Checklist para organizar un festival de fotografía

Organizar un festival de fotografía requiere coordinar exposiciones, presentaciones, invitados y un espacio que debe estar listo hasta el último detalle. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado: desde fijar la fecha y confirmar a los fotógrafos hasta colgar las obras, probar el sonido y preparar el registro. También incluye lo que suele retrasarse, como los pies de foto, la señalización, las preferencias dietéticas y la recepción de impresiones. Úsala para repartir responsabilidades y comprobar cada punto antes de abrir las puertas.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar la fecha del festival y el programa
2 personas
Confirmar a los fotógrafos y expositores
2 personas
Comprobar el recinto y las salas
2 personas
Hacer reservas de material
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la página del festival
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Imprimir el programa y el mapa
2 personas
Comprobar la lista de exposición
2 personas
Recibir trabajos fotográficos digitalmente
2 personas
Comprobar las impresiones y los pies de foto
2 personas
Pedir el catering
Probar la técnica y las presentaciones
2 personas
Crear instrucciones para voluntarios
Preparar la señalización
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Recibir impresiones y materiales
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Vaciar el espacio de exposición
3 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar las paredes de exposición
4 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Colgar las obras fotográficas
4 personas
Colocar subtítulos
2 personas
Preparar las mesas del taller
3 personas
Preparar el espacio de presentación
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Preparar programas y acreditaciones
2 personas
Montar el bufé de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Comprobar las rutas de seguridad y evacuación
2 personas
Hacer briefing al equipo
8 personas

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Explicar la exposición
3 personas
Guiar el taller
2 personas
Moderación de la charla
2 personas
Moderación del panel de debate
3 personas
Coordinar a los fotógrafos
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Recoger la vajilla
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Supervisar la técnica durante el programa
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Recoger votos del concurso de fotografía
2 personas
Coordinar la entrega de premios
3 personas
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Empaquetar de forma segura las obras de exposición
4 personas
Apagar el equipo
2 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Desmontar los paneles de exposición
4 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Retirar los residuos
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Llamar sobre el material no entregado
Recoger objetos perdidos
Entregar obras fotográficas a los expositores
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 12
Sillascant. 120
Mostrador de registro
Paredes de exposicióncant. 16
Taburetescant. 12
Percheroscant. 3
Papeleracant. 8
Manteles para mesascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Copas de vinocant. 100
Platoscant. 150
Tenedorescant. 150
Cuchilloscant. 150
Cucharascant. 150
Tazas de cafécant. 80
Bandejas de serviciocant. 10

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 2
Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Memorias USBcant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas de piecant. 4

Decoración

Marcos de fotoscant. 40
Sistemas de archivo fotográficocant. 4
Decoración de mesacant. 12
Cartel de bienvenida
Carteles direccionalescant. 12
Fondos para fotografíacant. 3
Plantas ornamentalescant. 10

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzascant. 8
Acumuladores de fríocant. 20
Jarras de aguacant. 8

Registro

Portabadgescant. 150
Bolígrafoscant. 30
Portapapelescant. 6
Libro de visitascant. 2
Cajas para formularios de votacióncant. 3

Material del taller

Cámaras fotográficascant. 10
Sets de trípodescant. 10
Tarjetas de memoriacant. 12
Tensores de cablescant. 6
Pantallas reflectantescant. 6
Bloc de notascant. 30
Lápicescant. 30
Papel de impresióncant. 250
Pizarrascant. 4

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 3
Guantes de limpiezacant. 8
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Dispensadores de toallascant. 4

Otros

Cinta de balizamientocant. 2
Canaletas para cablescant. 12
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 6
Cintas métricascant. 2
Escaleras de tijeracant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Cajas de transportecant. 20
Extintores manualescant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de fotógrafos, expositores y salas antes de publicar el programa. Deja al menos 2 semanas para corregir cambios en nombres, horarios, biografías y pies de foto.
Recibe las fotografías y demás materiales con una fecha límite de 7 días antes del festival. Así tendrás tiempo para revisar impresiones, marcos, medidas y cualquier obra que llegue dañada o incompleta.
Haz una prueba técnica completa el día anterior: proyector, pantalla, portátiles, micrófonos, altavoces, mesa de mezclas y cables. No te limites a encenderlos; prueba también las presentaciones y cambia las pilas o conexiones que fallen.
Prepara el montaje por zonas y reserva varias horas para las paredes de exposición, la iluminación y las obras. Coloca primero mesas, sillas y el mostrador de registro, y deja la señalización y los subtítulos para cuando la distribución final esté confirmada.
Calcula el catering a partir de las inscripciones cerradas y revisa las preferencias dietéticas al menos 3 días antes. Enfría las bebidas con antelación y coloca vasos, copas, platos y cubiertos en bandejas para agilizar el servicio.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un festival de fotografía?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes para fijar la fecha, reservar el recinto, confirmar a los fotógrafos y publicar el programa. Reserva la última semana para recibir materiales, revisar impresiones y cerrar el montaje.
¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para un festival de fotografía?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando el programa y el lugar estén confirmados. Haz un recordatorio 7 días antes con los horarios, el mapa y la información de inscripción.
¿Cuándo deben entregarse las fotografías y los pies de foto?: Pide los archivos digitales y las especificaciones definitivas al menos 7 días antes del montaje. Comprueba impresiones, nombres y subtítulos antes de colgar las obras, no durante la apertura.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una exposición fotográfica?: Calcula entre 4 y 6 horas para colocar paredes, iluminación, marcos, obras y subtítulos en una sala mediana. Añade una revisión final de 60 minutos para corregir alturas, orientación, señalización y conexiones eléctricas.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.