Checklist pour organiser un marché d’articles de loisirs créatifs

Un marché d’articles de loisirs créatifs demande surtout une bonne coordination des exposants et une installation précise. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la confirmation du lieu jusqu’à l’ouverture des stands. Prévoyez les inscriptions, les besoins alimentaires, les numéros de stand et les badges avant le jour J. Le matin même, contrôlez l’accès, le sol, les branchements et la circulation avant d’installer les tables et l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Inviter les participants
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Établir la répartition des stands
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Imprimer le plan et la signalétique
Préparer les numéros de stand
Préparer les badges nominatifs
Répartir les bénévoles
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Récupérer la monnaie
Récupérer les clés du lieu
Vérifier l'espace et les installations
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Délimiter les emplacements des stands
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
2 personnes
Déployer les nappes
2 personnes
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Installer le bar à boissons
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Orienter les participants vers les stands
2 personnes
Donner les informations d'ouverture
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Gérer les inscriptions et les questions
2 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Vider les poubelles
Maintenir le passage du stand libre
Enregistrer les objets trouvés
Annoncer l'heure de fin
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le bar à boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Déposer l'argent liquide
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 16
Chaisesqté 35
Portant à vêtementsqté 2
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 16

Décoration

Bannière de bienvenue
Guirlandes décorativesqté 6
Numéros des standsqté 20
Badges nominatifsqté 40
Panneaux indicateursqté 8

Équipement

Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes LEDqté 6

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 40
Couvertsqté 40

Cuisine

Plateaux de serviceqté 4
Pince de serviceqté 4
Sucriersqté 2
Pichets à laitqté 2

Fournitures de bureau

Presse-papiersqté 4
Stylosqté 30
Marqueurs indélébilesqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Panneaux d’affichageqté 4
Enveloppes de caisseqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixez la répartition des stands dès que la liste des participants est définitive. Envoyez ensuite le plan, le numéro attribué et les horaires pratiques aux exposants au moins 7 jours avant le marché.
Préparez la signalétique en plusieurs exemplaires : numéros de stand, panneaux indicateurs et plan général doivent être imprimés avant le jour J. Gardez un rouleau de ruban adhésif et des marqueurs indélébiles pour les corrections sur place.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures. Il faut vérifier l’entrée et le sol avant de délimiter les emplacements, puis installer tables, chaises, nappes et comptoir d’inscription.
Ne laissez pas la monnaie et les moyens de paiement pour la dernière minute. Rassemblez les caisses, les terminaux de paiement et la monnaie la veille, puis testez les branchements, rallonges et multiprises.
Prévoyez une personne dédiée à l’accueil pendant toute l’ouverture. Elle pourra remettre les badges, orienter les exposants et repérer rapidement les besoins oubliés, tandis que les bénévoles restants terminent l’installation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les informations aux exposants du marché ?: Envoyez le plan des stands, le numéro attribué et les consignes pratiques au moins 7 jours avant l’événement. Cela laisse aux participants le temps de préparer leur matériel et de signaler une erreur.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer un marché de loisirs créatifs ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture pour contrôler le lieu, tracer les emplacements et installer le mobilier. Ajoutez 30 minutes si les branchements, la signalétique ou le comptoir d’inscription sont complexes.
Que faut-il vérifier dans la salle avant d’installer les stands ?: Contrôlez l’accès, le sol, l’éclairage, les prises électriques et la circulation entre les stands. Faites cette vérification avant de déplacer les tables, idéalement le matin même ou la veille.
Quand préparer les badges et les numéros de stand ?: Préparez-les dès que la liste des participants et la répartition des emplacements sont finalisées, au plus tard 2 jours avant le marché. Classez-les par numéro pour accélérer l’accueil et éviter les erreurs.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.