Checklist pour organiser un relais sans rien oublier

Un relais demande plus qu’un parcours et des équipes : il faut coordonner les points de passage, les chronométreurs, les bénévoles et l’accueil des participants. Cette checklist de 66 tâches et 48 équipements suit l’organisation dans l’ordre, de la date et de l’itinéraire jusqu’au rangement final. Tu y trouveras aussi les points souvent réglés trop tard, comme les autorisations, l’assurance, les besoins alimentaires et le plan de sécurité.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et l’itinéraire
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Déterminer le lieu de départ et d’arrivée
2 personnes
Définir les points de relais
2 personnes
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Rédiger le règlement des participants
Créer le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Tenir les postes de relais
2 personnes
Tenir le poste de départ et d'arrivée
2 personnes
Doter les postes du parcours en personnel
2 personnes
Organiser le personnel de premiers secours
Organiser les chronométreurs
2 personnes
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Répartir les équipes
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Vérifier les prévisions météo
Vérifier le parcours
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Préparer les sacs pour les bénévoles
2 personnes
Imprimer les cartes d'itinéraire

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le parcours
3 personnes
Balisage du départ et de l'arrivée
4 personnes
Marquer les points de changement
4 personnes
Installer les flèches d'orientation
3 personnes
Installer les tables et les tentes
4 personnes
Mettre en place l’inscription
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Confirmer les équipes et l’ordre du relais
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Animer l'échauffement
2 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Animer la course en relais
12 personnes
Enregistrer les temps intermédiaires
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
2 personnes
Enregistrer les arrivants
2 personnes
Préparer les prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Remercier les participants
Servir le catering du soir
4 personnes
Réapprovisionner les boissons pendant la soirée
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Faire ses adieux aux derniers participants
2 personnes

Suivi

Démonter le parcours
4 personnes
Démonter les tables et les tentes
4 personnes
Rassembler le matériel sportif
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Envoyer les résultats
Partager les photos avec les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables d’inscriptionqté 3
Tables de cateringqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6

Matériel de sport

Témoins de relaisqté 12
Cônes de balisageqté 60
Numéros de départqté 150
Bracelets de dossardqté 150
Flèches de directionqté 40
Barrières de sécuritéqté 20
Ruban de balisageqté 8
Cônesqté 30
Presse-papiersqté 12
Chronomètresqté 6
Mégaphonesqté 3
Trophéesqté 6

Équipement

Enceinte portable
Micro sans fil
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Glacièresqté 6
Lampes rechargeablesqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 4

Cuisine

Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Carafesqté 4
Pains de glaceqté 24

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 10
Gants jetablesqté 4
Gilets de sécuritéqté 20
Lampes de pocheqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Bannièresqté 6
Ballonsqté 100

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Éponges de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date, l’itinéraire et les lieux de départ et d’arrivée. Réserve le lieu avant d’ouvrir les inscriptions, puis vérifie les autorisations et l’assurance nécessaires.
Définis chaque point de relais sur un plan précis : accès, signalisation, personnel et matériel. Prévois notamment des cônes, des flèches, du ruban de balisage et des barrières aux endroits sensibles.
Recrute les bénévoles plusieurs semaines à l’avance et attribue un responsable à chaque poste. Un relais nécessite des personnes au départ, à l’arrivée, sur les postes de passage, pour le chronométrage et pour les premiers secours.
Envoie aux participants les consignes, les numéros de départ et la composition des équipes avant le jour J. Fixe une date limite d’inscription et demande les besoins alimentaires au même moment.
Contrôle le parcours et la météo dans les derniers jours, puis prépare le matériel par zone. Trie les dossards, recharge les lampes, teste le mégaphone et vérifie les rallonges avant l’installation.

Questions fréquentes

Comment organiser un relais ?: Commence 6 à 8 semaines avant la date prévue : fixe l’itinéraire, réserve le lieu et vérifie les autorisations et l’assurance. Ensuite, ouvre les inscriptions, recrute les bénévoles et attribue les équipes et les postes.
Combien de bénévoles faut-il pour un relais ?: Prévoyez au minimum 1 personne par point de relais, 2 personnes au départ et à l’arrivée, ainsi que des chronométreurs et une équipe de premiers secours. Ajoutez 1 ou 2 remplaçants pour couvrir les absences le jour J.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez un premier message dès la confirmation de l’inscription, puis les informations finales 5 à 7 jours avant le relais. Indiquez l’horaire, le lieu, le parcours, les équipes, les numéros de départ et les consignes de sécurité.
Quand vérifier le parcours d’un relais ?: Faites une première vérification après avoir défini l’itinéraire, puis une dernière inspection 24 à 48 heures avant le départ. Contrôlez alors le balisage, les accès, les zones dangereuses et l’emplacement de chaque poste.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.