Checklist para organizar una Carrera de Nochevieja

Una Carrera de Nochevieja necesita coordinación deportiva, permisos y una logística precisa, especialmente si se celebra de noche. Empieza por fijar la fecha y el recorrido, y deja cerrados con antelación el seguro, el tráfico y los servicios sanitarios. Después organiza las inscripciones, los grupos de salida y el equipo de voluntarios. Esta checklist te ayuda a seguir el orden correcto y a no dejar para el último día elementos como los dorsales, las señales o las baterías.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Reservar la salida y la meta
Solicitar medidas de tráfico
Reservar el puesto de primeros auxilios
Organizar el registro de tiempos
Reclutar voluntarios
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Dividir los grupos de salida
2 personas
Enviar información a los participantes
Comprobar la ruta con antelación
2 personas
Asignar voluntarios
2 personas
Imprimir los dorsales
2 personas
Comprobar los datos médicos
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Ordenar los dorsales
3 personas
Preparar señales de ruta
3 personas
Informar a los voluntarios
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar el material
6 personas
Montar las carpas
6 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar los mostradores de inscripción
4 personas
Colocar el arco de salida y meta
4 personas
Instalar control horario
2 personas
Señalizar la ruta
8 personas
Colocar vallas de tráfico
6 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Preparar café y té
3 personas
Enfriar las bebidas
3 personas
Preparar aperitivos
4 personas
Preparar los dorsales
3 personas
Probar el sistema de megafonía
2 personas
Comprobar la iluminación
2 personas

Evento

Inscribir voluntarios
2 personas
Registrar a los participantes
5 personas
Repartir dorsales
4 personas
Acompañar el vestuario
2 personas
Guiar la zona de salida
4 personas
Despedir a los corredores
3 personas
Atender el puesto de ruta
10 personas
Cubrir el puesto de agua
4 personas
Registrar la meta
4 personas
Entregar la medalla
4 personas
Servir aperitivos
4 personas
Rellenar las bebidas
3 personas
Servir café y té
3 personas
Vigilar la zona de meta
3 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar premios
3 personas
Coordinar el momento de fotos
2 personas
Guiar la celebración de Año Nuevo
4 personas
Despedir a los participantes
3 personas

Seguimiento

Recoger las señales de ruta
6 personas
Retirar las vallas de tráfico
6 personas
Desmontar el mobiliario
6 personas
Desmontar las carpas
6 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
5 personas
Cargar el material
6 personas
Recoger objetos perdidos
2 personas
Publicar los resultados
Agradecer a los participantes
2 personas
Devolver el material
3 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillas plegablescant. 40
Mesas de inscripcióncant. 3
Papeleracant. 8
Percheroscant. 4

Material deportivo

Arco de salida y meta
Dorsalescant. 350
Imperdiblescant. 800
Medallas de carreracant. 350
Conos de señalizacióncant. 40
Señales de rutacant. 35
Carteles direccionalescant. 25
Cinta de balizamientocant. 10
Botellas deportivascant. 12
Cronómetroscant. 6
Chalecos reflectantescant. 25
Linternascant. 12
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Premioscant. 12

Equipo

Sistema de registro de tiempo
Portátilescant. 2
Tabletscant. 3
Teléfonos móvilescant. 8
Baterías externascant. 8
Sistema de megafonía
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 2
Walkie-talkiescant. 12
Linternas de manocant. 8
Estaciones de cargacant. 2
Maletines de herramientascant. 2
Carros de manocant. 2

Iluminación

Lámparas de obracant. 6
Guirnaldas de lucescant. 8
Linternas a pilascant. 12

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6
Pinzas de servircant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 400
Platos reutilizablescant. 250
Cubiertoscant. 250
Tazas de cafécant. 150

Catering

Compras

Decoración

Decoración de fin de año
Globoscant. 200
Guirnaldascant. 12
Cintas de conoscant. 6
Banners de rutacant. 10
Mantel para la mesa de premioscant. 2

Limpieza

Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de trabajocant. 12
Pinzas para residuoscant. 4

Consejos

Cierra la ruta y los permisos con varias semanas de margen: además de la autorización, puede hacer falta solicitar medidas de tráfico y reservar la salida y la meta.
Abre las inscripciones antes de comprar todo el material. Así sabrás cuántos dorsales, medallas, botellas y voluntarios necesitas, y podrás recoger las preferencias dietéticas.
Comprueba el recorrido de noche al menos una vez. Revisa los puntos oscuros, coloca señales y conos visibles, y asigna chalecos reflectantes y linternas a los voluntarios de cada tramo.
No dejes el control de tiempos para la víspera: prueba el sistema, los portátiles o tablets, los cronómetros y las baterías externas con tiempo suficiente para resolver fallos.
Consulta el pronóstico entre 48 y 24 horas antes y prepara una alternativa para la lluvia o el frío. Verifica también que las carpas, el sistema de megafonía, los cables y las regletas estén listos en la ubicación.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una Carrera de Nochevieja?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, el seguro, las medidas de tráfico, el puesto de primeros auxilios y la reserva de la salida y la meta suelen requerir más tiempo que la compra del material.
¿Cuándo debo abrir las inscripciones de la Carrera de Nochevieja?: Ábrelas entre 4 y 6 semanas antes de la carrera. Ciérralas varios días antes para dividir los grupos de salida, comprobar los datos médicos e imprimir los dorsales sin trabajar con cambios de última hora.
¿Qué hay que preparar el día anterior a la carrera?: Deja ordenados los dorsales, las señales de ruta, los carteles direccionales, los conos y el material de registro. También conviene informar a los voluntarios, cargar las baterías y comprobar la ubicación al menos 24 horas antes.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una Carrera de Nochevieja?: Calcula como mínimo un voluntario por cada punto de cruce o tramo que necesite vigilancia, más 2 o 3 personas para inscripción, meta y coordinación. Añade un pequeño equipo de reserva para cubrir bajas durante las últimas 24 horas.

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