Checklist para organizar una feria de artículos de hobby
Una feria de artículos de hobby necesita más que mesas y participantes. Primero se cierra la fecha y la lista de expositores; después se asignan los puestos, se envían las instrucciones y se prepara el material de montaje. El día del evento conviene reservar tiempo para revisar la entrada, medir los espacios, montar la mesa de inscripciones y probar los equipos de cobro. Esta checklist reúne 52 tareas y 39 artículos para avanzar en el orden adecuado y evitar olvidos de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar lugar y fecha
Invitar a los participantes
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Cerrar la lista de participantes
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
Enviar información a los participantes
Imprimir plano y señalización
Preparar los números de puesto
Preparar tarjetas de nombre
Asignar voluntarios
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Recoger cambio en efectivo
Recoger las llaves del recinto
Revisar el espacio y las instalaciones
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Medir los espacios de los stands
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar los manteles
2 personas
Colgar los números de los puestos
2 personas
Colocar la señalización
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
Montar la estación de bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Colocar puntos de recogida de basura
Preparar la caja y el cambio
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Indicar a los participantes los puestos
2 personas
Dar la información de apertura
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Gestionar inscripciones y preguntas
2 personas
Servir las bebidas
2 personas
Rellenar las bebidas
Vaciar los contenedores de basura
Mantener libre la ruta de los puestos
Registrar objetos perdidos
Anunciar la hora de finalización
Hacer el check-out de participantes
2 personas
Seguimiento
Desmontar los puestos
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el puesto de bebidas
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Recoger y retirar la basura
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Comprobar y empaquetar los materiales
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Ingresar el efectivo en el banco
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 16
- Sillascant. 35
- Percherocant. 2
- Percheroscant. 2
- Mantelescant. 16
Decoración
- Banner de bienvenida
- Guirnaldas decorativascant. 6
- Números de puestocant. 20
- Credencialescant. 40
- Carteles direccionalescant. 8
Equipo
- Cajas registradorascant. 2
- Terminales de pagocant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Lámparas LEDcant. 6
Vajilla
- Tazas reutilizablescant. 50
- Vasos reutilizablescant. 50
- Platos reutilizablescant. 40
- Cubiertoscant. 40
Cocina
- Bandejas de serviciocant. 4
- Pinzas para servircant. 4
- Azucareroscant. 2
- Jarras de lechecant. 2
Artículos de oficina
- Portapapelescant. 4
- Bolígrafoscant. 30
- Rotuladores permanentescant. 12
- Rollos de cinta adhesivacant. 6
- Tijerascant. 4
- Tableros de corchocant. 4
- Sobres para cajacant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Escobascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes antes de distribuir los puestos. Así puedes medir el espacio real de cada stand, preparar los números y enviar un plano definitivo sin rehacerlo varias veces.
- Envía a cada participante la información práctica con antelación: horario de llegada, número de puesto, acceso al recinto y necesidades eléctricas. Incluye también un plazo concreto para comunicar preferencias dietéticas.
- Reserva al menos 2 horas antes de la apertura para revisar el suelo y la entrada, recoger las llaves, montar las mesas, colocar sillas y manteles, y fijar la señalización. Los cables alargadores y las regletas deben probarse antes de que lleguen los expositores.
- Prepara la mesa de inscripciones con portapapeles, bolígrafos, credenciales y rotuladores permanentes. Ten los números de puesto separados por orden para entregar cada identificación en menos de 2 minutos.
- No dejes los cobros para el mismo día: recoge el cambio en efectivo, carga los terminales de pago y comprueba las cajas registradoras con antelación. Para la zona de bebidas, reúne termos, teteras, neveras portátiles y vajilla reutilizable antes del montaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria de artículos de hobby?
- Cierra la lista entre 7 y 10 días antes de la feria. Ese margen permite hacer la distribución de los puestos, preparar credenciales y enviar el plano final a los participantes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria de artículos de hobby?
- Reserva como mínimo 2 horas antes de la apertura; calcula 3 horas si hay muchos puestos o señalización. La revisión del recinto debe hacerse antes de colocar mesas, sillas y manteles.
- ¿Qué hay que preparar para la mesa de inscripciones?
- Prepara credenciales, portapapeles, bolígrafos, rotuladores permanentes y la lista definitiva de participantes. Coloca también los números de puesto en orden para agilizar la llegada y procura que haya una persona responsable durante toda la primera hora.
- ¿Cuándo se comprueba el material eléctrico y los terminales de pago?
- Comprueba cables alargadores, regletas, lámparas LED y terminales de pago al menos 1 día antes. El día de la feria haz una prueba final durante el montaje, antes de que se abran las puertas.
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