LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Expositie organiseren: checklist en planning

Een expositie organiseren vraagt meer dan werken ophangen en bezoekers uitnodigen. Je moet vooraf ruimte, datum en exposanten vastleggen, inzendingen registreren en informatie voor titellijsten, bijschriften en verkoop klaarzetten. Plan daarnaast transport, verlichting, betaalmogelijkheden en catering op tijd. Met deze checklist houd je de voorbereiding overzichtelijk en voorkom je dat praktische zaken pas tijdens de opbouw aan het licht komen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Expositieruimte reserveren

  • Expositiedatum vastleggen

    2 personen

  • Deelnemende exposanten bevestigen

    2 personen

  • Exposanteninformatie versturen

  • Inzendingen en formaten verzamelen

    2 personen

  • Kunstwerken registreren

    2 personen

  • Titellijsten samenstellen

    2 personen

  • Bijschriften schrijven

    2 personen

  • Prijslijst samenstellen

  • Uitnodigingen ontwerpen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Expositie online publiceren

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Catering bestellen

  • Benodigdheden controleren

    2 personen

  • Hulpmiddelen reserveren

  • Transport van werken plannen

    2 personen

  • Persbericht versturen

  • Socialmediaberichten plaatsen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Kunstwerken ophalen

    3 personen

  • Kunstwerken controleren

    2 personen

  • Schadeformulieren invullen

    2 personen

  • Ruimte schoonmaken

    3 personen

  • Wanden en looproute meten

    2 personen

  • Tentoonstellingsindeling uitzetten

    3 personen

  • Tafels en stoelen plaatsen

    3 personen

  • Expositiewanden opbouwen

    4 personen

  • Sokkels en vitrines plaatsen

    3 personen

  • Verlichting afstellen

    2 personen

  • Kunstwerken ophangen

    4 personen

  • Kunstwerken opstellen

    3 personen

  • Bijschriften bevestigen

    2 personen

  • Informatieborden plaatsen

    2 personen

  • Ontvangstbalie inrichten

    2 personen

  • Verkoopadministratie klaarleggen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Koffie en thee voorbereiden

    2 personen

  • Hapjes klaarzetten

    2 personen

  • Garderobe inrichten

    2 personen

  • Entree en route bewegwijzeren

    2 personen

  • Toiletten controleren

  • Veiligheidscontrole uitvoeren

    2 personen

Event

  • Ontvangstbalie bemannen

    2 personen

  • Bezoekers registreren

    2 personen

  • Bezoekers welkom heten

    2 personen

  • Rondleidingen verzorgen

    2 personen

  • Openingstoespraak verzorgen

    2 personen

  • Catering serveren

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Koffie en thee bijvullen

  • Servies verzamelen

    2 personen

  • Expositieruimte netjes houden

    2 personen

  • Kunstwerken controleren

    2 personen

  • Verkoopformulieren verwerken

  • Bezoekers uitzwaaien

    2 personen

  • Kassa afsluiten

    2 personen

  • Kunstwerken veiligstellen

    3 personen

Nazorg

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    2 personen

  • Decoratie verwijderen

    3 personen

  • Expositiewanden afbreken

    4 personen

  • Kunstwerken verpakken

    4 personen

  • Kunstwerken retourneren

    3 personen

  • Locatie volledig schoonmaken

    3 personen

  • Afval verzamelen en afvoeren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Ontvangstmaterialen opbergen

    2 personen

  • Verkoopgegevens doorgeven

  • Exposanten informeren over verkoop

  • Bezoekersbedankje versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Expositiewandenaantal 12
  • Sokkelsaantal 8
  • Vitrinesaantal 3
  • Tafelsaantal 6
  • Stoelenaantal 40
  • Garderoberekkenaantal 2
  • Afvalbakkenaantal 6
  • Ontvangstbalie

Apparatuur

  • Laptopaantal 2
  • Printer
  • Betaalterminal
  • Verlengsnoerenaantal 8
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Laddersaantal 2
  • Gereedschapskoffersaantal 2

Verlichting

  • LED-spotsaantal 12
  • Staande lampenaantal 4
  • Lichtverdelersaantal 8

Servies

  • Glazenaantal 120
  • Koffiekopjesaantal 60
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100
  • Karaffenaantal 12

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Koelboxenaantal 4
  • Serveerbladenaantal 8
  • Opscheptangenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 4

Decoratie

  • Tafelkledenaantal 8
  • Plantenaantal 10
  • Fotolijstenaantal 6
  • Kabelgotenaantal 12

Communicatie

  • Informatiebordenaantal 6
  • Richtingspijlenaantal 12
  • Naamkaartjesaantal 30
  • Registratieformulierenaantal 150
  • Verkoopformulierenaantal 50
  • Pennenaantal 30

Schoonmaak

  • Stofzuiger
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 3
  • Schoonmaakdoekenaantal 20
  • Handvegersaantal 3
  • Stoffer en blikaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Begin met de ruimte en de datum voordat je communicatie maakt. Reserveer de expositieruimte, bevestig de exposanten en verzamel daarna formaten en aantallen; zo weet je hoeveel expositiewanden, sokkels en vitrines nodig zijn.
  • Leg per kunstwerk een registratie vast met maker, titel, afmetingen, materiaal en eventuele verkoopinformatie. Controleer de werken bij ontvangst en vul schadeformulieren direct in, niet pas na afloop.
  • Maak de publieksinformatie uiterlijk twee tot drie weken voor de opening definitief. Titellijsten, bijschriften, prijslijsten, uitnodigingen en online berichten moeten dezelfde namen, titels en prijzen bevatten.
  • Plan de opbouw als een apart transport- en techniekmoment. Reserveer hulpmiddelen, controleer ladders en gereedschapskoffers en test LED-spots, verlengsnoeren, stekkerdozen en betaalterminal vóór de opening.
  • Tel catering niet alleen per bezoeker, maar ook per serveermoment. Controleer dieetwensen, bestel glazen, kopjes, borden en bestek en test koffiezetapparaten, waterkokers en thermoskannen minimaal één dag eerder.

Veelgestelde vragen

Wanneer moet ik een expositie organiseren en beginnen met plannen?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de openingsdatum. Reserveer in de eerste week de ruimte en leg de datum vast; plan transport, communicatie en catering daarna met duidelijke deadlines.
Hoe lang van tevoren stuur ik uitnodigingen voor een expositie?
Stuur uitnodigingen ongeveer 2 tot 3 weken voor de opening. Verstuur een herinnering 3 tot 5 dagen vooraf en verwerk aanmeldingen en dieetwensen doorlopend.
Wanneer moet ik kunstwerken voor een expositie ophalen?
Plan het ophalen of aanleveren 3 tot 7 dagen vóór de opbouw. Controleer elk werk bij ontvangst, registreer eventuele schade en bewaar de gegevens bij de juiste exposant.
Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een expositie?
Reserveer minimaal 4 tot 8 uur voor een kleine tot middelgrote expositie, afhankelijk van het aantal werken en vitrines. Plan daarna minstens 1 uur voor schoonmaak, een lichttest en controle van bijschriften en prijslijsten.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!