Checklist pour organiser un course cycliste

Organiser un course cycliste demande de verrouiller le parcours, la sécurité et la logistique bien avant le jour J. Cette checklist suit l’ordre utile : autorisations, circulation, inscriptions, installation et accueil des coureurs. Les signaleurs, les secours, les toilettes et la sonorisation sont souvent réservés trop tard. Prévois aussi un poste d’inscription équipé, des dossards triés et une solution de paiement opérationnelle.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Demander une autorisation de compétition
2 personnes
Arrêter définitivement l’itinéraire
3 personnes
Élaborer le plan de circulation
3 personnes
Réserver les signaleurs
2 personnes
Assurer la présence des secours
2 personnes
Définir les membres du jury
2 personnes
Réserver les photographes
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Attribuer les numéros de départ
2 personnes
Vérifier la liste des participants
2 personnes
Confirmer les autorisations
Réserver des barrières de sécurité
Faire la réservation des toilettes
Réserver la sonorisation
Informer les riverains du parcours
2 personnes
Vérifier les panneaux de signalisation
2 personnes
Faire imprimer les dossards
Établir le programme de la compétition
2 personnes
Préparer les prix en argent
Faire les courses
3 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Trier les gilets
2 personnes
Préparer les flèches de direction
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Vérifier les prévisions météo
Balisage du départ et de l'arrivée
6 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Monter l’arche d’arrivée
4 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Installer le chronomètre de match
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
Préparer les dossards
2 personnes
Installer les flèches de signalisation
6 personnes
Installer les panneaux de signalisation
6 personnes
Installer des barrières de sécurité
6 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
4 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Distribuer les gilets des bénévoles
2 personnes
Tenir les postes de circulation
12 personnes
Tester le matériel du jury
3 personnes

Événement

Enregistrer les coureurs
4 personnes
Distribuer les dossards
3 personnes
Encadrer les coureurs vers le sas de départ
3 personnes
Faire le briefing de départ
2 personnes
Lancer la course cycliste
4 personnes
Enregistrer l’évolution de la course
3 personnes
Surveiller les postes de circulation
12 personnes
Ravitailler les coureurs
4 personnes
Fournir les premiers secours
3 personnes
Informer le public
2 personnes
Servir les boissons
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Enregistrer le passage de l’arrivée
4 personnes
Vérifier le classement final
3 personnes
Annoncer les gagnants
2 personnes
Remettre les prix
3 personnes
Libérer la zone d'arrivée
6 personnes
Guider le public vers les sorties
4 personnes
Clôturer le catering
3 personnes
Éteindre l'installation sonore
2 personnes

Suivi

Retirer les flèches d’itinéraire
6 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
6 personnes
Démonter les barrières de sécurité
6 personnes
Démonter les tentes de fête
6 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Inventorier le matériel de premiers secours
2 personnes
Rassembler le matériel emprunté
3 personnes
Emballer l’installation sonore
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Retourner les matériels de location
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Informer les participants
2 personnes
Vérifier les factures
Stocker les restes de fournitures
2 personnes
Vérifier l’itinéraire pour détecter des dommages
2 personnes
Rassembler le matériel photo
Restituer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Tables de bièreqté 8
Tables d’inscriptionqté 2
Chaises pliantesqté 12
Poubellesqté 12
Glacièresqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Mégaphonesqté 3
talkies-walkiesqté 12
Chronomètre de compétition
Ordinateur portableqté 2
Imprimante
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Caisse
Terminal de paiementqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 150
Porte-dossardsqté 150
Épingles de sûretéqté 600
Arche d'arrivée
Flèches de directionqté 80
Cônesqté 40
Pompes à véloqté 4
Chambres à air de rechangeqté 30
Démonte-pneusqté 12
Outils de baseqté 4
Caisses de bidonsqté 10
Sacs à dosqté 6

Sécurité

Barrières de fouleqté 80
Cônes de signalisationqté 40
Panneaux de signalisationqté 30
Gilets de sécuritéqté 30
Trousses de premiers secoursqté 3
Couvertures de survieqté 20
Lampes de pocheqté 8
Extincteursqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Gobelets à caféqté 200
Assiettesqté 200
Couvertsqté 200
Plateaux de serviceqté 12
Pichets de serviceqté 8
Thermosqté 6
Pains de glaceqté 30

Décoration

Tentures de scèneqté 4
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannièresqté 8
Nappesqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6

Catering

Courses

Conseils

Définitivement arrêter l’itinéraire au moins 8 semaines avant l’épreuve, puis prépare le plan de circulation et informe les riverains du parcours avant toute communication publique.
Réserve les signaleurs, les secours, les barrières et les toilettes dès que la date et le parcours sont fixés : ces prestations deviennent difficiles à coordonner dans les 2 dernières semaines.
Ferme les inscriptions 5 à 7 jours avant la course pour vérifier les autorisations, attribuer les numéros de départ et imprimer les dossards sans travail de dernière minute.
Prépare un poste d’inscription avec ordinateur, imprimante, rallonges, multiprises, caisse et terminal de paiement. Trie les dossards par ordre de retrait et garde des épingles de sûreté en réserve.
Fais un contrôle du matériel la veille : arche d’arrivée, flèches, cônes, chronomètre, talkies-walkies, mégaphones, pompes, chambres à air et outils de base doivent être répartis par zone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un course cycliste ?: Prévois au moins 8 à 12 semaines pour une épreuve avec parcours sur route. Ce délai permet d’obtenir l’autorisation, de confirmer les secours et les signaleurs, puis de gérer les inscriptions et l’information des riverains.
Quand demander l’autorisation pour un course cycliste ?: Dépose la demande dès que l’itinéraire est arrêté, idéalement 10 à 12 semaines avant la course. Le dossier doit correspondre au parcours et au plan de circulation définitifs.
Quand fermer les inscriptions d’un course cycliste ?: Ferme généralement les inscriptions 5 à 7 jours avant le départ. Tu auras ainsi le temps de vérifier les participants, les autorisations, les besoins alimentaires et les numéros de départ.
Quel matériel prévoir pour un course cycliste ?: Prévois le matériel d’accueil, de signalisation et de chronométrage, ainsi qu’une arche d’arrivée, des cônes, des flèches, des mégaphones et des talkies-walkies. Ajoute des pompes, des chambres à air, des démonte-pneus et des outils de base pour les incidents mécaniques.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.