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Checklist para organizar una carrera de relevos

Una carrera de relevos necesita bastante más que una ruta y varios equipos. Antes de abrir las inscripciones debes fijar el recorrido, definir la salida, la meta y cada punto de cambio, y comprobar permisos y seguro. Después tendrás que coordinar dorsales, voluntarios, cronometraje, primeros auxilios y la información para participantes. Esta checklist reúne el trabajo en el orden adecuado para que el día de la prueba no falte personal en ningún cruce ni material en los relevos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Fijar fecha y ruta

    2 personas

  • Reservar el lugar

  • Comprobar permisos

  • Comprobar el seguro

  • Definir la salida y la meta

    2 personas

  • Determinar los puntos de cambio

    2 personas

  • Elaborar un plan de seguridad

    2 personas

  • Redactar el reglamento para participantes

  • Crear el formulario de inscripción

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Reclutar voluntarios

    2 personas

  • Atender los puestos de cambio

    2 personas

  • Cubrir los puestos de salida y llegada

    2 personas

  • Cubrir los puestos de la ruta

    2 personas

  • Organizar personal de primeros auxilios

  • Organizar cronometradores

    2 personas

  • Asignar números de dorsal

    2 personas

  • Asignar equipos

    2 personas

  • Enviar información a los participantes

  • Comprobar el pronóstico del tiempo

  • Revisar el recorrido

    2 personas

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Ordenar los dorsales

    2 personas

  • Preparar bolsas para voluntarios

    2 personas

  • Imprimir mapas de ruta

Evento

  • Abrir la ubicación

    2 personas

  • Revisar el recorrido

    3 personas

  • Delimitar la zona de salida y llegada

    4 personas

  • Marcar los puntos de cambio

    4 personas

  • Colocar flechas de ruta

    3 personas

  • Montar mesas y carpas

    4 personas

  • Montar la inscripción

    2 personas

  • Preparar la restauración

    3 personas

  • Probar la música y el micrófono

    2 personas

  • Montar un puesto de primeros auxilios

    2 personas

  • Instruir a los voluntarios

    2 personas

  • Repartir dorsales

    3 personas

  • Confirmar los equipos y el orden de relevos

    2 personas

  • Recepción de participantes

    3 personas

  • Guiar el calentamiento

    2 personas

  • Dar la sesión informativa inicial

    2 personas

  • Guiar la carrera de relevos

    12 personas

  • Registrar los tiempos parciales

    4 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Servir fruta y aperitivos

    2 personas

  • Registrar a los finalistas

    2 personas

  • Preparar los premios

    2 personas

  • Gestionar la entrega de premios

    3 personas

  • Agradecer a los participantes

  • Servir el catering de la noche

    4 personas

  • Reponer las bebidas durante la tertulia

    2 personas

  • Comprobar la iluminación

    2 personas

  • Despedir a los últimos participantes

    2 personas

Seguimiento

  • Desmontar el recorrido

    4 personas

  • Desmontar las mesas y las carpas

    4 personas

  • Reunir material deportivo

    3 personas

  • Recoger la basura

    3 personas

  • Lavar la vajilla

    3 personas

  • Limpiar el lugar

    4 personas

  • Recoger objetos perdidos

    2 personas

  • Inventariar materiales

    2 personas

  • Devolver el material prestado

    2 personas

  • Enviar los resultados

  • Compartir fotos con los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Carpas de fiestacant. 3
  • Mesas de inscripcióncant. 3
  • Mesas de cateringcant. 4
  • Sillas plegablescant. 40
  • Mesas altascant. 6

Material deportivo

  • Testigos de relevocant. 12
  • Conos marcadorescant. 60
  • Dorsalescant. 150
  • Brazaletes con número de salidacant. 150
  • Flechas de rutacant. 40
  • Vallas de separacióncant. 20
  • Cinta de balizamientocant. 8
  • Conoscant. 30
  • Portapapelescant. 12
  • Cronómetroscant. 6
  • Megáfonoscant. 3
  • Troféos de premiocant. 6

Equipo

  • Altavoz portátil
  • Micrófono inalámbrico
  • Cables alargadorescant. 4
  • Regletascant. 3
  • Neveras portátilescant. 6
  • Lámparas recargablescant. 8

Vajilla

  • Vasos reutilizablescant. 180
  • Platos reutilizablescant. 120
  • Cubiertos reutilizablescant. 150
  • Jarras de cafécant. 4
  • Termoscant. 4

Cocina

  • Teterascant. 2
  • Tablas de cortarcant. 3
  • Cuchillos de pancant. 3
  • Pinzas de servircant. 6
  • Jarras de servircant. 4
  • Acumuladores de fríocant. 24

Seguridad

  • Botiquines de primeros auxilioscant. 3
  • Mantas térmicascant. 10
  • Guantes desechablescant. 4
  • Chalecos reflectantescant. 20
  • Linternascant. 6

Decoración

  • Guirnaldascant. 8
  • Bannerscant. 6
  • Globoscant. 100

Limpieza

  • Papeleracant. 8
  • Cuboscant. 4
  • Sets de escobacant. 3
  • Fregonascant. 4
  • Esponjas de limpiezacant. 12

Catering

  • Compras

Consejos

  • Cierra la ruta antes de publicar la inscripción y revisa el recorrido al menos una vez más durante la semana previa. Comprueba especialmente los cruces, los puntos de cambio y el espacio disponible para salida y meta.
  • Define los puntos de cambio con claridad y asigna una persona responsable a cada uno. Prepara dorsales, brazaletes numerados, testigos y conos antes del montaje, no durante la llegada de los equipos.
  • Envía el reglamento y las instrucciones de carrera varios días antes. Incluye horarios, ubicación de cada relevo, procedimiento de entrega del testigo, normas de seguridad y qué deben hacer los participantes al terminar.
  • Haz un cuadrante de voluntarios que cubra salida, meta, ruta, cambios, inscripciones y primeros auxilios. Reserva también sustitutos: una ausencia en un cruce puede dejar un tramo sin control.
  • Comprueba el pronóstico y prepara una alternativa para la lluvia o la falta de luz. Revisa con antelación las carpas, megáfonos, cronómetros, vallas, cinta de balizamiento, lámparas y cables alargadores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de relevos?
Empieza al menos 8 semanas antes si necesitas reservar un lugar, tramitar permisos y reclutar voluntarios. Deja la última semana para revisar el recorrido, confirmar equipos, ordenar dorsales y comprobar el material.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de relevos?
Calcula como mínimo una persona por cada punto de cambio y por cada cruce que necesite control, además de cubrir salida, meta, inscripciones, cronometraje y primeros auxilios. Añade 2 o 3 sustitutos para cubrir bajas el mismo día.
¿Qué hay que preparar para los puntos de cambio?
Prepara un testigo por equipo y varios de reserva, conos, señalización visible, dorsales o brazaletes numerados y un portapapeles con la lista de participantes. Cada puesto debe recibir sus materiales antes de que empiecen las salidas.
¿Cuándo se envía la información a los participantes?
Envía las instrucciones completas entre 5 y 7 días antes de la carrera y un recordatorio final el día anterior. Incluye la hora de llegada, la ubicación de salida, los puntos de cambio, el reglamento y los contactos de emergencia.

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