les présentations
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Enregistrer les inscriptions
3 personnes
Distribuer le programme
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Annoncer les présentations
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Enregistrer les objets trouvés
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
3 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Rassembler le matériel du stand
4 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Collecter les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer la cuisine et le point de restauration
2 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les stocks restants
2 personnes
Traiter les données de présence
Envoyer un e-mail de remerciement aux exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 38
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 8
Table d'inscription
Chaises de bureauqté 35

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Chargeursqté 6
Cliques de présentationqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 180
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux pour les alimentsqté 6
Petits bolsqté 16
Pincesqté 8
Louchesqté 6

Décoration

Nappesqté 38
Panneaux numérotés des standsqté 35
Bannièresqté 6
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Presse-papiersqté 35
Pots à stylosqté 35

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampadairesqté 4

Catering

Distributeurs de boissons thermiquesqté 4
Distributeurs d'eauqté 2
Réfrigérateursqté 2
Tables de serviceqté 4
Corbeilles à painqté 8
Casiers de boissonsqté 12
Courses

Bureau

Badges nominatifsqté 150
Braceletsqté 350
Stylos à billeqté 60
Blocs-notesqté 40
Papier A4qté 3
Chemisesqté 40
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Planchettes à écrireqté 30
Matériel d’écritureqté 4
Badges temporairesqté 50
Papier d'impression pour les plansqté 300
Enveloppesqté 100
Serre-câblesqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateur
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 3

Conseils

Bloque la date, les horaires d’ouverture et la configuration de la salle avant de contacter les employeurs : le nombre de tables, de chaises et de prises disponibles déterminera les inscriptions possibles.
Lance les invitations et le formulaire d’inscription assez tôt pour avoir une première liste fiable. Relance les participants et les exposants au moins 7 jours avant le forum avec les horaires, l’accès et les consignes pratiques.
Demande les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis réserve le catering en fonction du nombre confirmé. Prévois les boissons, le café et les snacks séparément afin d’éviter une rupture pendant les heures d’ouverture.
Prépare le plan des exposants, les badges, le programme et la signalétique avant l’impression. Garde une marge de 10 % pour les changements de dernière minute et les visiteurs ajoutés sur place.
Teste la technique au moins 2 heures avant l’ouverture : vidéoprojecteur, écran, microphones, haut-parleurs, ordinateurs, rallonges et multiprises. Vérifie aussi les prises électriques de chaque zone avant l’arrivée des exposants.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un forum des métiers ?: Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer les employeurs et les écoles, ouvrir les inscriptions, commander le matériel et finaliser le plan des exposants.
Combien de temps prévoir pour l’installation d’un forum des métiers ?: Prévois au moins 2 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, les badges, la signalétique et le matériel technique. Ajoute 30 minutes si plusieurs présentations ou postes informatiques doivent être testés.
Quand envoyer les informations aux exposants ?: Envoie une première confirmation dès que leur participation est validée, puis les informations pratiques 7 jours avant l’événement. Transmets au minimum l’horaire d’arrivée, l’emplacement, le plan, le matériel disponible et les consignes techniques.
Combien de boissons prévoir pour un forum des métiers ?: Pour une matinée, compte environ 2 boissons par personne, puis ajoute une marge de 10 %. Ajuste les quantités selon la durée d’ouverture, le nombre d’exposants et la présence d’un accueil café ou d’un catering.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.