Checklist para organizar una carrera ciclista sin olvidar nada

Organizar una carrera ciclista requiere coordinar permisos, recorrido, participantes y equipos antes de que llegue el primer corredor. Empieza por cerrar la ruta y tramitar la autorización de competición; después prepara el plan de tráfico, los equipos de seguridad y las inscripciones. Durante las últimas semanas tendrás que confirmar proveedores, vecinos, voluntarios y material. Esta checklist reúne el orden de trabajo y los puntos que suelen quedarse para el último momento, como los dorsales, los aseos y la alimentación del personal.

Organiza este evento gratis con Lizzt

El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Solicitar permiso de competición
2 personas
Fijar definitivamente la ruta
3 personas
Elaborar el plan de tráfico
3 personas
Asignar orientadores de tráfico
2 personas
Asignar personal de primeros auxilios
2 personas
Definir el jurado
2 personas
Asignar fotógrafos
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Contactar con los patrocinadores
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Asignar números de dorsal
2 personas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Confirmar los permisos
Hacer una reserva de vallas móviles
Hacer la reserva de los aseos
Hacer la reserva del sistema de sonido
Informar la ruta a los vecinos
2 personas
Comprobar las señales de tráfico
2 personas
Imprimir dorsales
Elaborar el calendario de competición
2 personas
Preparar el dinero de los premios
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Clasificar los chalecos
2 personas
Preparar las flechas de ruta
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Delimitar la zona de salida y llegada
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el arco de meta
4 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Colocar el reloj de competición
2 personas
Montar la mesa de inscripciones
3 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Colocar las flechas de la ruta
6 personas
Colocar señales de tráfico
6 personas
Colocar vallas
6 personas
Montar un puesto de primeros auxilios
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Preparar el buffet de catering
4 personas
Preparar café y té
2 personas
Repartir los petos de los voluntarios
2 personas
Cubrir puestos de tráfico
12 personas
Probar el equipo del jurado
3 personas

Evento

Inscribir a los corredores
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Acompañar a los corredores a la zona de salida
3 personas
Dar la sesión informativa inicial
2 personas
Dar la salida a la carrera ciclista
4 personas
Registrar el desarrollo de la carrera
3 personas
Vigilar los puestos de tráfico
12 personas
Abastecer a los corredores
4 personas
Brindar primeros auxilios
3 personas
Informar al público
2 personas
Servir las bebidas
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Registrar la llegada a meta
4 personas
Comprobar la clasificación final
3 personas
Anunciar ganadores
2 personas
Entregar premios
3 personas
Despejar la zona de meta
6 personas
Guiar al público hacia las salidas
4 personas
Cerrar catering
3 personas
Apagar el sistema de sonido
2 personas

Seguimiento

Retirar las flechas de ruta
6 personas
Retirar señales de tráfico
6 personas
Desmontar vallas de control
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Limpiar el recinto
5 personas
Inventariar el material de primeros auxilios
2 personas
Recoger el material prestado
3 personas
Empacar el equipo de sonido
2 personas
Registrar objetos perdidos
Devolver el material alquilado
2 personas
Publicar los resultados
2 personas
Informar a los participantes
2 personas
Revisar las facturas
Almacenar el stock restante
2 personas
Comprobar daños en la ruta
2 personas
Reunir material fotográfico
Devolver objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesas de cervezacant. 8
Mesas de inscripcióncant. 2
Sillas plegablescant. 12
Papeleracant. 12
Neveras portátilescant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Megáfonoscant. 3
walkiescant. 12
Cronómetro de competición
Portátilcant. 2
Impresora
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Caja registradora
Terminal de pagocant. 2

Material deportivo

Dorsalescant. 150
Portadorsalescant. 150
Imperdiblescant. 600
Arco de meta
Flechas de rutacant. 80
Conoscant. 40
Bombas de bicicletacant. 4
Cámaras de aire de repuestocant. 30
Desmontadores de neumáticoscant. 12
Herramientas básicascant. 4
Cajas para bidonescant. 10
Mochilascant. 6

Seguridad

Vallas de control de multitudescant. 80
Conos de tráficocant. 40
Señales de tráficocant. 30
Chalecos reflectantescant. 30
Botiquines de primeros auxilioscant. 3
Mantas térmicascant. 20
Linternascant. 8
Extintorescant. 4

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 200
Platoscant. 200
Cubiertoscant. 200
Bandejas de servircant. 12
Jarras para servircant. 8
Termoscant. 6
Acumuladores de fríocant. 30

Decoración

Telones de escenariocant. 4
Guirnaldascant. 12
Banderascant. 8
Mantelescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Cables de lucescant. 4
Linternas a pilascant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la ruta antes de publicar la inscripción. Con el recorrido definitivo puedes preparar el plan de tráfico, colocar las flechas y avisar a los vecinos con tiempo.
No dejes los permisos para la última semana. Confirma la autorización de competición y el plan de tráfico al menos 30 días antes, y guarda una copia para el día de la carrera.
Calcula el personal por puestos, no solo por número total. Asigna orientadores de tráfico, primeros auxilios, jurado y fotógrafos, y prepara walkies o megáfonos para coordinar los puntos alejados.
Prepara los dorsales cuando la lista de participantes esté comprobada. Imprime los números, ordénalos por rango o apellido y deja imperdibles y portadorsales juntos para evitar colas en la inscripción.
Haz una revisión técnica el día anterior. Comprueba sonido, micrófonos, cronómetro, impresora, terminal de pago, alargadores, bombas y cámaras de aire de repuesto antes de cargar todo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera ciclista?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva las vallas, los aseos y el sistema de sonido en cuanto la ruta y la fecha estén definidas; los permisos deben quedar confirmados como mínimo 30 días antes.
¿Cuándo hay que cerrar la ruta de una carrera ciclista?: Cierra el recorrido entre 6 y 8 semanas antes de la prueba. Así tendrás tiempo para elaborar el plan de tráfico, asignar orientadores, colocar señales y comunicar los cortes a los vecinos.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera ciclista?: El número depende de los cruces y de la longitud de la ruta, pero asigna al menos una persona por cada punto que necesite control y añade un coordinador por zona. Confirma todos los turnos 7 días antes.
¿Qué material hay que preparar el día de una carrera ciclista?: Prepara dorsales, imperdibles, señales, conos, vallas, cronómetro, sonido, walkies y mesas de inscripción. Lleva también bombas, cámaras de aire, desmontadores y herramientas básicas, y revisa la lista completa 24 horas antes.

Empieza este plan en Lizzt

Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.