Organiser une marche compétitive sans rien oublier

Une marche compétitive demande une préparation précise, car l’itinéraire, les autorisations et la sécurité doivent être réglés avant d’ouvrir les inscriptions. Cette checklist suit l’ordre utile : parcours, démarches, participants, bénévoles, ravitaillement et installation. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés, comme les dossards, les cartes, les talkies-walkies et le stockage des boissons au frais. Utilisez-la pour répartir les responsabilités et vérifier les derniers éléments avant le départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer l'itinéraire et les distances
2 personnes
Réserver le lieu de départ
Déclarer l’événement à la mairie
Demander les autorisations d’itinéraire
Recenser les points de circulation
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Envoyer les confirmations des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Assurer la présence des secours
Vérifier définitivement l’itinéraire
2 personnes
Créer l’organisation du départ et de l’arrivée
2 personnes
Concevoir les dossards
Préparer les cartes d'itinéraire
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Imprimer les dossards
2 personnes
Préparer les étiquettes de médaille
2 personnes
Commander les prix et médailles
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Stocker les boissons et les produits réfrigérés
2 personnes
Rassembler le matériel
3 personnes
Préparer les kits d'itinéraire par courrier
3 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Vérifier les prévisions météo

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier la sécurité du site
3 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Installer les flèches d'orientation
5 personnes
Installer les postes de contrôle
4 personnes
Installer les panneaux de sécurité
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Accueillir les bénévoles
2 personnes
Briefer les bénévoles
3 personnes
Distribuer les dossards
4 personnes
Traiter les inscriptions tardives
2 personnes
Accompagner les participants au départ
3 personnes
Donner les consignes d'ouverture
Lancer la course à pied
3 personnes
Affecter du personnel aux points de contrôle
8 personnes
Enregistrer les participants à l’arrivée
3 personnes
Remettre les médailles aux finishers
3 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Contrôler les flèches de parcours en cours de route
3 personnes
Vérifier les participants portés manquants
2 personnes
Vérifier les résultats
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Finaliser le programme d’arrivée
2 personnes
Clôturer les postes du parcours
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
5 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
3 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Vérifier le matériel de premiers secours
Rassembler le matériel des participants
2 personnes
Trier les matériaux
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes
2 personnes
Reparcourir le parcours
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Publier les résultats
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 8

Matériel de sport

Flèches de directionqté 120
Rubans de marquageqté 12
Piquets de parcoursqté 30
Numéros de départqté 200
Épingles de sûretéqté 400
Rubans de médailleqté 180
Médaillesqté 180
Prixqté 6
Chronomètresqté 4
Presse-papiersqté 12
Stylosqté 30
Tailleurs de crayonsqté 4
Calculatricesqté 2
Cartes d'itinéraireqté 220
Bannières de départ et d’arrivéeqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Plots de circulationqté 20
Gilets de sécuritéqté 25
Talkies-walkiesqté 10
Siffletsqté 12
Lampes de pocheqté 12
Parapluiesqté 10
Caissesqté 20
Sacs pour les postes du parcoursqté 12

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Pilesqté 40
Chargeurs mobilesqté 6
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettesqté 220
Couvertsqté 220
Tasses à caféqté 100
Plateauxqté 8
Carafes d’eauqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 4
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Éléments de glacièreqté 20

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Gants jetablesqté 100
Gel hydroalcooliqueqté 8
Mouchoirsqté 20

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneaux indicateursqté 20
Panneaux d’informationqté 8
Panneaux en ardoiseqté 4

Nettoyage

Balaiqté 3
Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Éponges de nettoyageqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Serviettesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Commencez par fixer l’itinéraire, les distances et le lieu de départ, puis prévoyez les démarches en mairie et les autorisations de parcours suffisamment tôt : certaines demandes nécessitent plusieurs semaines.
Ne vous contentez pas de recruter des bénévoles : attribuez à chacun un poste précis, notamment aux points de circulation, au départ, à l’arrivée et aux postes du parcours. Prévoyez aussi un moyen de communication entre les équipes.
Fermez les inscriptions avant le jour J, imprimez la liste des participants et préparez les dossards avec des épingles de sûreté. Gardez une petite réserve vierge pour les corrections ou les inscriptions tardives.
Vérifiez le parcours une dernière fois avant l’événement et installez les flèches, rubans de marquage, piquets, plots et barrières selon un plan partagé avec les bénévoles.
Achetez et rassemblez le matériel plusieurs jours avant la marche. Stockez les boissons et les produits réfrigérés au moment prévu, puis répartissez les fournitures dans des sacs distincts pour chaque poste du parcours.

Questions fréquentes

Quand faut-il déclarer une marche compétitive à la mairie ?: Contactez la mairie dès que l’itinéraire et le lieu de départ sont définis, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Le délai exact dépend de la commune et des autorisations nécessaires.
Combien de bénévoles faut-il pour une marche compétitive ?: Le nombre dépend de la longueur du parcours et des points de circulation, mais prévoyez au minimum une personne par poste identifié, plus une équipe pour le départ, l’arrivée et le ravitaillement. Faites la répartition définitive au moins 7 jours avant.
Quand préparer les dossards et les cartes d’itinéraire ?: Préparez les modèles après la clôture des inscriptions, puis imprimez les dossards, la liste des participants et les cartes quelques jours avant la marche. Gardez une marge d’au moins 10 % pour les erreurs ou remplacements.
Que faut-il vérifier la veille d’une marche compétitive ?: Contrôlez l’itinéraire, les autorisations, la présence des secours, les bénévoles et le matériel de signalisation. Regroupez aussi les boissons, les produits réfrigérés et les sacs des postes avant la veille au soir.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.