Checklist pour organiser un salon du recrutement
Un salon du recrutement demande de coordonner les employeurs, les intervenants, les candidats et la logistique au même moment. Cette checklist regroupe 68 tâches et 71 éléments à prévoir, de la confirmation du lieu jusqu’à l’impression des badges. Commencez par fixer le programme et le profil des participants, puis verrouillez les inscriptions, les stands et le matériel technique. Les derniers jours servent surtout à vérifier les chiffres, les besoins alimentaires et la circulation sur place.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Définir le profil des participants
2 personnes
Inviter les employeurs
2 personnes
Inviter les intervenants
Établir le programme
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier un message sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les stands des employeurs
2 personnes
Confirmer les exposants
Réserver le catering
Commander les imprimés
Créer les badges nominatifs
Créer le plan
Recruter des bénévoles
Répartir les bénévoles
Réserver la technique
Rassembler les présentations
Envoyer les infos de parking
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Communiquer les chiffres définitifs
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les listes de participants
Préparer le kit des exposants
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes
Préparer le matériel du stand
3 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Aménager l’espace de présentation
2 personnes
Brancher la technique
2 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Événement
Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Encadrer le montage du stand
3 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Présenter le programme
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Guider les stands des employeurs
3 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Animer le moment de networking
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes
Suivi
Rassembler le matériel du stand
3 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Évacuer la restauration restante
Envoyer un message de remerciement
Relancer les coordonnées
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de réceptionqté 2
- Tables de bièreqté 12
- Tables hautesqté 10
- Chaisesqté 120
- Jupes de tableqté 12
- Portants à vêtementsqté 4
- Poubellesqté 8
Vaisselle
- Tasses à caféqté 120
- Verresqté 180
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Plateaux de serviceqté 20
- Plateaux de serviceqté 20
Équipement
- Ordinateur portableqté 2
- Projecteur
- Écran de projection
- Microphones sans filqté 2
- Haut-parleursqté 2
- Pieds de microqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 8
- Stations de rechargeqté 2
- Cliques de présentationqté 2
- Glacièresqté 4
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Plaques à inductionqté 2
Cuisine
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Louchesqté 10
- Pincesqté 8
- Verres doseursqté 2
- Thermosqté 6
- Conteneurs réfrigérésqté 4
Décoration
- Bannières de table d’entrepriseqté 20
- Bannière de bienvenue
- Décoration végétaleqté 12
- Décoration de tableqté 20
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux du programmeqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Lampadairesqté 4
Catering
- Supports de badges nominatifsqté 150
- Porte-serviettesqté 12
- Distributeurs d'eauqté 4
- Pichets à caféqté 4
- Rehausses de buffetqté 12
- Étiquettes alimentairesqté 30
- Porte-menusqté 12
- Courses
Nettoyage
- Sets de serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Sets de balaiqté 2
- Balayette et pelleqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Chiffons microfibresqté 20
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de serviettesqté 6
Bureau
- Presse-papiersqté 12
- Stylosqté 100
- Marqueursqté 24
- Rouleaux de ruban adhésifqté 8
- Bloc-notesqté 100
- Classeurs A4qté 20
- Agrafeusesqté 4
- Ciseauxqté 6
- Serre-câblesqté 100
- Ruban adhésifqté 4
- Étiquettesqté 200
- Cartes de numéros de tableqté 20
Conseils
- Fixez le profil des participants avant d’inviter les employeurs : vous pourrez ainsi présenter un public précis et répartir les stands selon les secteurs représentés.
- Publiez le formulaire d’inscription dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Prévoyez une relance au moins 7 jours avant le salon pour limiter les inscriptions incomplètes.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez les chiffres définitifs au traiteur quelques jours avant l’événement. Une dernière vérification évite de manquer un régime particulier.
- Préparez le plan des stands avant de confirmer les exposants. Gardez un passage suffisamment dégagé entre les tables, les zones d’accueil et les espaces de présentation pour éviter les bouchons à l’ouverture.
- Testez au moins 60 minutes avant l’arrivée du public l’ordinateur, le projecteur, les microphones sans fil, les haut-parleurs et les rallonges. Chargez aussi les appareils et installez les multiprises avant le briefing des bénévoles.
Questions fréquentes
- Quand commencer à organiser un salon du recrutement ?
- Commencez au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps d’inviter les employeurs et les intervenants, de publier les inscriptions, de réserver le catering et de confirmer la technique.
- Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?
- Essayez d’obtenir une confirmation définitive 10 à 14 jours avant le salon. Vous pourrez alors finaliser la répartition des stands, le plan, les badges et les informations envoyées aux participants.
- Quand imprimer les badges et la liste des participants ?
- Imprimez-les après la vérification finale des inscriptions, généralement 2 à 3 jours avant l’événement. Gardez quelques badges vierges pour les inscriptions de dernière minute ou les remplacements.
- Combien de bénévoles faut-il pour un salon du recrutement ?
- Prévoyez au minimum 1 bénévole à l’accueil, 1 personne pour accompagner les exposants et 1 personne pour la salle ou la technique. Ajoutez 1 bénévole par tranche de 75 à 100 participants si le public circule entre plusieurs espaces.
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