Architectuurbeurs organiseren: checklist van voorbereiding tot opbouw

Een architectuurbeurs vraagt meer voorbereiding dan alleen stands en uitnodigingen. Je moet exposanten, bezoekersregistratie, beursplattegrond, stroom, bewegwijzering en catering op elkaar afstemmen. Deze checklist helpt je bepalen wat eerst moet, wat je weken vooraf regelt en wat pas op de opbouwdag gebeurt. Gebruik de lijst ook om te controleren of badges, drukwerk, verlichting en presentatiemateriaal daadwerkelijk op locatie zijn voordat de eerste bezoeker binnenkomt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Datum en locatie bevestigen
Beursplattegrond uitwerken
2 personen
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Exposanten bevestigen
2 personen
Bezoekersinformatie publiceren
Dieetwensen verzamelen
Catering reserveren
Meubilair reserveren
Drukwerk bestellen
Beursborden laten drukken
Exposanteninstructies versturen
Stroombehoefte inventariseren
Badgegegevens controleren
Badges voorbereiden
2 personen
Routebeschrijving controleren
Boodschappen doen
2 personen
Drukwerk ophalen
Materialen sorteren
2 personen
Locatie openen
2 personen
Vloer en entree beschermen
2 personen
Beursvloer uitzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
2 personen
Presentatiewanden plaatsen
3 personen
Exposantenstands nummeren
2 personen
Stroompunten aansluiten
2 personen
Kabels veilig afdekken
2 personen
Verlichting controleren
2 personen
Registratiebalie inrichten
2 personen
Bewegwijzering ophangen
2 personen
Exposanten ontvangen
3 personen
Exposantenmateriaal uitdelen
2 personen
Exposantenstands controleren
3 personen
Koffiepunt klaarzetten
2 personen
Hapjes klaarzetten
2 personen
Registratieteam instrueren

Event

Deuren openen
2 personen
Bezoekers registreren
3 personen
Programma en plattegrond uitdelen
2 personen
Exposanten ondersteunen
2 personen
Bezoekersstromen begeleiden
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Afvalbakken legen
Toiletten controleren
Voorraad controleren
Laatste bezoekers informeren
2 personen
Exposanten laten afbouwen
3 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen

Nazorg

Exposantenmateriaal verzamelen
3 personen
Tafels en stoelen stapelen
3 personen
Presentatiewanden demonteren
3 personen
Apparatuur uitschakelen
2 personen
Kabels verwijderen
2 personen
Afval sorteren
2 personen
Servies afwassen
2 personen
Koffiepunt schoonmaken
Beursvloer schoonmaken
3 personen
Sanitair nalopen
Locatie opleveren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Overgebleven materialen opslaan
2 personen
Ongebruikte boodschappen bewaren
Gevonden voorwerpen registreren
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Expositietafelsaantal 24
Stoelenaantal 80
Presentatiewandenaantal 24
Sokkelsaantal 12
Barkrukkenaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afvalbakkenaantal 8
Afzetpalenaantal 10

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Drinkglazenaantal 180
Wijnglazenaantal 120
Bordenaantal 160
Besteksetsaantal 160
Serveerbladenaantal 12

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Koelboxenaantal 6
Laptopsaantal 3
Labelprintersaantal 2
Stekkerdozenaantal 18
Verlengkabelsaantal 18
Kabelgotenaantal 24

Verlichting

Staande beurslampenaantal 24
Ledlampenaantal 12

Decoratie

Plantenaantal 24
Tafelkleedsetsaantal 24
Naambordhoudersaantal 30
Pijlbordenaantal 16
Entreebanner

Kantoor

Bezoekersbadgesaantal 500
Exposantenbadgesaantal 100
Badgehoudersaantal 600
Lanyardsaantal 600
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 30
Notitieblokkenaantal 120
Etikettenaantal 300
Plakbandrollenaantal 12
Schaarsetsaantal 6
Kabelbindersaantal 200
Programmafoldersaantal 500
Beursplattegrondenaantal 500
Exposantenformulierenaantal 100

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Keuken

Kannenaantal 12
Thermoskannenaantal 8
Serveertangenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 8
Koelcontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Tips

Leg de beursplattegrond vast voordat je meubilair en verlichting reserveert. Zo weet je hoeveel expositietafels, presentatiewanden, sokkels en aansluitpunten per stand nodig zijn.
Open het aanmeldformulier zodra datum, locatie en exposantenlijst stabiel zijn. Controleer daarna wekelijks de aanmeldingen en verzamel dieetwensen uiterlijk 7 dagen voor de beurs.
Stuur exposanteninstructies minimaal 10 dagen vooraf. Vermeld daarin de opbouwtijd, route, badgegegevens, stroombehoefte en wat zij zelf moeten meenemen.
Bestel drukwerk niet pas op de laatste dag. Laat beursborden, pijlborden, entreebanner en bezoekersbadges uiterlijk 5 werkdagen voor de beurs controleren en ophalen.
Plan op de opbouwdag eerst vloer- en entreebescherming en daarna de beursvloer. Test laptops, labelprinters, koffiezetapparaten, verlichting en verlengkabels voordat je materialen per stand uitdeelt.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een architectuurbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie, beursplattegrond en exposanten. Uitnodigingen en aanmeldingen volgen daarna; houd de laatste 5 werkdagen vrij voor badges, drukwerk en logistieke controle.
Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een architectuurbeurs?: Verstuur de eerste uitnodiging ongeveer 6 weken voor de beurs. Stuur 10 tot 14 dagen vooraf een herinnering met routebeschrijving, programma en praktische bezoekersinformatie.
Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een architectuurbeurs?: Reserveer minimaal 4 uur voor een kleine beurs en 6 tot 8 uur wanneer er veel stands, presentatiewanden of verlichting zijn. Open de locatie vroeg genoeg om vloerbescherming, beursvloer, techniek en bewegwijzering rustig te testen.
Wanneer moet ik catering voor een architectuurbeurs reserveren?: Reserveer catering uiterlijk 3 tot 4 weken vooraf en geef het verwachte aantal bezoekers 7 dagen voor de beurs door. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen, zodat de cateraar tijd heeft voor aangepaste opties.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.