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Recruiting-Messe organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Recruiting-Messe braucht früh klare Zuständigkeiten: Ort, Zielgruppe, Arbeitgeber und Programm müssen feststehen, bevor Einladungen und Anmeldungen starten. Plane außerdem genügend Vorlauf für Standverteilung, Technik, Drucksachen und Helfer ein. Kurz vor dem Termin zählen vor allem bestätigte Teilnehmerzahlen, fertige Namensschilder, Präsentationen und verständliche Anfahrtsinformationen. Die Checkliste führt dich von der ersten Festlegung bis zum Empfang am Messetag.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Ort bestätigen

  • Teilnehmerprofil festlegen

    2 Personen

  • Arbeitgeber einladen

    2 Personen

  • Redner einladen

  • Programm zusammenstellen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Social-Media-Beitrag posten

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Arbeitgeberstände zuweisen

    2 Personen

  • Standbetreiber bestätigen

  • Catering reservieren

  • Drucksachen bestellen

  • Namensschilder gestalten

  • Lageplan erstellen

  • Freiwillige rekrutieren

  • Freiwillige einteilen

  • Technik reservieren

  • Präsentationen sammeln

  • Parkinformationen versenden

  • Anmeldungen prüfen

    2 Personen

  • Endgültige Teilnehmerzahlen durchgeben

  • Namensschilder drucken

    2 Personen

  • Teilnehmerlisten ausdrucken

  • Ausstellerpaket zusammenstellen

    2 Personen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Registrierungstisch vorbereiten

    2 Personen

  • Standmaterialien bereitstellen

    3 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Präsentationsraum einrichten

    2 Personen

  • Technik anschließen

    2 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Standaufbau begleiten

    3 Personen

  • Catering bereitstellen

    3 Personen

  • Anmeldetresen besetzen

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Namensschilder verteilen

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Arbeitgeberstände betreuen

    3 Personen

  • Präsentationen betreuen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Diätmahlzeiten ausgeben

    2 Personen

  • Buffet auffüllen

    3 Personen

  • Networking begleiten

    2 Personen

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Standmaterial sammeln

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Catering entsorgen

  • Dankesnachricht versenden

  • Kontaktdaten nachfassen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • EmpfangstischeAnz. 2
  • BiertischeAnz. 12
  • StehtischeAnz. 10
  • StühleAnz. 120
  • TischröckeAnz. 12
  • KleiderständerAnz. 4
  • AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 180
  • TellerAnz. 150
  • BestecksetsAnz. 150
  • ServierschalenAnz. 20
  • ServierplattenAnz. 20

Ausstattung

  • LaptopAnz. 2
  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • FunkmikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • LadestationenAnz. 2
  • PräsentationsklickerAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermokannenAnz. 6
  • InduktionsplattenAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 10
  • ZangenAnz. 8
  • MessbecherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlcontainerAnz. 4

Dekoration

  • Unternehmens-TischbannerAnz. 20
  • Willkommensbanner
  • PflanzendekorationAnz. 12
  • TischdekorationAnz. 20
  • WegweiserAnz. 12
  • ProgrammschilderAnz. 6

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 4

Catering

  • NamensschildhalterAnz. 150
  • ServiettenhalterAnz. 12
  • WasserspenderAnz. 4
  • Kaffee-SchenkkannenAnz. 4
  • BuffeterhöhungenAnz. 12
  • DiätetikettenAnz. 30
  • MenükartenhalterAnz. 12
  • Einkäufe

Reinigung

  • WischsetsAnz. 2
  • EimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 3
  • ReinigungshandschuheAnz. 6
  • MikrofasertücherAnz. 20
  • HandseifenspenderAnz. 6
  • HandtuchspenderAnz. 6

Büro

  • KlemmbretterAnz. 12
  • StifteAnz. 100
  • MarkerAnz. 24
  • KlebebandrollenAnz. 8
  • SchreibblöckeAnz. 100
  • A4-OrdnerAnz. 20
  • TackerAnz. 4
  • ScherenAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 100
  • GewebeklebebandAnz. 4
  • EtikettenAnz. 200
  • TischnummernkartenAnz. 20

Tipps

  • Lege zuerst Teilnehmerprofil, Datum und Ort fest. Ohne diese drei Angaben lassen sich Arbeitgeber gezielt einladen und das Anmeldeformular vollständig veröffentlichen.
  • Reserviere Technik und Catering nicht erst nach Ende der Anmeldung. Für Projektor, Leinwand, Funkmikrofone, Lautsprecher und Kaffeemaschinen solltest du mehrere Wochen Vorlauf einplanen.
  • Bestätige Arbeitgeberstände einzeln und erstelle danach den Lageplan. So vermeidest du kurzfristige Umzüge und kannst den Lageplan zusammen mit Parkinformationen verschicken.
  • Erfasse Ernährungswünsche bereits im Anmeldeformular und gib die endgültige Teilnehmerzahl rechtzeitig an das Catering weiter. Plane außerdem Geschirr, Gläser und Serviermaterial passend zur Personenzahl ein.
  • Drucke Namensschilder und Teilnehmerlisten erst nach der letzten Anmeldeprüfung. Halte am Empfang zusätzliche leere Namensschilder sowie Ladestationen und Verlängerungskabel bereit, damit kleine Probleme nicht den Einlass bremsen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Recruiting-Messe planen?
Beginne idealerweise mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Arbeitgeber, Redner, Catering, Technik und Drucksachen brauchen Vorlauf; die letzten 7 Tage sollten nur noch der Kontrolle und Ausgabe dienen.
Wann sollte das Anmeldeformular für eine Recruiting-Messe online gehen?
Veröffentliche es, sobald Datum, Ort, Teilnehmerprofil und das Grundprogramm feststehen, meist 6 bis 8 Wochen vor der Messe. So bleibt genug Zeit, Anmeldungen zu prüfen und Ernährungswünsche zu erfassen.
Wann muss die endgültige Teilnehmerzahl an das Catering gehen?
Gib die Zahl normalerweise 5 bis 7 Tage vor dem Termin durch, sofern der Caterer keine andere Frist nennt. Prüfe dabei auch Sonderkost und die benötigte Menge an Tassen, Gläsern, Tellern und Besteck.
Was muss am Tag vor einer Recruiting-Messe kontrolliert werden?
Kontrolliere am Vortag Lageplan, Teilnehmerlisten, Namensschilder, Präsentationen und Parkinformationen. Teste außerdem Laptop, Projektor, Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Ladestationen mindestens einmal vor Ort.

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