Checklist para organizar un taller de energía
Organizar un taller de energía requiere coordinar espacio, participantes, ponentes, materiales y demostraciones prácticas. Empieza por fijar la fecha y el programa, y deja cerradas las inscripciones antes de calcular el catering o imprimir los documentos. En los días previos, comprueba la presentación, las dinámicas y todo el equipo técnico. Esta checklist reúne 46 tareas y 41 materiales para preparar el taller paso a paso, desde la reserva del espacio hasta el montaje de las estaciones.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el espacio
Fijar la fecha y el programa
2 personas
Redactar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Actualizar la lista de participantes
Preparar material para el taller
2 personas
Preparar la presentación
Probar las dinámicas
2 personas
Confirmar ponentes
Enviar el programa a los participantes
Reservar proyector y pantalla
Calcular las cantidades de catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Imprimir hojas de trabajo
Limpiar el espacio
2 personas
Montar mesas y sillas
4 personas
Montar las estaciones del taller
3 personas
Montar el proyector y la pantalla
2 personas
Probar la técnica
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y buffet
3 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Evento
Recepción de participantes
3 personas
Hacer la presentación
2 personas
Dar una presentación sobre energía
2 personas
Guiar el juego de ahorro de energía
3 personas
Servir bebidas del descanso
2 personas
Supervisar la prueba práctica
3 personas
Preparar el buffet
3 personas
Servir buffet y bebidas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar planes de acción
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Despedir a los participantes
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Empacar el equipo
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Clasificar los materiales
2 personas
Devolver el material alquilado
2 personas
Enviar agradecimiento a los participantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 55
- Mesa de recepción
- Mesas de buffetcant. 3
Equipo
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Portátil
- Cable HDMIcant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Vatímetro de energíacant. 4
- Termómetrocant. 4
Material del taller
- Pizarras de hojascant. 4
- Rotuladores para pizarracant. 24
- Bloc de notascant. 55
- Bolígrafoscant. 60
- Tableros de trabajocant. 60
- Formularios del plan de accióncant. 60
- Notas adhesivascant. 12
- Pegatinas de colorescant. 300
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Vales de descuentocant. 60
- Material aislante de muestracant. 4
- Regletas para la demostracióncant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Platoscant. 60
- Cubiertoscant. 60
- Cucharonescant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de servircant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Contenedores de separación de residuoscant. 3
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de enviar las invitaciones: así los participantes reciben una agenda definitiva y puedes confirmar a los ponentes con tiempo.
- Recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y actualiza la lista de participantes antes de calcular las cantidades de catering. Haz la compra después de comprobar esa lista.
- Prueba las dinámicas y la presentación al menos 2 o 3 días antes. Comprueba también el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas.
- Prepara el material de trabajo por participante y por estación: hojas de trabajo, bolígrafos, notas adhesivas, pegatinas de colores, tarjetas de nombre y formularios del plan de acción.
- Reserva tiempo el mismo día para limpiar el espacio y montar mesas, sillas, recepción, buffet y estaciones. Haz una prueba técnica antes de preparar el café, el té y los aperitivos.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un taller de energía?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el espacio, fijar el programa, enviar invitaciones y gestionar las inscripciones. Deja la prueba técnica y la preparación final de materiales para los 2 o 3 días previos.
- ¿Qué materiales necesita cada participante en un taller de energía?
- Prepara como mínimo un bloc de notas, un bolígrafo, una tarjeta de nombre y los formularios del plan de acción por persona. Añade notas adhesivas, pegatinas de colores y tableros de trabajo según las dinámicas previstas.
- ¿Cuándo debo calcular el catering del taller?
- Calcula las cantidades después de actualizar la lista de participantes y recoger las preferencias dietéticas, idealmente entre 3 y 5 días antes. Compra los alimentos cuando la lista esté comprobada y prepara café, té, aperitivos y buffet el día del taller.
- ¿Qué equipo técnico hay que probar antes del taller?
- Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, el cable HDMI, los alargadores y las regletas al menos 24 horas antes. Comprueba también que la presentación se vea correctamente desde el lugar donde estarán sentados los participantes.
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