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Kunstmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Eine Kunstmesse steht und fällt mit klaren Fristen, einem verständlichen Standplan und gut vorbereiteten Ausstellern. Kläre zuerst Ort und Datum, öffne dann die Anmeldung und verschicke die Ausstellerbedingungen. Später kommen Standverteilung, Drucksachen, Catering, Beleuchtung und Bezahllösungen hinzu. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung bis zum Veranstaltungstag und hilft dir, typische Last-Minute-Probleme zu vermeiden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Datum bestätigen

  • Ausstellerliste erstellen

    2 Personen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldeformular öffnen

  • Ausstellerbedingungen versenden

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standplätze einteilen

    2 Personen

  • Lageplan erstellen

  • Ausstellernummern zuweisen

  • Standinformationen bestätigen

  • Reservierungen vornehmen

  • Catering bestellen

  • Drucksachen bestellen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Pressemitteilung versenden

  • Anmeldungen prüfen

    2 Personen

  • Ausstellerliste drucken

  • Armbänder und Badges sortieren

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Drucksachen abholen

  • Materialien prüfen

    2 Personen

  • Catering sortieren

    2 Personen

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Boden und Eingang kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Ausstellungstafeln aufstellen

    4 Personen

  • Standnummern aufhängen

    2 Personen

  • Beleuchtung montieren

    3 Personen

  • Stromkabel sicher verlegen

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Infopunkt einrichten

    2 Personen

  • Kunstwerke sicher aufhängen

    6 Personen

  • Skulpturen auf Sockeln platzieren

    3 Personen

  • Preisschilder anbringen

    3 Personen

  • Kataloge bereitlegen

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Route und Notausgänge kontrollieren

    2 Personen

  • Beschallungsanlage testen

    2 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Letzte Standkontrolle durchführen

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    3 Personen

  • Einlassbänder ausgeben

    2 Personen

  • Besucher informieren

    2 Personen

  • Aussteller unterstützen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Benutztes Geschirr abholen

    2 Personen

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Beleuchtung anpassen

  • Kunstverkauf erfassen

    2 Personen

  • Fotomoment begleiten

  • Lautstärke der Musik kontrollieren

  • Letzte Besucher ankündigen

  • Besucher zum Ausgang begleiten

    2 Personen

Nachbereitung

  • Aussteller abbauen lassen

    4 Personen

  • Kunstwerke sicher verpacken

    6 Personen

  • Ausstellungspaneele abbauen

    4 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Möbel wieder aufstellen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Catering aufräumen

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Kunstwerke übergeben

    3 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestände verpacken

    2 Personen

  • Fundgegenstände registrieren

  • Fotos und Dateien speichern

  • Besucheranfragen beantworten

  • Ausstellerrechnungen versenden

  • Dankesnachricht versenden

  • Online-Fotobericht veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • AusstellungstischeAnz. 30
  • Besucher-StühleAnz. 80
  • BarhockerAnz. 12
  • RegistrierungstischeAnz. 2
  • Infostand
  • HockerAnz. 20
  • AbfallbehälterAnz. 10
  • KleiderständerAnz. 4

Präsentation

  • AusstellungstafelnAnz. 40
  • PodesteAnz. 12
  • BilderhakenAnz. 120
  • AufhängeschienenAnz. 30
  • StahlseilsätzeAnz. 120
  • KlemmbretterAnz. 10
  • Acryl-KartenhalterAnz. 60
  • PreisschildständerAnz. 100
  • TischdeckenhussenAnz. 30
  • Kunststoff-SchutzfolieAnz. 4
  • VerpackungskartonAnz. 2
  • LuftpolsterfolieAnz. 3

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 30
  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • StehlampenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 12
  • VerlängerungskabelAnz. 15

Ausstattung

  • KassenladeAnz. 2
  • KartenlesegeräteAnz. 2
  • TabletsAnz. 2
  • Etikettendrucker
  • Drucker
  • Laptop
  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3

Technik

  • LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • Mikrofonständer
  • AudiokabelAnz. 4
  • PowerbanksAnz. 6

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 100
  • TeegläserAnz. 100
  • WassergläserAnz. 150
  • WeingläserAnz. 100
  • TellerAnz. 120
  • BestecksetsAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 8
  • HäppchenplattenAnz. 20
  • SchneidebretterAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 8

Dekoration

  • Eingangsschild
  • WegweiserAnz. 12
  • StandnummernschilderAnz. 40
  • BlumenarrangementsAnz. 8
  • KunstpflanzenAnz. 12
  • VitrinenschränkeAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • KabelmattenAnz. 20
  • AbsperrpfostenAnz. 8
  • ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

  • StaubsaugerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • BlechdosenAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Ausstellerliste nicht erst kurz vor der Messe an. Erfasse neben Namen und Kontaktdaten auch Ernährungswünsche, benötigte Standinformationen und die bestätigte Standnummer.
  • Erstelle den Lageplan erst, wenn die Standplätze feststehen, und verschicke ihn anschließend zusammen mit klaren Aufbau- und Anlieferhinweisen. So verhinderst du Rückfragen am Veranstaltungstag.
  • Bestelle Drucksachen mit Puffer: Ausstellerliste, Badges, Armbänder, Preisschilder und Kartenhalter müssen vor dem Aufbau geprüft und sortiert werden, nicht erst während der Registrierung.
  • Plane die Beleuchtung je Standfläche und teste Verlängerungskabel, LED-Spots und Stehlampen vorab. Kunststoff-Schutzfolie, Luftpolsterfolie und Verpackungskartons werden oft vergessen, obwohl Kunstwerke beim Ein- und Auspacken geschützt werden müssen.
  • Bereite die Registrierung und den Verkauf getrennt vor. Registrierungstische, Tablets, Kartenlesegeräte und Kassenlade sollten am Vortag vollständig geladen, beschriftet und mindestens einmal getestet werden.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Kunstmesse organisieren?
Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum, Ausstellerliste und Einladungen. Für eine größere Messe mit vielen Ausstellern sind 3 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.
Wann sollte die Anmeldung für eine Kunstmesse schließen?
Schließe die Anmeldung idealerweise 3 bis 4 Wochen vor der Messe. So bleiben dir etwa 14 bis 21 Tage für Standverteilung, Lageplan, Ausstellernummern, Catering und Drucksachen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Kunstmesse?
Plane mindestens 4 bis 6 Stunden für Tische, Ausstellungstafeln, Podeste, Beleuchtung und Beschilderung ein. Bei vielen Ständen oder empfindlichen Werken solltest du den Aufbau auf den Vortag legen.
Was braucht man für den Verkauf auf einer Kunstmesse?
Halte pro Verkaufsbereich mindestens ein Kartenlesegerät, ein Tablet oder anderes Erfassungsgerät sowie eine Kassenlade bereit. Teste alle Geräte spätestens 24 Stunden vorher und kläre zusätzlich, wie Quittungen und Etiketten gedruckt werden.

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