Checklist para organizar una competición de marcha

Organizar una competición de marcha requiere coordinar la ruta, los permisos, las inscripciones y varios equipos el mismo día. Empieza definiendo las distancias y los puntos de control antes de reservar la salida, porque esos datos condicionan la seguridad y el número de voluntarios. Después, confirma participantes, personal de primeros auxilios, dorsales, mapas y premios. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a detectar lo que suele quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la ruta y las distancias
2 personas
Reservar la ubicación de salida
Notificar el evento al ayuntamiento
Solicitar permisos de ruta
Recopilar puntos de tráfico
2 personas
Reclutar voluntarios
2 personas
Crear el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Enviar confirmaciones a los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Asignar voluntarios
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
Comprobar definitivamente la ruta
2 personas
Preparar la distribución de salida y meta
2 personas
Diseñar los dorsales
Preparar los mapas de la ruta
2 personas
Imprimir la lista de participantes
Imprimir los dorsales
2 personas
Preparar las etiquetas de medallas
2 personas
Encargar premios y medallas
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Almacenar bebidas y productos refrigerados
2 personas
Reunir los materiales
3 personas
Preparar los paquetes de ruta por correo
3 personas
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo

Evento

Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar la seguridad del recinto
3 personas
Montar las carpas
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
2 personas
Montar la mesa de catering
3 personas
Preparar café y té
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Colocar flechas de ruta
5 personas
Montar puestos de control
4 personas
Colocar señales de seguridad
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Recibir a los voluntarios
2 personas
Instruir a los voluntarios
3 personas
Repartir dorsales
4 personas
Gestionar las inscripciones tardías
2 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
3 personas
Dar instrucciones de apertura
Iniciar la competición de marcha
3 personas
Cubrir los puestos de control
8 personas
Registrar a los participantes en la meta
3 personas
Entregar medallas a los finalistas
3 personas
Repartir agua y fruta
4 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer café y té
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar periódicamente las flechas de ruta
3 personas
Hacer seguimiento de los participantes ausentes
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Gestionar la entrega de premios
3 personas
Cerrar el programa de llegada
2 personas
Dar de baja los puestos de ruta
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
5 personas
Retirar señales de tráfico
3 personas
Recoger el catering
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar las carpas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Comprobar el material de primeros auxilios
Reunir material para participantes
2 personas
Clasificar los materiales
3 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
2 personas
Repasar la ruta de nuevo
2 personas
Registrar objetos perdidos
Publicar los resultados
Enviar agradecimiento a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 4
Mantelescant. 8

Material deportivo

Flechas de rutacant. 120
Cintas de marcajecant. 12
Puntos de rutacant. 30
Dorsalescant. 200
Imperdiblescant. 400
Cintas de medallacant. 180
Medallascant. 180
Premioscant. 6
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 12
Bolígrafoscant. 30
Sacapuntascant. 4
Calculadorascant. 2
Mapas de rutacant. 220
Banners de salida y llegadacant. 2
Vallas de separacióncant. 12
Conos de tráficocant. 20
Chalecos reflectantescant. 25
Walkie-talkiescant. 10
Silbatoscant. 12
Linternascant. 12
Paraguascant. 10
Cajonescant. 20
Bolsas para los puntos de rutacant. 12

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Bateríascant. 40
Cargadores móvilescant. 6
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 8
Teterascant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 220
Cubiertoscant. 220
Tazas de cafécant. 100
Bandejascant. 8
Jarras de aguacant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Jarras medidorascant. 3
Elementos de la nevera portátilcant. 20

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Guantes desechablescant. 100
Desinfectante de manoscant. 8
Pañueloscant. 20

Iluminación

Lámparas LEDcant. 10
Cables de lucescant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Carteles direccionalescant. 20
Carteles informativoscant. 8
Pizarrascant. 4

Limpieza

Escobacant. 3
Papelelerascant. 12
Cubos de limpiezacant. 3
Fregonascant. 3
Esponjas de limpiezacant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Toallascant. 20

Catering

Compras

Consejos

Define la ruta y las distancias antes de abrir las inscripciones. Marca los puntos de tráfico y solicita los permisos necesarios con varias semanas de margen, ya que una modificación tardía puede afectar a la salida y a los voluntarios.
Calcula los puestos de ruta según la distancia y el recorrido, no solo según el número de participantes. Prepara para cada punto sus bolsas, flechas, cintas de marcaje, mapas y un medio de comunicación.
Cierra las inscripciones antes de imprimir dorsales y listas. Envía las confirmaciones y recopila las preferencias dietéticas con al menos 5 días de antelación para poder ajustar la compra y el avituallamiento.
Asigna a cada voluntario una función y una ubicación concreta. Reserva también personal de primeros auxilios y entrega chalecos reflectantes, walkie-talkies o silbatos antes de que comience la salida.
Haz una comprobación definitiva de la ruta el día anterior y prepara la distribución de salida y meta. Deja reunidos dorsales, imperdibles, cronómetros, premios, medallas, mapas y material de señalización en cajas separadas por zona.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir los permisos para una competición de marcha?: Tramita la notificación al ayuntamiento y los permisos de ruta en cuanto la ruta y las distancias estén definidas, preferiblemente varias semanas antes. Así tendrás margen para corregir puntos de tráfico o condiciones exigidas por la administración.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y enviar las confirmaciones?: Cierra las inscripciones al menos 5 días antes de la marcha si necesitas imprimir dorsales, listas y mapas. Envía las confirmaciones después de revisar los datos y recoge en ese momento las preferencias dietéticas.
¿Cuántos voluntarios se necesitan para una competición de marcha?: No existe una cifra fija: depende del número de puntos de ruta, la distancia y los cruces de tráfico. Asigna como mínimo una persona por punto de control y añade personal para salida, meta, inscripciones y apoyo de primeros auxilios.
¿Cuándo hay que preparar los dorsales, las medallas y los premios?: Encarga premios y medallas con varias semanas de margen y prepara las etiquetas antes del día del evento. Imprime los dorsales y la lista de participantes cuando las inscripciones estén cerradas, idealmente entre 2 y 5 días antes.

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