Cómo organizar un viaje de incentivos sin perder detalles
Un viaje de incentivos se organiza en varias capas: primero se confirma quién viaja y qué necesita; después se cierran alojamiento, actividades, cenas y transporte. Cuando esas reservas están hechas, se construye un programa realista, se asignan habitaciones y grupos y se comprueban rutas y horarios. Los problemas suelen aparecer al final, cuando faltan datos de contacto, preferencias dietéticas, documentos o información práctica para los participantes. Este orden te ayuda a llegar al punto de salida con todo preparado.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Elaborar la lista de participantes
- 2
Enviar invitaciones
- 3
Gestionar inscripciones
- 4
Recoger preferencias dietéticas
- 5
Comprobar datos de contacto
- 6
Reservar habitaciones de hotel
- 7
Reservar actividades
- 8
Reservar cena
- 9
Reservar transporte
- 10
Desarrollar el programa
- 11
Asignar participantes
- 12
Crear la distribución de las habitaciones
- 13
Distribuir los grupos de actividades
- 14
Comprobar la ruta y las direcciones
- 15
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 16
Enviar información a los participantes
- 17
Recopilar contactos de emergencia
- 18
Hacer pulseras y credenciales
2 personas
- 19
Imprimir los documentos de viaje
- 20
Preparar el paquete de participantes
2 personas
- 21
Hacer la compra
2 personas
- 22
Enfriar las bebidas
2 personas
- 23
Preparar el paquete de participantes
2 personas
- 24
Preparar el punto de salida
2 personas
- 25
Preparar la lista de asistencia
Evento
- 26
Repartir las etiquetas de equipaje
2 personas
- 27
Dar la bienvenida a los participantes
3 personas
- 28
Registrar la asistencia
2 personas
- 29
Informar a los participantes sobre el programa
- 30
Recoger el equipaje
3 personas
- 31
Acompañar la salida
2 personas
- 32
Servir la bebida de bienvenida
2 personas
- 33
Guiar el check-in del hotel
2 personas
- 34
Repartir las llaves de las habitaciones
2 personas
- 35
Explicar la actividad
2 personas
- 36
Acompañar a los grupos de actividad
4 personas
- 37
Repartir agua y snacks
2 personas
- 38
Rellenar las bebidas
2 personas
- 39
Hacer una foto de grupo
- 40
Supervisar la ubicación de la cena
2 personas
- 41
Comprobar la cena y las necesidades dietéticas
2 personas
- 42
Servir la cena
4 personas
- 43
Rellenar las bebidas
2 personas
- 44
Coordinar la entrega de premios
2 personas
- 45
Coordinar el programa de la noche
3 personas
- 46
Coordinar el regreso
2 personas
- 47
Comprobar la asistencia al regreso
2 personas
Seguimiento
- 48
Recoger los objetos olvidados
2 personas
- 49
Clasificar el material
2 personas
- 50
Lavar la vajilla
2 personas
- 51
Limpiar neveras portátiles
- 52
Recoger la basura
2 personas
- 53
Limpiar el lugar
3 personas
- 54
Devolver el material prestado
- 55
Guardar los víveres no utilizados
- 56
Registrar objetos perdidos
- 57
Guardar fotos de forma segura
- 58
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 4
- Sillas plegablescant. 35
- Percheroscant. 3
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 40
- Copas de vino reutilizablescant. 35
- Platos reutilizablescant. 40
- Cubiertos reutilizablescant. 40
- Tazas de cafécant. 35
Cocina
- Neveras portátilescant. 4
- Termoscant. 4
- Bandejas de servircant. 8
- Bandejas de serviciocant. 6
- Tijerascant. 3
- Abrebotellascant. 4
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono
- Baterías externascant. 4
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
- Botiquín de primeros auxilios
- Linternascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 35
- Pulserascant. 35
- Cartel de bienvenida
- Guirnalda de banderinescant. 4
Material deportivo
- Cintas del equipocant. 6
- Discos de marcajecant. 20
- Cronómetrocant. 2
- Carpetas de tareascant. 6
- Bolígrafoscant. 40
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Palangana para lavarcant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
- Paños de microfibracant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Artículos de viaje
- Etiquetas de equipajecant. 40
- Carpetas para documentoscant. 4
- Portapapelescant. 3
- Portabolígrafoscant. 3
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de participantes antes de reservar habitaciones y actividades. Comprueba nombres, teléfonos y datos de contacto uno por uno, y fija una fecha límite para recibir cambios.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción, no unos días antes de la cena. Envía el número final de comensales y las necesidades alimentarias al restaurante con al menos 7 días de antelación.
- Diseña el programa dejando margen entre actividades, desplazamientos y comidas. Comprueba cada ruta y dirección y añade entre 15 y 20 minutos de margen por traslado para absorber retrasos.
- Prepara la asignación de habitaciones y grupos cuando las inscripciones estén cerradas. Entrega las acreditaciones, pulseras, documentos de viaje y el paquete de participantes al menos 24 horas antes de la salida.
- Haz una revisión final del punto de salida el día anterior: lista de asistencia, bebidas frías, neveras portátiles, baterías externas, cables y material para las actividades. Consulta el pronóstico entre 24 y 48 horas antes y adapta lo necesario.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un viaje de incentivos?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes si participan varios grupos y hay que reservar hotel, actividades, cena y transporte. Deja cerrados los datos de los participantes y las reservas principales al menos 4 semanas antes.
- ¿Cuándo hay que pedir las preferencias dietéticas?
- Pídelas al enviar la inscripción y establece un plazo de respuesta de 2 a 3 semanas antes del viaje. Confirma el recuento definitivo con el restaurante al menos 7 días antes de la cena.
- ¿Cómo se organiza el programa de un viaje de incentivos?
- Ordena primero los desplazamientos, las comidas y las actividades con horario fijo; después coloca reuniones y momentos libres. Reserva entre 15 y 20 minutos de margen por traslado y envía el programa final 3 días antes.
- ¿Qué hay que preparar para el día de salida?
- Ten lista la asistencia, el punto de salida, las acreditaciones, las pulseras, los documentos y los paquetes de participantes como mínimo 24 horas antes. Lleva también baterías externas, cables, bebidas frías y una copia de los contactos de emergencia.
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