Wanderrennen organisieren: die vollständige Checkliste

Bei einem Wanderrennen müssen Strecke, Genehmigungen, Helfer und Sicherheitsstellen früh zusammenpassen. Lege zuerst Route und Startort fest, bevor du Einladungen verschickst oder Material bestellst. Später zählen genaue Teilnehmerzahlen, klare Streckenpläne und eine fertige Start- und Zielaufstellung. Diese Checkliste führt dich durch die Reihenfolge – von der Anmeldung bei der Gemeinde bis zu Startnummern, Getränken und Medaillen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Route und Entfernungen festlegen
2 Personen
Startort reservieren
Veranstaltung bei der Gemeinde anmelden
Routen-Genehmigungen beantragen
Verkehrspunkte erfassen
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Anmeldeformular erstellen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmerbestätigungen versenden
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Ersthelfer-Besetzung festlegen
Strecke endgültig überprüfen
2 Personen
Start- und Zielaufstellung erstellen
2 Personen
Startnummern entwerfen
Streckenkarten vorbereiten
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Startnummern drucken
2 Personen
Medaillenetiketten vorbereiten
2 Personen
Preise und Medaillen bestellen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Getränke und Kühlware lagern
2 Personen
Materialien zusammenstellen
3 Personen
Routepakete per Post zusammenstellen
3 Personen
Volunteer-Briefing vorbereiten
2 Personen
Wettervorhersage prüfen

Event

Location öffnen
2 Personen
Gelände auf Sicherheit prüfen
3 Personen
Partyzelte aufbauen
4 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Anmeldebereich einrichten
2 Personen
Cateringtisch einrichten
3 Personen
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
Getränke kalt stellen
2 Personen
Wegweiser aufstellen
5 Personen
Kontrollpunkte einrichten
4 Personen
Sicherheitszeichen aufstellen
3 Personen
Erste-Hilfe-Station einrichten
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Freiwillige empfangen
2 Personen
Freiwillige einweisen
3 Personen
Startnummern ausgeben
4 Personen
Späte Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer zum Start begleiten
3 Personen
Eröffnungsanweisungen geben
Wettlauf starten
3 Personen
Kontrollposten besetzen
8 Personen
Teilnehmer im Ziel registrieren
3 Personen
Finisher-Medaillen überreichen
3 Personen
Wasser und Obst ausgeben
4 Personen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Kaffee und Tee nachfüllen
2 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Wegweiser zwischendurch kontrollieren
3 Personen
Vermisste Teilnehmer nachverfolgen
2 Personen
Ergebnis prüfen
2 Personen
Preisverleihung durchführen
3 Personen
Ankunftsprogramm abschließen
2 Personen
Routenposten abmelden
2 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
5 Personen
Verkehrsschilder entfernen
3 Personen
Catering aufräumen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Partyzelte abbauen
4 Personen
Abfall sammeln
3 Personen
Location reinigen
4 Personen
Erste-Hilfe-Materialien prüfen
Teilnehmendenmaterial sammeln
2 Personen
Materialien sortieren
3 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Übrig gebliebene Einkäufe einlagern
2 Personen
Route erneut abgehen
2 Personen
Fundgegenstände registrieren
Ergebnisse veröffentlichen
Dankeschön an Teilnehmer versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 2
KlappischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 4
TischdeckenAnz. 8

Sportmaterial

WegweiserAnz. 120
AbsperrbänderAnz. 12
StreckenpylonenAnz. 30
StartnummernAnz. 200
SicherheitsnadelnAnz. 400
MedaillenbänderAnz. 180
MedaillenAnz. 180
PreiseAnz. 6
StoppuhrenAnz. 4
KlemmbretterAnz. 12
StifteAnz. 30
BleistiftspitzerAnz. 4
TaschenrechnerAnz. 2
RoutenpläneAnz. 220
Start- und ZielbannerAnz. 2
AbsperrgitterAnz. 12
VerkehrshütchenAnz. 20
SicherheitswestenAnz. 25
FunkgeräteAnz. 10
PfeifenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 12
RegenschirmeAnz. 10
KistenAnz. 20
Taschen für StreckenpostenAnz. 12

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
BatterienAnz. 40
Mobile LadegeräteAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
TellerAnz. 220
BestecksetsAnz. 220
KaffeetassenAnz. 100
TablettsAnz. 8
WasserkannenAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
MessbecherAnz. 3
Kühlbox-ElementeAnz. 20

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
RettungsdeckenAnz. 20
EinweghandschuheAnz. 100
HanddesinfektionsmittelAnz. 8
TaschentücherAnz. 20

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
LichtschläucheAnz. 4

Dekoration

WimpelkettenAnz. 8
WegweiserAnz. 20
InfotafelnAnz. 8
KreidetafelnAnz. 4

Reinigung

BesenAnz. 3
MülleimerAnz. 12
PutzeimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
ReinigungsschwämmeAnz. 12
AbfallgreiferAnz. 4
HandtücherAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Kläre Route, Entfernungen und Genehmigungen mindestens 8 Wochen vorher. Erfasse Verkehrspunkte, Absperrungen und Streckenposten direkt auf dem Routenplan, statt sie erst am Veranstaltungstag zu verteilen.
Plane pro Streckenposten eine klar beschriftete Tasche mit Routenplan, Funkgerät oder Pfeife, Sicherheitsweste und Taschenlampe ein. So fehlen an abgelegenen Punkten nicht plötzlich wichtige Hilfsmittel.
Schließe die Anmeldung spätestens 7 Tage vor dem Wanderrennen. Dann kannst du Startnummern, Teilnehmerliste, Medaillenetiketten sowie Ernährungswünsche noch zuverlässig vorbereiten.
Lege die Helferbesetzung für Start, Ziel, Verkehrspunkte und Erste Hilfe mindestens 14 Tage vorher fest. Eine Ersatzperson pro kritischem Bereich verhindert Lücken bei Krankheit oder Verspätung.
Stelle Getränke und Kühlware am Vortag bereit und kontrolliere die gesamte Materialliste in beschrifteten Kisten. Startnummern, Sicherheitsnadeln, Wegweiser und Absperrmaterial werden sonst besonders häufig vergessen.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich ein Wanderrennen anmelden?: Beginne mindestens 8 Wochen vorher mit der Anmeldung bei der Gemeinde und den Anträgen für Routengenehmigungen. Für Strecken mit Verkehrspunkten solltest du zusätzlich den örtlichen Abstimmungsbedarf einplanen.
Wann sollte ich die Strecke für ein Wanderrennen endgültig prüfen?: Prüfe die Strecke spätestens 7 Tage vor dem Termin vollständig und nach Möglichkeit noch einmal am Vortag. Kontrolliere dabei Wegweiser, Pylonen, Absperrungen, Verkehrshütchen und mögliche Baustellen.
Wie viele Helfer braucht ein Wanderrennen?: Das hängt von Streckenlänge und Verkehrspunkten ab, aber jeder besetzte Kontrollpunkt braucht mindestens eine eingeteilte Person. Ergänze für Start, Ziel und Erste Hilfe jeweils eine feste Besetzung sowie mindestens eine Ersatzperson.
Wann muss ich Startnummern und Medaillen bestellen?: Bestelle Preise, Medaillen und Medaillenbänder mindestens 4 Wochen vor dem Wanderrennen. Drucke Startnummern und Teilnehmerlisten erst nach Ende der Anmeldung, idealerweise 5 bis 7 Tage vor dem Start.

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