Checklist para organizar una feria de empleo
Organizar una feria de empleo exige coordinar empresas, ponentes, candidatos y proveedores en un calendario ajustado. Esta checklist reúne 68 tareas y 71 elementos para que puedas avanzar en el orden correcto, desde confirmar la fecha y el lugar hasta imprimir las acreditaciones. Incluye la gestión de inscripciones, la distribución de stands, el programa, el catering, la señalización y la parte técnica. También te ayuda a cerrar a tiempo los datos que suelen faltar el día del evento.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Definir el perfil de los participantes
2 personas
Invitar a los empleadores
2 personas
Invitar a los ponentes
Elaborar el programa
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar en redes sociales
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar los stands de empleadores
2 personas
Fijar los soportes de los puestos
Reservar el catering
Encargar material impreso
Diseñar acreditaciones
Hacer el plano
Reclutar voluntarios
Asignar voluntarios
Reservar técnica
Recopilar las presentaciones
Enviar la información de aparcamiento
Comprobar las inscripciones
2 personas
Comunicar los números definitivos
Imprimir acreditaciones
2 personas
Imprimir listas de participantes
Preparar el paquete para expositores
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Preparar el material del stand
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Preparar el espacio de presentación
2 personas
Conectar la técnica
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Coordinar el montaje del stand
3 personas
Preparar la restauración
3 personas
Atender la mesa de registro
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Repartir acreditaciones
2 personas
Presentar el programa
Presentar la apertura
2 personas
Atender los stands de empleadores
3 personas
Coordinar presentaciones
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Coordinar el momento de networking
2 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Reunir materiales del stand
3 personas
Desmontar el mobiliario
3 personas
Apagar la técnica
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Inventariar materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Retirar el catering sobrante
Enviar mensaje de agradecimiento
Dar seguimiento a los datos de contacto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas de recepcióncant. 2
- Mesas de cervezacant. 12
- Mesas altascant. 10
- Sillascant. 120
- Faldones para mesascant. 12
- Percheroscant. 4
- Papeleracant. 8
Vajilla
- Tazas de cafécant. 120
- Vasoscant. 180
- Platoscant. 150
- Cubiertoscant. 150
- Bandejas de servircant. 20
- Bandejas de servircant. 20
Equipo
- Portátilcant. 2
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Altavocescant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 8
- Estaciones de cargacant. 2
- Pulsadores de presentacióncant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 6
- Placas de induccióncant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Cucharonescant. 10
- Pinzascant. 8
- Jarras medidorascant. 2
- Termoscant. 6
- Contenedores frigoríficoscant. 4
Decoración
- Banderas de mesa de la empresacant. 20
- Banner de bienvenida
- Decoración vegetalcant. 12
- Decoración de mesacant. 20
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles del programacant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 8
- Lámparas de piecant. 4
Catering
- Portanombrescant. 150
- Porta-servilletascant. 12
- Dispensadores de aguacant. 4
- Jarras para servir cafécant. 4
- Soportes para buffetcant. 12
- Etiquetas de dietacant. 30
- Portamenúscant. 12
- Compras
Limpieza
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Sets de escobacant. 2
- Recogedor y escobacant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Paños de microfibracant. 20
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallascant. 6
Oficina
- Portapapelescant. 12
- Bolígrafoscant. 100
- Marcadorescant. 24
- Rollos de cinta adhesivacant. 8
- Bloc de notascant. 100
- Carpetas A4cant. 20
- Grapadorascant. 4
- Tijerascant. 6
- Bridascant. 100
- Cinta americanacant. 4
- Etiquetascant. 200
- Tarjetas con números de mesacant. 20
Consejos
- Cierra la fecha, el lugar y el perfil de los participantes antes de invitar a empresas y ponentes; así podrás explicar con precisión a quién llegarán y qué espacio tendrán.
- Publica el formulario de inscripción con varias semanas de margen y pregunta por las preferencias dietéticas desde el primer registro. Comunica al catering el número definitivo cuando las inscripciones estén comprobadas.
- Diseña el plano antes de asignar los stands: debe incluir recepción, mesas de cerveza, mesas altas, sillas, percheros, papeleras y las rutas hacia la sala de presentaciones.
- Recopila las presentaciones y prueba portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, cables y regletas al menos un día antes. Reserva también estaciones de carga para quienes participen durante varias horas.
- Recluta y asigna voluntarios con funciones concretas para recepción, orientación y apoyo técnico. Imprime las acreditaciones y las listas de participantes después de comunicar los números definitivos, no antes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de empleo?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite confirmar fecha y ubicación, invitar a empleadores y ponentes, publicar inscripciones y reservar catering, mobiliario y técnica.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de una feria de empleo?
- Ciérralas entre 5 y 7 días antes del evento para revisar duplicados, preferencias dietéticas y necesidades de aparcamiento. Después comunica los números definitivos a proveedores y prepara las listas.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para una feria de empleo?
- Calcula al menos 1 voluntario por cada 40 o 50 asistentes, además de una persona responsable de coordinación. En una feria con muchos stands, añade apoyo específico para recepción y orientación.
- ¿Qué material técnico necesito para una feria de empleo?
- Para las presentaciones, prevé portátil, proyector, pantalla, micrófonos inalámbricos, altavoces, soportes, cables alargadores, regletas y pulsadores de presentación. Haz una prueba completa 24 horas antes y lleva equipos de carga para ponentes y organización.
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