LizztLIZZT

Estafetteloop organiseren: checklist en planning

Een estafetteloop organiseren vraagt meer dan teams inschrijven en een startschot geven. Je legt eerst route, start, finish en wisselpunten vast en regelt daarna vergunningen, veiligheid en bezetting. In de laatste week draait alles om deelnemersinformatie, startnummers, routecontrole en materiaal op de juiste plek. Deze checklist helpt je de 66 taken in een logische volgorde af te werken, van eerste besluit tot opruimen na de finish.

Gebruik dit plan

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Datum en route vastleggen

    2 personen

  • Locatie reserveren

  • Vergunningen controleren

  • Verzekering controleren

  • Start- en finishlocatie bepalen

    2 personen

  • Wisselpunten bepalen

    2 personen

  • Veiligheidsplan opstellen

    2 personen

  • Deelnemersreglement schrijven

  • Inschrijfformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Wisselposten bemannen

    2 personen

  • Start- en finishpost bemannen

    2 personen

  • Routeposten bemannen

    2 personen

  • EHBO-bezetting regelen

  • Tijdwaarnemers regelen

    2 personen

  • Startnummers toewijzen

    2 personen

  • Teams indelen

    2 personen

  • Deelnemersinformatie versturen

  • Weersverwachting controleren

  • Parcours controleren

    2 personen

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Startnummers sorteren

    2 personen

  • Tassen voor vrijwilligers maken

    2 personen

  • Routekaarten printen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Parcours nalopen

    3 personen

  • Start- en finishgebied afzetten

    4 personen

  • Wisselpunten markeren

    4 personen

  • Routepijlen plaatsen

    3 personen

  • Tafels en tenten opstellen

    4 personen

  • Inschrijving inrichten

    2 personen

  • Catering klaarzetten

    3 personen

  • Muziek en microfoon testen

    2 personen

  • EHBO-post inrichten

    2 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Startnummers uitdelen

    3 personen

  • Teams en estafettevolgorde bevestigen

    2 personen

  • Deelnemers ontvangen

    3 personen

  • Warming-up begeleiden

    2 personen

  • Startbriefing geven

    2 personen

  • Estafetteloop begeleiden

    12 personen

  • Tussentijden registreren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Fruit en snacks serveren

    2 personen

  • Finishers registreren

    2 personen

  • Prijzen klaarzetten

    2 personen

  • Prijsuitreiking verzorgen

    3 personen

  • Deelnemers bedanken

  • Avondcatering serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen tijdens nazit

    2 personen

  • Verlichting controleren

    2 personen

  • Laatste deelnemers uitzwaaien

    2 personen

Nazorg

  • Parcours afbreken

    4 personen

  • Tafels en tenten afbreken

    4 personen

  • Sportmateriaal verzamelen

    3 personen

  • Afval verzamelen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Locatie schoonmaken

    4 personen

  • Gevonden voorwerpen verzamelen

    2 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Geleende materialen retourneren

    2 personen

  • Uitslagen versturen

  • Foto's met deelnemers delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Inschrijftafelsaantal 3
  • Cateringtafelsaantal 4
  • Klapstoelenaantal 40
  • Statafelsaantal 6

Sportmateriaal

  • Estafettestokjesaantal 12
  • Markeerhoedjesaantal 60
  • Startnummersaantal 150
  • Startnummerbandenaantal 150
  • Routepijlenaantal 40
  • Afzethekkenaantal 20
  • Afzetlintaantal 8
  • Pionnenaantal 30
  • Klembordenaantal 12
  • Stopwatchesaantal 6
  • Megafonenaantal 3
  • Prijstrofeeënaantal 6

Apparatuur

  • Draagbare speaker
  • Draadloze microfoon
  • Verlengkabelsaantal 4
  • Stekkerdozenaantal 3
  • Koelboxenaantal 6
  • Oplaadbare lampenaantal 8

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 180
  • Herbruikbare bordenaantal 120
  • Herbruikbaar bestekaantal 150
  • Koffiekannenaantal 4
  • Thermoskannenaantal 4

Keuken

  • Waterkokersaantal 2
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 3
  • Serveertangenaantal 6
  • Schenkkannenaantal 4
  • Koelelementenaantal 24

Veiligheid

  • EHBO-koffersaantal 3
  • Reddingsdekensaantal 10
  • Wegwerphandschoenenaantal 4
  • Veiligheidshesjesaantal 20
  • Zaklampenaantal 6

Decoratie

  • Vlaggenlijnenaantal 8
  • Bannersaantal 6
  • Ballonnenaantal 100

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 8
  • Emmersaantal 4
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 4
  • Schoonmaaksponzenaantal 12

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Leg wisselpunten niet pas op de wedstrijddag vast. Geef elk punt een duidelijk herkenbare plek, markeer de aanloop met routepijlen en plan per wisselpost minimaal één verantwoordelijke.
  • Maak uiterlijk één week vooraf een vrijwilligersrooster. Je hebt aparte bezetting nodig voor wisselposten, routeposten, start en finish, tijdwaarneming en EHBO; regel ook vervanging voor uitval.
  • Stuur deelnemersinformatie enkele dagen voor de loop. Vermeld starttijd, route, teamindeling, startnummer, wisselregels, bereikbaarheid en wat deelnemers bij slecht weer moeten weten.
  • Controleer het parcours twee keer: eerst wanneer je de route vastlegt en opnieuw vlak voor de start. Kijk vooral naar kruisingen, losse ondergrond, ontbrekende routepijlen en plekken waar afzethekken of afzetlint nodig zijn.
  • Maak een aparte materiaalindeling per locatie. Leg startnummers, estafettestokjes en stopwatches bij de start klaar, en verdeel routepijlen, markeerhoedjes, klemborden, megafonen en EHBO-materiaal vooraf over de posten.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een estafetteloop organiseren?
Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf. Dan heb je tijd voor route en locatie, vergunningen, verzekering, inschrijvingen, vrijwilligers en een veiligheidsplan. Controleer de laatste week alleen nog de actuele deelnemerslijst, weersverwachting en het parcours.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een estafetteloop?
Reken minimaal één vrijwilliger per wisselpunt en per routepost, plus aparte mensen voor start en finish, tijdwaarneming en EHBO. Tel daar 2 tot 3 reservevrijwilligers bij op, zodat je bij ziekte of een druk punt kunt bijsturen.
Wanneer moet ik startnummers en teams indelen?
Maak de teamindeling en wijs startnummers toe zodra de inschrijving sluit, bij voorkeur 5 tot 7 dagen voor de loop. Sorteer de startnummers daarna per team of startvak en houd een kleine reserve apart voor last-minute wijzigingen.
Wat moet ik de dag voor een estafetteloop controleren?
Controleer 24 uur vooraf de weersverwachting, route, afzetting, wisselpunten en aanwezigheid van vrijwilligers. Leg startnummers, estafettestokjes, stopwatches, routepijlen, megafonen en EHBO-materiaal per post klaar; zo voorkom je zoeken tijdens de start.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Gebruik dit plan

Gratis te starten — geen creditcard nodig.