Checklist para organizar una feria de arquitectura sin olvidos

Organizar una feria de arquitectura exige coordinar expositores, planos, mobiliario, acreditaciones y necesidades técnicas en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha y el espacio, y después cierra las inscripciones antes de pedir material impreso o reservar todo el equipamiento. La electricidad, la circulación de visitantes y la protección del suelo suelen resolverse demasiado tarde. Esta checklist reúne 70 tareas y 57 elementos para pasar de la planificación al montaje sin dejar decisiones abiertas para el último día.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Diseñar el plano de la feria
2 personas
Preparar la lista de expositores
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Confirmar expositores
2 personas
Publicar información para visitantes
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Reservar mobiliario
Encargar material impreso
Mandar imprimir los carteles de la feria
Enviar las instrucciones a los expositores
Inventariar las necesidades de electricidad
Comprobar los datos de la acreditación
Preparar acreditaciones
2 personas
Comprobar las indicaciones de la ruta
Hacer la compra
2 personas
Recoger la impresión
Clasificar los materiales
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Proteger el suelo y la entrada
2 personas
Delimitar el espacio ferial
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
2 personas
Colocar paneles de presentación
3 personas
Numerar los stands de los expositores
2 personas
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
Cubrir los cables de forma segura
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas
Montar el mostrador de registro
2 personas
Colgar señalización
2 personas
Recibir a los expositores
3 personas
Repartir material para expositores
2 personas
Revisar los stands de los expositores
3 personas
Preparar el rincón del café
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Instruir al equipo de registro

Evento

Abrir las puertas
2 personas
Registrar a los visitantes
3 personas
Repartir el programa y el mapa
2 personas
Apoyar a los expositores
2 personas
Guiar el flujo de visitantes
2 personas
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
Comprobar los baños
Comprobar el inventario
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Permitir que los expositores desmonten
3 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas

Seguimiento

Recopilar el material de los expositores
3 personas
Apilar mesas y sillas
3 personas
Desmontar paneles de presentación
3 personas
Apagar el equipo
2 personas
Retirar los cables
2 personas
Clasificar residuos
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el rincón del café
Limpiar el recinto ferial
3 personas
Revisar los sanitarios
Entregar la ubicación
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Guardar los materiales sobrantes
2 personas
Guardar la comida no utilizada
Registrar objetos perdidos
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de exposicióncant. 24
Sillascant. 80
Paredes de presentacióncant. 24
Pedestalescant. 12
Taburetes de barcant. 12
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8
Postes separadorescant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 180
Copas de vinocant. 120
Platoscant. 160
Cubiertoscant. 160
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Portátilescant. 3
Impresoras de etiquetascant. 2
Regletascant. 18
Cables alargadorescant. 18
Canaletas para cablescant. 24

Iluminación

Lámparas de feria de piecant. 24
Lámparas LEDcant. 12

Decoración

Plantascant. 24
Juegos de mantelescant. 24
Portanombrescant. 30
Carteles direccionalescant. 16
Banner de entrada

Oficina

Credenciales para visitantescant. 500
Credenciales de expositorcant. 100
Portabadgescant. 600
Lanyardscant. 600
Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Bloc de notascant. 120
Etiquetascant. 300
Rollos de cinta adhesivacant. 12
Sets de tijerascant. 6
Bridascant. 200
Folletos del programacant. 500
Planos de la feriacant. 500
Formularios de expositorescant. 100

Limpieza

Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Cocina

Jarrascant. 12
Termoscant. 8
Pinzas de servircant. 12
Cucharonescant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 8
Contenedores frigoríficoscant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano de la feria antes de confirmar el mobiliario. Así sabrás cuántas mesas, paredes de presentación, pedestales y sillas caben sin bloquear la entrada ni las rutas de paso.
Pide a cada expositor sus necesidades eléctricas junto con la inscripción. Agrupa regletas, alargadores y canaletas por zona y comprueba las conexiones antes de abrir al público.
No esperes al montaje para preparar la orientación. Imprime los carteles direccionales, el banner de entrada y las acreditaciones después de comprobar los nombres y las indicaciones de la ruta.
Calcula el catering con las preferencias dietéticas ya recogidas, no solo con el número de inscritos. Confirma también tazas, vasos, copas, platos, cubiertos y bandejas para evitar compras de última hora.
Reserva una franja específica para abrir el espacio, proteger el suelo y delimitar la zona ferial. Clasifica previamente los materiales y deja juntos los elementos de cada expositor para reducir el tiempo de montaje.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que enviar las invitaciones para una feria de arquitectura?: Envíalas entre 6 y 8 semanas antes de la feria. Abre el formulario de inscripción al mismo tiempo y fija una fecha límite al menos 2 semanas antes del evento para confirmar expositores, catering y acreditaciones.
¿Cuándo conviene cerrar el plano de una feria de arquitectura?: Procura cerrar una primera versión 4 semanas antes y actualizarla cuando termine la inscripción. El plano definitivo debería estar listo al menos 10 días antes, cuando ya conozcas las mesas, paredes, pedestales y conexiones eléctricas necesarias.
¿Cuánto tiempo antes hay que preparar las acreditaciones?: Comprueba los datos de expositores y visitantes entre 7 y 10 días antes. Imprime y clasifica las acreditaciones como mínimo 2 días antes, dejando aparte algunas en blanco para cambios de última hora.
¿Cuándo se debe reservar el catering y el mobiliario?: Haz las reservas 4 semanas antes, cuando tengas una estimación fiable de asistentes y expositores. Confirma cantidades y preferencias dietéticas entre 7 y 10 días antes, junto con la distribución definitiva del espacio.

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