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Kirmes mit Flohmarkt organisieren: die Checkliste

Eine Kirmes mit Flohmarkt braucht mehr Vorlauf als ein gewöhnliches Straßenfest. Genehmigungen, Route, Stände und Strom müssen feststehen, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Standplatzaufteilung, Lageplan und Besucherinformationen. Plane außerdem Verkauf, Getränke, Kühlung und Beleuchtung so, dass am Veranstaltungstag niemand Kabel suchen oder fehlende Toiletten improvisieren muss.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Genehmigung beantragen

  • Ort und Route festlegen

    2 Personen

  • Versicherung prüfen

  • Lieferanten kontaktieren

    2 Personen

  • Stände reservieren

  • Stromanschlüsse festlegen

  • Toiletten organisieren

  • Verkaufsbedingungen festlegen

  • Teilnehmerformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Standbetreiber bestätigen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Lageplan erstellen

    2 Personen

  • Standplatzaufteilung erstellen

    2 Personen

  • Parkinformationen erstellen

  • Werbung online stellen

    2 Personen

  • Poster aufhängen

    2 Personen

  • Stromkabel kontrollieren

    2 Personen

  • Bargeld vorbereiten

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Haltbare Vorräte bereitstellen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    3 Personen

  • Standbetreiber erinnern

  • Wettervorhersage prüfen

Event

  • Gelände absperren

    4 Personen

  • Stände entladen

    4 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • Strom anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Toilettenbereich markieren

  • Infostand einrichten

    2 Personen

  • Kasse einrichten

    2 Personen

  • Kaffeebereich einrichten

    3 Personen

  • Kühlboxen aufstellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standplätze zuweisen

    3 Personen

  • Verkaufstische kontrollieren

    2 Personen

  • Besucherinformationen bereitlegen

    2 Personen

  • Eröffnung ankündigen

  • Infostand besetzen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Stromanschluss überprüfen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Getränkevorräte auffüllen

    2 Personen

  • Beleuchtung einschalten

    2 Personen

  • Letzte Runde ankündigen

  • Kasse abschließen

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    3 Personen

Nachbereitung

  • Zelte abbauen

    4 Personen

  • Stände abbauen

    4 Personen

  • Tische und Stühle einsammeln

    4 Personen

  • Beleuchtung entfernen

    2 Personen

  • Stromkabel entfernen

    2 Personen

  • Abfall trennen

    3 Personen

  • Gelände reinigen

    4 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

    2 Personen

  • Materialien inventarisieren

    2 Personen

  • Sachen zurückbringen

    3 Personen

  • Mietmaterial zurückgeben

    2 Personen

  • Poster entfernen

    2 Personen

  • Lieferanten abwickeln

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • MarktständeAnz. 24
  • KlappischeAnz. 12
  • BiertischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 40
  • PartyzelteAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 16
  • KleiderständerAnz. 6
  • KleiderbügelAnz. 80
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 150
  • KaffeetassenAnz. 80
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServiertablettsAnz. 8
  • AusgießkannenAnz. 6

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • KartenterminalsAnz. 2
  • Megafon
  • FunkgeräteAnz. 6
  • PowerbanksAnz. 4

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 8
  • LED-LampenAnz. 12
  • BatterienAnz. 24

Dekoration

  • WimpelkettenAnz. 8
  • BallonsAnz. 100
  • BallonpumpeAnz. 2
  • KlebebandAnz. 8
  • SeilAnz. 4
  • SchereAnz. 6
  • StifteAnz. 12

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
  • FeuerlöscherAnz. 2
  • AbsperrgitterAnz. 12
  • VerkehrskegelAnz. 20
  • KabelmattenAnz. 8

Informationen

  • InfotafelnAnz. 8
  • WegweiserAnz. 20
  • AusstellerbadgesAnz. 40
  • StifteAnz. 20
  • KlemmbretterAnz. 6
  • KassenformulareAnz. 100
  • PreisetikettenAnz. 500
  • ArmbänderAnz. 300

Kasse

  • GeldkassettenAnz. 2
  • Bargeld-Wechselgeld
  • BonhefteAnz. 4
  • TaschenrechnerAnz. 2

Reinigung

  • BesensetsAnz. 4
  • BlechdosenAnz. 4
  • WischmopsAnz. 4
  • EimerAnz. 4
  • ReinigungshandschuheAnz. 12
  • AbfallcontainerAnz. 10
  • AbfallgreiferAnz. 4

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KochmesserAnz. 4
  • ZangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlelementeAnz. 24

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Beantrage die Genehmigung und kläre Versicherung, Ort und Route mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Bei einer öffentlichen Strecke können zusätzlich Verkehrs- oder Sicherheitsauflagen entstehen.
  • Lege Verkaufsbedingungen und Standgebühren fest, bevor du das Teilnehmerformular verschickst. Bestätige Standbetreiber spätestens 10 bis 14 Tage vor der Kirmes und schließe danach die Standplatzaufteilung ab.
  • Plane Stromanschlüsse auf dem Lageplan ein und prüfe Verlängerungskabel sowie Kabeltrommeln am Vortag. Rechne pro Anschluss mit ausreichend Kabellänge und sichere Laufwege, damit niemand über Kabel stolpert.
  • Bestelle Toiletten, Marktstände und Partyzelte nicht erst nach den Anmeldungen. Für 50 Gäste sind mindestens 2 Toiletten sinnvoll; bei längerer Dauer oder deutlich mehr Besuchern brauchst du entsprechend mehr Kapazität.
  • Kaufe haltbare Vorräte 3 bis 5 Tage vorher und fülle Kühlboxen erst am Veranstaltungstag. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen; besondere Ernährungswünsche sollten spätestens eine Woche vorher erfasst sein.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Kirmes mit Flohmarkt anmelden?
Beginne 8 bis 12 Wochen vor dem Termin mit Genehmigung, Versicherung und Streckenplanung. Für größere öffentliche Flächen oder gesperrte Straßen solltest du eher 12 Wochen einplanen.
Wie viele Toiletten braucht eine Kirmes mit Flohmarkt?
Für etwa 50 Gäste sind mindestens 2 Toiletten ein praktikabler Richtwert. Bei mehr als 50 Personen oder einer Veranstaltungsdauer von über 4 Stunden solltest du zusätzliche Kapazität bestellen.
Wann sollte man die Flohmarktstände bestätigen?
Bearbeite die Anmeldungen laufend und bestätige die Standbetreiber spätestens 10 bis 14 Tage vor der Kirmes. Danach kannst du Lageplan, Standplatzaufteilung und Parkinformationen zuverlässig verschicken.
Wie viel Getränke braucht man für eine Kirmes?
Für die erste Stunde kannst du 2 bis 3 Getränke pro Person kalkulieren. Ergänze die Planung um Kaffee und Wasser und stelle Kühlboxen erst am Veranstaltungstag vollständig bereit, damit die Getränke kalt bleiben.

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