Kunstbeurs organiseren: checklist en planning

Een kunstbeurs organiseren vraagt meer dan tafels en kunstwerken klaarzetten. Je moet exposanten op tijd vastleggen, standplaatsen logisch indelen en bezoekers- en verkoopregistratie voorbereiden. Begin met datum en locatie, werk daarna toe naar aanmeldingen, plattegrond, promotie en logistiek. In de laatste week controleer je drukwerk, badges, verlichting, catering en alle materialen per stand. Met deze checklist houd je de volgorde aan en voorkom je dat praktische zaken pas op de beursdag opvallen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Locatie en datum bevestigen
Exposantenlijst opstellen
2 personen
Uitnodigingen ontwerpen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Exposantenvoorwaarden versturen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Standplaatsen indelen
2 personen
Plattegrond maken
Exposantennummers toewijzen
Standinformatie bevestigen
Reserveringen maken
Catering bestellen
Drukwerk bestellen
Promotie op sociale media plaatsen
Persbericht versturen
Aanmeldingen controleren
2 personen
Exposantenlijst afdrukken
Polsbandjes en badges sorteren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Drukwerk ophalen
Materialen controleren
2 personen
Catering sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree controleren
2 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Expositiepanelen opstellen
4 personen
Standnummers ophangen
2 personen
Verlichting monteren
3 personen
Stroomkabels veilig leggen
2 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Infopunt inrichten
2 personen
Kunstwerken veilig ophangen
6 personen
Sculpturen op sokkels plaatsen
3 personen
Prijskaartjes bevestigen
3 personen
Catalogi klaarleggen
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Route en nooduitgangen controleren
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Laatste standcontrole uitvoeren
3 personen

Event

Deuren openen
3 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Entreebandjes uitdelen
2 personen
Bezoekers informeren
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Gebruikt servies ophalen
2 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Toiletten controleren
Verlichting bijstellen
Kunstverkoop registreren
2 personen
Fotomoment begeleiden
Muziekvolume controleren
Laatste bezoekers aankondigen
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen

Nazorg

Exposanten laten afbreken
4 personen
Kunstwerken veilig inpakken
6 personen
Expositiepanelen demonteren
4 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Meubilair terugplaatsen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Catering opruimen
2 personen
Afval verzamelen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Kunstwerken overdragen
3 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Restanten verpakken
2 personen
Gevonden voorwerpen registreren
Foto's en bestanden opslaan
Bezoekersberichten beantwoorden
Exposantenfacturen verzenden
Bedankbericht versturen
Online fotoverslag plaatsen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 30
Bezoekersstoelenaantal 80
Barkrukkenaantal 12
Registratietafelsaantal 2
Infobalie
Krukkenaantal 20
Afvalbakkenaantal 10
Kledingrekkenaantal 4

Presentatie

Expositiepanelenaantal 40
Sokkelsaantal 12
Schilderijhakenaantal 120
Ophangrailsaantal 30
Staaldraadsetsaantal 120
Klembordjesaantal 10
Acrylkaarthoudersaantal 60
Prijskaartstandaardsaantal 100
Tafelkleedhoezenaantal 30
Kunststof beschermfolieaantal 4
Verpakkingskartonaantal 2
Bubbeltjesfolieaantal 3

Verlichting

Ledspotsaantal 30
Ledlichtsnoerenaantal 8
Staande lampenaantal 6
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 15

Apparatuur

Kassaladesaantal 2
Pinapparatenaantal 2
Tabletsaantal 2
Labelprinter
Printer
Laptop
Koelboxenaantal 4
Waterkokersaantal 3

Techniek

Speakersaantal 2
Microfoon
Microfoonstandaard
Audiokabelsaantal 4
Powerbanksaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Theeglazenaantal 100
Waterglazenaantal 150
Wijnglazenaantal 100
Bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Serveerbladenaantal 12

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Hapjesschalenaantal 20
Snijplankenaantal 4
Serveertangenaantal 8

Decoratie

Entreebord
Richtingsbordenaantal 12
Standnummerbordenaantal 40
Bloemstukkenaantal 8
Kunststof plantenaantal 12
Vitrinekastenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Kabelmattenaantal 20
Afzetpalenaantal 8
Werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20
Stofblikkenaantal 3
Bezemsetsaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de exposantenlijst uiterlijk 4 weken voor de beurs vast. Gebruik die lijst voor standplaatsen, exposantennummers, badges, plattegrond en standinformatie; elke wijziging daarna werkt door in meerdere documenten.
Maak de plattegrond niet alleen op basis van beschikbare ruimte. Reserveer bij de ingang plek voor registratie en de infobalie, houd looproutes vrij en controleer vooraf waar expositiepanelen, sokkels en schilderijhaken veilig kunnen staan.
Test verlichting en verkoopapparatuur minstens 3 dagen vooraf. Sluit ledspots, verlengkabels, stekkerdozen, tablets en pinapparaten aan zoals ze op locatie komen te staan en zorg dat kabels geen looproute kruisen.
Bestel drukwerk en catering met een vaste controledatum. Controleer bij ontvangst aantallen en namen op exposantenlijst, badges, prijskaartjes en materialen; sorteer alles per functie voordat het naar de locatie gaat.
Plan op de beursdag een eindcontrole van 60 minuten voor opening. Loop registratie, standnummers, verlichting, afvalbakken, stoelen, verpakkingskarton en bubbeltjesfolie langs en wijs één persoon aan voor last-minute vragen van exposanten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een kunstbeurs organiseren?: Start bij voorkeur 12 weken voor de beurs met locatie, datum en exposantenwerving. Plan de definitieve exposantenlijst en standindeling uiterlijk 4 weken vooraf, zodat drukwerk, badges en promotie nog op tijd kunnen worden aangepast.
Wanneer moet ik exposanten voor een kunstbeurs uitnodigen?: Verstuur de eerste uitnodigingen ongeveer 10 weken voor de beurs en sluit het aanmeldformulier na 3 tot 4 weken. Stuur voorwaarden en standinformatie direct na aanmelding, zodat je dieetwensen, benodigdheden en reserveringen tijdig kunt verwerken.
Hoeveel tijd heb ik nodig om een kunstbeurs op te bouwen?: Reken op minimaal 3 uur voor het plaatsen van tafels, panelen, sokkels, verlichting, registratie en bewegwijzering. Voeg 60 minuten toe voor een volledige controle vóór opening; bij veel exposanten is een extra opbouwblok van 2 uur verstandig.
Wat moet ik de dag voor een kunstbeurs controleren?: Controleer 1 dag vooraf de exposantenlijst, badges, standnummers, plattegrond, catering, drukwerk en alle materialen. Test daarnaast pinapparaten, tablets, printers en verlichting en leg per zone klaar wat op de beursdag nodig is.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.