Organiser un salon de l’architecture, étape par étape

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Commence par confirmer la date et le lieu, puis établis le plan du salon avant de réserver le mobilier. Le nombre et la disposition des tables d’exposition, panneaux, socles et chaises dépendent directement de ce plan.
• Ouvre les inscriptions assez tôt pour traiter les besoins alimentaires et les informations de badge avant l’impression. Prévois une vérification finale des noms au moins 3 jours avant l’événement.
• Demande aux exposants leurs besoins en énergie avant d’arrêter l’implantation. Additionne les ordinateurs, imprimantes, machines à café et autres équipements, puis prévois les multiprises, rallonges et goulottes de câbles nécessaires.
• Envoie les consignes aux exposants au moins 7 jours avant le salon : horaires d’arrivée, itinéraire, emplacement, matériel autorisé et personne à contacter sur place. Cela évite les installations improvisées à l’ouverture.
• Prépare la signalétique et protège le sol et l’entrée avant l’arrivée du matériel. Les panneaux indicateurs, la bannière d’entrée, les poteaux de balisage et les poubelles doivent être prêts avant l’ouverture du hall.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon de l’architecture ?

Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, établir le plan, recruter les exposants, ouvrir les inscriptions et réserver le catering et le mobilier.

Quand envoyer les invitations pour un salon de l’architecture ?

Envoie les invitations aux exposants environ 8 semaines avant le salon, puis les informations aux visiteurs au moins 3 à 4 semaines avant. Prévois une relance 7 jours avant la fermeture des inscriptions.

Quand préparer les badges des visiteurs ?

Vérifie les informations et prépare les badges 2 à 3 jours avant l’événement, après le traitement des dernières inscriptions. Garde quelques badges vierges pour les inscriptions ou corrections de dernière minute.

Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’architecture ?

La veille, vérifie le mobilier, l’éclairage, les branchements, la signalétique, les imprimés, les badges et les besoins alimentaires. Réserve au moins 2 heures pour trier les matériaux et préparer l’ouverture du lieu.

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