Architekturmesse organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Termin und Ort möglichst 8 bis 12 Wochen vorher. Erst danach lassen sich Messeplan, Ausstellerliste, Einladungen und Besucherinformationen zuverlässig abstimmen.
• Öffne das Anmeldeformular spätestens 6 Wochen vor der Messe und bearbeite Anmeldungen laufend. Ernährungswünsche solltest du mindestens 10 Tage vor dem Termin an das Catering weitergeben.
• Plane den Strombedarf je Aussteller mindestens 2 Wochen vorher. Prüfe, wie viele Verlängerungskabel und Kabelkanäle gebraucht werden, damit keine Leitungen über Laufwege führen.
• Schicke Ausstelleranweisungen 7 bis 10 Tage vor dem Aufbau. Nenne darin Anlieferung, Standfläche, Beschilderung, Stromanschlüsse und den Zeitpunkt, ab dem die Location geöffnet ist.
• Bereite Besucherbadges und Namensschildhalter am Vortag vor und prüfe die Badge-Daten zweimal. Sortiere Drucksachen, Wegweiser und Messestand-Schilder nach Einsatzort, damit der Aufbau nicht mit Suchen beginnt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Architekturmesse organisieren?

Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und Messeplan. Für eine größere Ausstellerliste oder individuelle Standplanung sind 3 bis 4 Monate realistischer.

Wann sollte man die Einladungen für eine Architekturmesse verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Lass anschließend mindestens 3 Wochen für Anmeldungen, Rückfragen und die Bearbeitung von Ernährungswünschen.

Wann muss das Catering für eine Architekturmesse reserviert werden?

Reserviere das Catering spätestens 3 bis 4 Wochen vorher und übermittle die erwartete Personenzahl zunächst als Schätzung. Die endgültige Zahl sowie Ernährungswünsche solltest du 7 bis 10 Tage vor der Messe bestätigen.

Was muss am Tag vor dem Aufbau einer Architekturmesse fertig sein?

Am Vortag sollten Badges, Drucksachen, Beschilderung und Materialien sortiert sein; außerdem müssen Strombedarf und Ausstellerdaten geprüft werden. Plane für die Vorbereitung mindestens 2 bis 3 Stunden ein, damit am Aufbauort nur noch eingerichtet und kontrolliert wird.

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