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Checklist pour organiser une exposition

Organiser une exposition demande de coordonner les œuvres, les exposants, le lieu et l’accueil du public dans le bon ordre. Commence par réserver l’espace et fixer la date, puis confirme les participants et rassemble les formats nécessaires. Les légendes, les prix, les invitations et la communication doivent être prêts avant l’ouverture des inscriptions. Cette checklist couvre aussi les oublis fréquents : transport des œuvres, formulaires de dommages, matériel technique, besoins alimentaires et nettoyage final.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Réserver l'espace d'exposition

  • Fixer la date de l’exposition

    2 personnes

  • Confirmer les exposants participants

    2 personnes

  • Envoyer les informations aux exposants

  • Rassembler les candidatures et les formats

    2 personnes

  • Enregistrer les œuvres d’art

    2 personnes

  • Établir les listes de titres

    2 personnes

  • Rédiger les légendes

    2 personnes

  • Établir la liste des prix

  • Concevoir les invitations

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Publier l’exposition en ligne

  • Traiter les inscriptions

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Commander le catering

  • Vérifier le matériel nécessaire

    2 personnes

  • Réserver le matériel

  • Planifier le transport des œuvres

    2 personnes

  • Envoyer le communiqué de presse

  • Publier des messages sur les réseaux sociaux

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Récupérer les œuvres d’art

    3 personnes

  • Contrôler les œuvres

    2 personnes

  • Remplir les formulaires de dommages

    2 personnes

  • Nettoyer l’espace

    3 personnes

  • Mesurer les murs et le parcours

    2 personnes

  • Mettre en place la disposition de l'exposition

    3 personnes

  • Installer les tables et les chaises

    3 personnes

  • Monter les murs d'exposition

    4 personnes

  • Installer les socles et les vitrines

    3 personnes

  • Régler l’éclairage

    2 personnes

  • Accrocher les œuvres

    4 personnes

  • Installer les œuvres d'art

    3 personnes

  • Valider les légendes

    2 personnes

  • Placer les panneaux d’information

    2 personnes

  • Aménager le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Préparer la comptabilité des ventes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

  • Préparer les en-cas

    2 personnes

  • Aménager le vestiaire

    2 personnes

  • Balisage de l’entrée et du parcours

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Effectuer le contrôle de sécurité

    2 personnes

Événement

  • Tenir le comptoir d’accueil

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    2 personnes

  • Accueillir les visiteurs

    2 personnes

  • Assurer les visites guidées

    2 personnes

  • Prononcer le discours d'ouverture

    2 personnes

  • Servir le service traiteur

    3 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Réapprovisionner le café et le thé

  • Rassembler la vaisselle

    2 personnes

  • Maintenir l’espace d’exposition en ordre

    2 personnes

  • Contrôler les œuvres

    2 personnes

  • Traiter les formulaires de vente

  • Saluer les visiteurs à leur départ

    2 personnes

  • Clôturer la caisse

    2 personnes

  • Mettre les œuvres en sécurité

    3 personnes

Suivi

  • Ranger le service traiteur

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Retirer la décoration

    3 personnes

  • Démonter les cloisons d'exposition

    4 personnes

  • Emballer les œuvres d’art

    4 personnes

  • Renvoyer les œuvres d'art

    3 personnes

  • Nettoyer entièrement le lieu

    3 personnes

  • Collecter et évacuer les déchets

    2 personnes

  • Restituer le matériel emprunté

    2 personnes

  • Ranger le matériel d’accueil

    2 personnes

  • Transmettre les données de vente

  • Informer les exposants sur la vente

  • Envoyer un message de remerciement aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Murs d’expositionqté 12
  • Soclesqté 8
  • Vitrinesqté 3
  • Tablesqté 6
  • Chaisesqté 40
  • Portantsqté 2
  • Poubellesqté 6
  • Accueil

Équipement

  • Ordinateur portableqté 2
  • Imprimante
  • Terminal de paiement
  • Rallongesqté 8
  • Multiprisesqté 6
  • Échellesqté 2
  • Boîtes à outilsqté 2

Éclairage

  • Projecteurs LEDqté 12
  • Lampadairesqté 4
  • Répartiteurs de lumièreqté 8

Vaisselle

  • Verresqté 120
  • Tasses à caféqté 60
  • Assiettesqté 100
  • Couvertsqté 100
  • Carafesqté 12

Cuisine

  • Machines à caféqté 2
  • Bouilloiresqté 2
  • Glacièresqté 4
  • Plateaux de serviceqté 8
  • Pince de serviceqté 6
  • Thermosqté 4

Décoration

  • Nappesqté 8
  • Plantesqté 10
  • Cadres photoqté 6
  • Goulottes de câblesqté 12

Communication

  • Panneaux d'informationqté 6
  • Flèches directionnellesqté 12
  • Badges nominatifsqté 30
  • Formulaires d’inscriptionqté 150
  • Formulaires de venteqté 50
  • Stylosqté 30

Nettoyage

  • Aspirateur
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Chiffons de nettoyageqté 20
  • Balais à mainqté 3
  • Balayette et pelleqté 3

Catering

  • Courses

Conseils

  • Réserve l’espace et fixe la date avant d’annoncer l’exposition : garde au moins 6 à 8 semaines pour confirmer les exposants, préparer les œuvres et envoyer les invitations.
  • Demande à chaque exposant les titres, formats et besoins particuliers dès la confirmation. Utilise ces informations pour établir les listes d’œuvres, rédiger les légendes et vérifier que les murs, socles ou vitrines conviennent.
  • Prépare l’accueil au moins une semaine avant l’ouverture : teste l’ordinateur, l’imprimante et le terminal de paiement, puis vérifie les rallonges, multiprises et l’éclairage sur place.
  • Organise le transport des œuvres avec une date et une personne responsables pour chaque trajet. À la réception, contrôle l’état de chaque pièce et remplis immédiatement un formulaire de dommages si nécessaire.
  • Ne commande pas le catering au dernier moment : recueille les besoins alimentaires avant la commande et prévois la vaisselle, les carafes, les thermos et les plateaux de service pour le nombre attendu de visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une exposition ?
Prévois au minimum 6 semaines pour une petite exposition et 2 à 3 mois si plusieurs exposants participent. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les œuvres, organiser le transport et communiquer l’événement.
Quand faut-il envoyer les invitations pour une exposition ?
Envoie les invitations 3 à 4 semaines avant l’ouverture. Prépare les visuels et les informations pratiques au moins une semaine plus tôt afin de pouvoir corriger les horaires, l’adresse ou les modalités d’inscription.
Quand récupérer les œuvres avant une exposition ?
Récupère les œuvres 3 à 7 jours avant l’installation, selon leur nombre et la distance à parcourir. Contrôle chaque pièce à la réception et note immédiatement tout dommage sur le formulaire prévu.
Quel matériel prévoir pour l’accueil d’une exposition ?
Prévois un ordinateur portable, une imprimante et un terminal de paiement, ainsi que des rallonges et multiprises. Ajoute une table d’accueil, des chaises et un éclairage testé sur place au moins 24 heures avant l’ouverture.

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