Cómo organizar una carrera de juveniles paso a paso

Una carrera de juveniles se organiza en este orden: primero se fija el recorrido y se tramitan los permisos; después se cierra la inscripción y se asignan las funciones; por último se monta el circuito y se verifica todo antes de la salida. El tráfico, los primeros auxilios y el cronometraje no pueden quedar para la última semana. También conviene prever bicicletas averiadas, cambios en las listas de salida y voluntarios que no conozcan su puesto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Definir la ubicación del concurso
2 personas
2
Solicitar permiso de competición
3
Delimitar provisionalmente el recorrido
3 personas
4
Elaborar el plan de tráfico
2 personas
5
Planificar a los reguladores de tráfico
6
Reservar al jurado y al cronometraje
7
Asignar personal de primeros auxilios
8
Comprobar la cobertura del seguro
9
Publicar el formulario de inscripción
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Elaborar las listas de salida
2 personas
14
Enviar información a los participantes
15
Preparar la sesión informativa para voluntarios
2 personas
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Comprobar el material de competición
2 personas
18
Preparar los soportes para bicicletas
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Enfriar bebidas
2 personas
21
Volver a revisar el recorrido
3 personas
22
Colocar las medidas de tráfico
6 personas
23
Montar el arco de salida y meta
4 personas
24
Montar las carpas
4 personas
25
Colocar mesas y sillas
4 personas
26
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
27
Preparar la mesa del jurado
2 personas
28
Montar el punto de catering
3 personas
29
Probar el sistema de sonido
2 personas
30
Comprobar el suministro eléctrico
2 personas
31
Colocar la señalización del recorrido
4 personas
32
Colocar las marcas de curva
3 personas
33
Preparar los dorsales
2 personas
34
Preparar el material de primeros auxilios
2 personas
35
Instruir a los voluntarios
3 personas

Evento

36
Abrir la inscripción
3 personas
37
Repartir dorsales
2 personas
38
Comprobar las licencias y los datos
2 personas
39
Guiar a los corredores hasta la salida
3 personas
40
Instruir al público a lo largo del recorrido
4 personas
41
Dar la señal de inicio
2 personas
42
Registrar el desarrollo de la competición
3 personas
43
Manejar el tablero de sorteos
44
Asegurar el recorrido
8 personas
45
Bloquear el tráfico
8 personas
46
Anotar las llegadas a meta
3 personas
47
Recibir a los corredores
3 personas
48
Rellenar las bebidas
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir bocadillos y fruta
3 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Registrar incidentes
53
Comprobar los resultados
2 personas
54
Preparar los premios
2 personas
55
Coordinar la entrega de premios
4 personas
56
Hacer los últimos anuncios
57
Abrir el recorrido
4 personas

Seguimiento

58
Retirar los materiales de tráfico
6 personas
59
Desmontar el arco de salida y meta
4 personas
60
Desmontar las carpas
4 personas
61
Recoger el mobiliario
4 personas
62
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
63
Limpiar el punto de catering
3 personas
64
Limpiar el recorrido
5 personas
65
Recoger la basura
4 personas
66
Entregar la ubicación
2 personas
67
Devolver los objetos prestados
2 personas
68
Publicar los resultados
69
Agradecer a los participantes
70
Archivar la documentación del permiso
71
Gestionar gastos y facturas
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesas plegablescant. 10
Sillascant. 40
Portabicicletascant. 8
Papeleracant. 8

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 4
Neveras portátilescant. 6
Cronómetroscant. 4
Walkie-talkiescant. 10

Material deportivo

Dorsalescant. 120
Portanúmeroscant. 120
Platos redondos
Bloques de podiocant. 3
Cascabeles de competicióncant. 2
Bombas de bicicleta de repuestocant. 3
Desmontadores de neumáticoscant. 6
Cámaras de aire de repuestocant. 12
Kits de herramientas para bicicletascant. 2

Tráfico y seguridad

Vallas de control de multitudescant. 40
Conos de tráficocant. 40
Cinta de balizamientocant. 8
Señales de tráficocant. 20
Conoscant. 30
Chalecos reflectantescant. 25
Señales de stopcant. 12
Linternascant. 8

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Mantas térmicascant. 12
Guantes desechablescant. 2
Desinfectante de manoscant. 4

Jurado y registro

Listas de salidacant. 20
Hojas de resultadoscant. 20
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores fosforescentescant. 10
Impresora
Papel para impresoracant. 2
Hojas de cronometrajecant. 50

Decoración

Banderines de salida y metacant. 2
Banderascant. 20
Cintas del podiocant. 3

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4
Jarras de servircant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas para servircant. 6
Acumuladores de fríocant. 20
Bandejas de comidacant. 12

Limpieza

Bolsas de basuracant. 100
Papel de cocinacant. 12
Paños de limpiezacant. 20
Limpiador multiusoscant. 4
Lavavajillascant. 3

Catering

Compras

Consejos

Empieza por la ubicación y los permisos: solicita la autorización de competición antes de publicar el formulario de inscripción y deja el recorrido provisional delimitado mientras se revisa el plan de tráfico.
Cierra las inscripciones con tiempo suficiente para preparar dorsales, portanúmeros y listas de salida. Recoge también las preferencias dietéticas y envía a cada participante la información práctica antes del día de la carrera.
Asigna puestos concretos a los voluntarios: reguladores de tráfico, primeros auxilios, salida y meta, avituallamiento y apoyo técnico. Haz una sesión informativa y entrega walkie-talkies a los responsables que necesiten coordinarse durante la prueba.
Comprueba el material de competición y el de seguridad al menos una semana antes. Además de cronómetros, sonido y micrófonos, revisa bombas, cámaras de aire, desmontadores y kits de herramientas para resolver averías básicas.
El día anterior vuelve a recorrer el circuito y confirma señales, conos, vallas, cinta y chalecos reflectantes. Monta carpas, mesas, sillas, soportes para bicicletas y el arco de salida y meta siguiendo un plano, y enfría las bebidas antes de que lleguen los participantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que pedir el permiso para una carrera de juveniles?: Tramítalo antes de anunciar la carrera y de abrir las inscripciones. Reserva como mínimo varias semanas para recibir la autorización, coordinar el plan de tráfico y corregir el recorrido si la administración lo solicita.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una carrera juvenil?: Cierra las inscripciones al menos una semana antes de la prueba para preparar dorsales, listas de salida, preferencias dietéticas y la información para participantes. Si esperas hasta los últimos días, será más difícil ajustar el cronometraje y el personal.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para organizar la carrera?: El número depende del recorrido y del tráfico, pero cada cruce o punto de control debe tener una persona asignada y un responsable de coordinación. Define los puestos antes de la sesión informativa y entrega la lista definitiva como mínimo un día antes.
¿Cuándo se debe revisar el recorrido de una carrera de juveniles?: Haz una primera delimitación durante la planificación y una revisión final el día anterior. Comprueba que las señales, conos, vallas y medidas de tráfico siguen en su sitio y que no hay obstáculos ni cambios que afecten a la seguridad.

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