Wielerwedstrijd organiseren: checklist en planning

Een wielerwedstrijd organiseren vraagt meer dan een route en een starttijd. Je moet vergunningen, verkeersveiligheid, jury, EHBO, deelnemersregistratie en materiaal op elkaar afstemmen. Begin met de route en vergunning, leg daarna de mensen en reserveringen vast en werk in de laatste week alle deelnemers- en startinformatie bij. Deze checklist volgt die praktische volgorde, zodat je minder snel zaken zoals omwonenden, portofoons of reserve binnenbanden te laat regelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Wedstrijdvergunning aanvragen
2 personen
Route definitief vastleggen
3 personen
Verkeersplan uitwerken
3 personen
Verkeersbegeleiders vastleggen
2 personen
EHBO-bezetting vastleggen
2 personen
Juryleden vastleggen
2 personen
Fotografen vastleggen
2 personen
Inschrijfformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Sponsoren benaderen
2 personen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startnummers toewijzen
2 personen
Deelnemerslijst controleren
2 personen
Vergunningen bevestigen
Reservering dranghekken maken
Reservering toiletten maken
Reservering geluidsinstallatie maken
Route aan omwonenden melden
2 personen
Verkeersborden controleren
2 personen
Startnummers laten drukken
Wedstrijdschema opstellen
2 personen
Prijzengeld gereedmaken
Boodschappen doen
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Hesjes sorteren
2 personen
Routepijlen voorbereiden
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
4 personen
Weersverwachting controleren
Start- en finishgebied afzetten
6 personen
Partytenten opbouwen
6 personen
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
Finishboog opbouwen
4 personen
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
Wedstrijdklok plaatsen
2 personen
Inschrijftafel inrichten
3 personen
Startnummers klaarleggen
2 personen
Routepijlen uitzetten
6 personen
Verkeersborden plaatsen
6 personen
Dranghekken plaatsen
6 personen
EHBO-post inrichten
2 personen
Toiletten controleren
2 personen
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
Koffie en thee zetten
2 personen
Vrijwilligershesjes uitdelen
2 personen
Verkeersposten bemannen
12 personen
Juryapparatuur testen
3 personen

Event

Renners aanmelden
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Renners naar startvak begeleiden
3 personen
Startbriefing geven
2 personen
Wielerwedstrijd starten
4 personen
Koersverloop registreren
3 personen
Verkeersposten bewaken
12 personen
Renners bevoorraden
4 personen
EHBO-hulp verlenen
3 personen
Publiek informeren
2 personen
Dranken serveren
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Finishdoorkomst registreren
4 personen
Eindklassering controleren
3 personen
Winnaars oproepen
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Finishgebied vrijgeven
6 personen
Publiek naar uitgangen begeleiden
4 personen
Catering afsluiten
3 personen
Geluidsinstallatie uitschakelen
2 personen

Nazorg

Routepijlen verwijderen
6 personen
Verkeersborden verwijderen
6 personen
Dranghekken afbreken
6 personen
Partytenten afbreken
6 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
4 personen
Terrein schoonmaken
5 personen
EHBO-materialen inventariseren
2 personen
Geleende materialen verzamelen
3 personen
Geluidsinstallatie inpakken
2 personen
Verloren voorwerpen registreren
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Uitslagen publiceren
2 personen
Deelnemers informeren
2 personen
Facturen controleren
Restvoorraden opslaan
2 personen
Route op schade controleren
2 personen
Fotomateriaal verzamelen
Verloren voorwerpen terugbezorgen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 10
Stoelenaantal 60
Biertafelsaantal 8
Inschrijftafelsaantal 2
Klapstoelenaantal 12
Afvalbakkenaantal 12
Koelboxenaantal 6

Apparatuur

Geluidsinstallatie
Draadloze microfoonsaantal 2
Megafoonsaantal 3
portofoonsaantal 12
Wedstrijdklok
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Kassa
Betaalterminalaantal 2

Sportmateriaal

Startnummersaantal 150
Startnummerhoudersaantal 150
Veiligheidsspeldenaantal 600
Finishboog
Routepijlenaantal 80
Pionnenaantal 40
Fietspompenaantal 4
Reserve binnenbandenaantal 30
Bandenlichtersaantal 12
Basisgereedschapaantal 4
Bidonkrattenaantal 10
Rugzakkenaantal 6

Veiligheid

Dranghekkenaantal 80
Verkeerskegelsaantal 40
Verkeersbordenaantal 30
Veiligheidshesjesaantal 30
EHBO-koffersaantal 3
Reddingsdekensaantal 20
Zaklampenaantal 8
Brandblussersaantal 4

Servies

Herbruikbare bekersaantal 300
Koffiebekersaantal 200
Bordenaantal 200
Besteksetsaantal 200
Serveerschalenaantal 12
Schenk kannenaantal 8
Thermoskannenaantal 6
Koelelementenaantal 30

Decoratie

Podiumdoekenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 12
Bannierenaantal 8
Tafelkledenaantal 12

Verlichting

Ledlampenaantal 8
Lichtslangenaantal 4
Batterijlantaarnsaantal 8

Schoonmaak

Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6

Catering

Boodschappen

Tips

Vraag de wedstrijdvergunning vroeg aan en bevestig alle vergunningen uiterlijk enkele dagen voor de wedstrijd. Controleer tegelijk of de definitieve route overeenkomt met het verkeersplan.
Plan verkeersbegeleiders en EHBO niet alleen voor de start en finish, maar voor de volledige wedstrijdduur. Maak vooraf een bezettingslijst met namen, telefoonnummers en vaste posten.
Verstuur uitnodigingen en publiceer het inschrijfformulier op tijd om aanmeldingen, dieetwensen en eventuele betaalinformatie te verzamelen. Controleer de deelnemerslijst vervolgens minstens één keer vóór het drukken van de startnummers.
Test de geluidsinstallatie, draadloze microfoons, wedstrijdklok en portofoons vóór de wedstrijddag. Leg verlengkabels, stekkerdozen en een opgeladen laptop niet pas bij de opbouw klaar, maar wijs er vooraf een verantwoordelijke voor aan.
Maak voor de laatste week een materiaalcontrole met startnummerhouders, veiligheidsspelden, routepijlen, pionnen en fietsreparatiemateriaal. Reserveer toiletten, dranghekken en de geluidsinstallatie op tijd; leveringen op de wedstrijddag laten weinig ruimte voor herstel.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een wielerwedstrijd organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met de vergunning, route en het verkeersplan. Leg in de laatste 2 weken de verkeersbegeleiders, EHBO, jury, leveranciers en deelnemersgegevens definitief vast.
Wat moet ik regelen voor de veiligheid bij een wielerwedstrijd?: Regel een wedstrijdvergunning, verkeersplan, verkeersbegeleiders, EHBO en duidelijke routeaanduiding. Controleer uiterlijk 1 week vooraf de verkeersborden, dranghekken, routepijlen en portofoons.
Wanneer moeten de startnummers klaar zijn?: Wijs de startnummers toe nadat de deelnemerslijst is gecontroleerd en laat ze daarna drukken. Sorteer ze uiterlijk de dag vóór de wedstrijd, samen met de startnummerhouders en veiligheidsspelden.
Hoeveel reservefietsmateriaal heb ik nodig voor een wielerwedstrijd?: Leg minimaal een praktische reparatieset klaar met fietspompen, bandenlichters, basisgereedschap en reserve binnenbanden. Stem extra voorraad af op het aantal deelnemers en de lengte van de route; controleer alles uiterlijk 1 dag vooraf.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.