Organiser un salon d’art sans rien oublier

Un salon d’art demande de coordonner les exposants, les inscriptions, les stands et l’accueil des visiteurs dans le bon ordre. Commence par confirmer le lieu et la date, puis ouvre les inscriptions et rassemble les besoins de chaque exposant. Le plan des emplacements, les invitations et les réservations doivent être finalisés avant la préparation matérielle. Cette checklist t’aide à suivre les 81 tâches du projet, jusqu’au tri des badges, des imprimés et du catering.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la date
Établir la liste des exposants
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Envoyer les conditions des exposants
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les emplacements
2 personnes
Créer le plan
Attribuer les numéros d’exposant
Confirmer les informations du stand
Faire les réservations
Commander le catering
Commander les imprimés
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Envoyer le communiqué de presse
Vérifier les inscriptions
2 personnes
Imprimer la liste des exposants
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Récupérer les imprimés
Vérifier le matériel
2 personnes
Trier le catering
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les panneaux d’exposition
4 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Aménager le point d’information
2 personnes
Suspendre les œuvres en toute sécurité
6 personnes
Placer les sculptures sur des socles
3 personnes
Fixer les étiquettes de prix
3 personnes
Préparer les catalogues
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Vérifier le parcours et les issues de secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
Distribuer les bracelets d’entrée
2 personnes
Informer les visiteurs
2 personnes
Aider les exposants
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Ajuster l’éclairage
Enregistrer les ventes d'art
2 personnes
Animer le moment photo
Vérifier le volume de la musique
Annoncer les derniers visiteurs
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes

Suivi

Démontage par les exposants
4 personnes
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
6 personnes
Démonter les panneaux d’exposition
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger le service traiteur
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Remettre les œuvres d'art
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Emballer les restes
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Sauvegarder les photos et les fichiers
Répondre aux messages des visiteurs
Envoyer les factures des exposants
Envoyer un message de remerciement
Publier le reportage photo en ligne

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 30
Chaises pour les visiteursqté 80
Tabourets de barqté 12
Tables d’inscriptionqté 2
Bureau d’information
Tabouretsqté 20
Poubellesqté 10
Portants à vêtementsqté 4

Présentation

Panneaux d'expositionqté 40
Soclesqté 12
Crochets pour tableauxqté 120
Rails de suspensionqté 30
Lots de fil d’acierqté 120
Presse-papiersqté 10
Porte-cartes en acryliqueqté 60
Présentoirs pour étiquettes de prixqté 100
Housses de nappesqté 30
Film de protection en plastiqueqté 4
Carton d’emballageqté 2
Papier bulleqté 3

Éclairage

Projecteurs LEDqté 30
Guirlandes LEDqté 8
Lampadairesqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15

Équipement

Tiroirs-caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Tablettesqté 2
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Ordinateur portable
Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 3

Technique

Haut-parleursqté 2
Microphone
Pied de microphone
Câbles audioqté 4
Batteries externesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 150
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 3
Thermosqté 8
Plateaux de snacksqté 20
Planches à découperqté 4
Pinces de serviceqté 8

Décoration

Panneau d’entrée
Panneaux directionnelsqté 12
Panneaux numérotés des standsqté 40
Compositions floralesqté 8
Plantes artificiellesqté 12
Vitrinesqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Passe-câblesqté 20
Poteaux de balisageqté 8
Gants de travailqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Pelles à poussièreqté 3
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe rapidement une date limite d’inscription, puis prévois quelques jours pour traiter les dossiers et recueillir les besoins alimentaires avant de répartir les emplacements.
Prépare le plan des stands avant d’attribuer les numéros d’exposant. Confirme ensuite à chaque participant la place prévue, le mobilier disponible et les informations d’installation.
Ne commande pas les imprimés au dernier moment : fais relire les invitations, le plan, les badges et les étiquettes avant l’impression, puis vérifie les quantités à la réception.
Pour l’éclairage et les paiements, teste le matériel avant l’ouverture : projecteurs LED, rallonges, multiprises, terminaux de paiement, tablettes et imprimante doivent être contrôlés sur place.
La veille, sépare les bracelets et badges, imprime la liste des exposants, vérifie les courses et trie le catering. Regroupe aussi le film de protection, le papier bulle et le carton d’emballage pour protéger les œuvres.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon d’art ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, lancer les inscriptions, envoyer les invitations, réserver le catering et commander les imprimés.
Combien de temps laisser les inscriptions ouvertes pour un salon d’art ?: Laisse généralement le formulaire ouvert pendant 3 à 4 semaines, puis garde 5 à 7 jours pour traiter les inscriptions et répartir les emplacements. Envoie ensuite les conditions et les informations du stand à chaque exposant.
Quand préparer le plan des stands d’un salon d’art ?: Prépare-le dès que la liste des exposants est suffisamment stable, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Attribue les numéros après validation du plan et confirme les dimensions, les tables et les chaises prévues.
Que vérifier la veille d’un salon d’art ?: La veille, contrôle les inscriptions, la liste des exposants, les badges, les imprimés, les courses et le catering. Teste également les éclairages et les équipements de paiement, puis regroupe le matériel d’exposition et d’emballage par zone.

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