Checklist para organizar una competición de patinaje

Una competición de patinaje necesita más que una pista y participantes. Antes de anunciarla, tendrás que cerrar el formato, el reglamento, los permisos, el seguro y el equipo de jueces. Después vienen las inscripciones, los voluntarios, el sonido, la seguridad y la preparación del recinto. Esta checklist reúne 74 tareas y 56 materiales para que sepas qué resolver primero y qué confirmar durante la última semana.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Reservar el recinto de la competición
Definir el formato de la competición
3 personas
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Definir el jurado
Redactar el reglamento del concurso
2 personas
Registrar contacto de primeros auxilios
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Diseñar material promocional
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la competición en línea
Procesar las inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Encargar premios y copas
Reservar sonido y micrófono
Reservar materiales de construcción
Asignar voluntarios
2 personas
Hacer las listas de salida
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir tarjetas de competición
Confirmar participantes
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
3 personas
Reunir los materiales
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Inspeccionar el recinto de competición
3 personas
Barrer el recinto
3 personas
Comprobar los obstáculos
3 personas
Delimitar la zona de competición
4 personas
Montar la mesa del jurado
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Conectar el sonido
2 personas
Instalar la iluminación
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Hacer el briefing con el jurado
5 personas
Realizar la sesión informativa para voluntarios
8 personas

Evento

Inscribir participantes
4 personas
Repartir dorsales
2 personas
Comprobar las protecciones
2 personas
Recibir al público
3 personas
Dar la explicación de apertura
Guiar el calentamiento
2 personas
Dirigir la ronda preliminar
5 personas
Servir las bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Recopilar las tarjetas del jurado
2 personas
Procesar los resultados provisionales
2 personas
Coordinar las semifinales
5 personas
Anunciar a los finalistas
Coordinar la final
5 personas
Informar al público
Vigilar la seguridad alrededor de la pista
3 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Fotografiar a los ganadores
Despedida de los participantes
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Silenciar el sonido
2 personas
Desmontar el material de competición
5 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
4 personas
Entregar la ubicación
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
2 personas
Compartir fotos
Comprobar los materiales
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Recoger los gastos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 8
Sillascant. 24
Mesas de cervezacant. 4
Carpas de fiestacant. 3
Papeleracant. 8
Carpas para vestuarioscant. 2

Material deportivo

Monopatinescant. 6
Rampas para patinescant. 2
Carriles de deslizamientocant. 3
Caja de diversión
Quarterpipe
Cascos de proteccióncant. 12
Rodillerascant. 12
Coderascant. 12
Muñequerascant. 12
Dorsalescant. 80
Tarjetas del juradocant. 100
Cronómetroscant. 4
Cintas métricascant. 2
Piezas de escenariocant. 3

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 20
Cinta de balizamientocant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Compresas fríascant. 12
Señales de advertenciacant. 8

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 2
Mesa de mezclas
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Portátilescant. 2
Baterías externascant. 4

Iluminación

Focos LED de obracant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6

Decoración

Pósters del concursocant. 20
Carteles direccionalescant. 12
Banners de patrocinadorescant. 8
Telón de escenario

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Jarras de cafécant. 3
Termoscant. 4

Cocina

Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 2
Máquinas de cafécant. 2
Bandejas de distribucióncant. 6
Pinzascant. 6
Tablas de cortarcant. 3
Cuchilloscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Cuboscant. 4
Fregonascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el formato y el reglamento antes de abrir las inscripciones. Define las categorías, el sistema de puntuación, los tiempos y los criterios de desempate para que las tarjetas del jurado y las listas de salida coincidan.
Empieza los permisos, el seguro y el contacto de primeros auxilios con varias semanas de margen. No esperes a tener el número definitivo de participantes: estos trámites suelen bloquear el resto de la organización.
Fija una fecha límite de inscripción y confirma a cada participante después de procesar los formularios. Recoge también las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, no el día de la competición.
Asigna a cada voluntario una función y un horario concreto. Para el montaje, el control de accesos, las listas de salida, la zona de vestuarios y el desmontaje, prepara un plan de trabajo impreso y entrégalo antes de empezar.
Revisa el recinto y el material al menos un día antes. Comprueba rampas, carriles, protecciones, vallas, botiquines, altavoces, micrófonos, cables y regletas; además, consulta el pronóstico del tiempo si hay zonas exteriores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una competición de patinaje?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el recinto, comprueba permisos y seguro, define el formato y abre las inscripciones cuando el reglamento y el jurado estén confirmados.
¿Cuándo se deben cerrar las inscripciones para una competición de patinaje?: Cierra las inscripciones entre 7 y 10 días antes del evento. Así tendrás tiempo para procesar los datos, confirmar participantes, preparar dorsales y elaborar las listas de salida.
¿Cuántos voluntarios hacen falta en una competición de patinaje?: Como punto de partida, calcula 1 voluntario por cada 10 a 15 participantes, además de una persona responsable de coordinación. Añade apoyo para el montaje, el control del público, los vestuarios, la zona de primeros auxilios y el desmontaje.
¿Cuándo hay que preparar el material de una competición de patinaje?: Reúne y revisa todo el material entre 24 y 48 horas antes. Comprueba especialmente cascos y protecciones, tarjetas del jurado, cronómetros, cintas métricas, sonido, cables, vallas y botiquines.

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