Checklist para organizar una exposición sin imprevistos

Organizar una exposición implica mucho más que colgar las obras. Primero hay que cerrar el espacio, la fecha y la participación de los expositores; después llegan los registros, textos, precios, invitaciones y logística. Durante el montaje necesitarás controlar la iluminación, el mobiliario, el transporte y cualquier daño en las piezas. Esta checklist reúne las 72 tareas y 46 materiales del plan para que sepas qué preparar y en qué orden.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el espacio de exposición
Fijar la fecha de la exposición
2 personas
Confirmar los expositores participantes
2 personas
Enviar información a los expositores
Reunir las participaciones y formatos
2 personas
Registrar obras de arte
2 personas
Compilar listas de títulos
2 personas
Escribir pies de foto
2 personas
Elaborar la lista de precios
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la exposición en línea
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Pedir el catering
Comprobar los suministros necesarios
2 personas
Reservar materiales de apoyo
Planificar el transporte de obras
2 personas
Enviar nota de prensa
Publicar mensajes en redes sociales
Hacer la compra
2 personas
Recoger las obras de arte
3 personas
Revisar las obras de arte
2 personas
Rellenar los formularios de daños
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Medir paredes y recorrido
2 personas
Trazar la distribución de la exposición
3 personas
Colocar mesas y sillas
3 personas
Montar las paredes de exposición
4 personas
Colocar pedestales y vitrinas
3 personas
Ajustar la iluminación
2 personas
Colgar obras de arte
4 personas
Montar las obras de arte
3 personas
Confirmar los subtítulos
2 personas
Colocar los paneles informativos
2 personas
Montar el mostrador de recepción
2 personas
Preparar la administración de ventas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Señalizar la entrada y la ruta
2 personas
Comprobar los baños
Realizar el control de seguridad
2 personas

Evento

Atender la recepción
2 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
Realizar las visitas guiadas
2 personas
Dar el discurso de apertura
2 personas
Servir el catering
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
Recoger la vajilla
2 personas
Mantener ordenado el espacio de exposición
2 personas
Revisar las obras de arte
2 personas
Procesar los formularios de venta
Despedir a los visitantes
2 personas
Cerrar la caja
2 personas
Asegurar las obras de arte
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Retirar la decoración
3 personas
Desmontar los paneles de exposición
4 personas
Empaquetar las obras de arte
4 personas
Devolver las obras de arte
3 personas
Limpiar completamente el lugar
3 personas
Recoger y retirar la basura
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el material de recepción
2 personas
Transmitir los datos de ventas
Informar a los expositores sobre la venta
Enviar agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Paredes de exposicióncant. 12
Pedestalescant. 8
Vitrinascant. 3
Mesascant. 6
Sillascant. 40
Percheroscant. 2
Papeleracant. 6
Mostrador de recepción

Equipo

Portátilcant. 2
Impresora
Terminal de pago
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Escalerascant. 2
Maletines de herramientascant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Lámparas de piecant. 4
Divisores de luzcant. 8

Vajilla

Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 60
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarrascant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Pinzas para servircant. 6
Termoscant. 4

Decoración

Mantelescant. 8
Plantascant. 10
Marcos de fotoscant. 6
Canaletas para cablescant. 12

Comunicación

Paneles informativoscant. 6
Flechas de direccióncant. 12
Tarjetas de nombrecant. 30
Formularios de registrocant. 150
Formularios de ventacant. 50
Bolígrafoscant. 30

Limpieza

Aspiradora
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de limpiezacant. 20
Escobas de manocant. 3
Recogedor y escobacant. 3

Catering

Compras

Consejos

Fija la fecha y reserva el espacio con al menos 8 a 12 semanas de antelación. Antes de anunciar nada, confirma el horario de acceso, las medidas de las paredes y si puedes usar escaleras, focos o cables alargadores.
Pide a cada expositor los datos de sus obras entre 4 y 6 semanas antes. Reúne títulos, formatos, pies de foto, precios y preferencias de montaje en una sola plantilla para evitar correcciones durante la instalación.
Planifica el transporte de las obras por separado y deja entre 2 y 3 horas para recibirlas, revisarlas y completar los formularios de daños. Haz las fotografías del estado de cada pieza antes de moverla al espacio de exposición.
Envía las invitaciones y publica la exposición en línea entre 3 y 4 semanas antes. Si habrá catering, cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas como mínimo 7 días antes para calcular bebidas, vajilla y comida.
Haz una prueba técnica el día anterior: comprueba el portátil, la impresora, el terminal de pago, las regletas y la iluminación. Reserva al menos 60 minutos al final del montaje para limpiar el espacio y revisar que recepción, precios y etiquetas estén listos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una exposición?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes de la inauguración. Ese margen permite reservar el espacio, confirmar a los expositores, reunir la información de las obras y preparar la difusión sin trabajar con urgencia.
¿Cuándo hay que pedir las obras para una exposición?: Solicita la entrega o recogida entre 2 y 3 semanas antes del montaje. Así tendrás tiempo para revisar cada pieza, registrar posibles daños y resolver problemas de transporte o documentación antes de instalarla.
¿Cuándo se deben enviar las invitaciones de una exposición?: Envíalas entre 3 y 4 semanas antes de la fecha prevista. Si necesitas gestionar inscripciones o preferencias dietéticas, fija una fecha límite 7 días antes para poder cerrar el catering y las compras.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una exposición?: Reserva como mínimo medio día para una exposición pequeña y una jornada completa si hay muchas obras, vitrinas o iluminación. Añade 60 minutos finales para comprobar etiquetas, precios, terminal de pago, limpieza y recepción.

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