La checklist pour organiser un atelier énergie

Un atelier énergie demande plus qu’une présentation et quelques tables. Il faut coordonner les inscriptions, les besoins alimentaires, les intervenants, le matériel de démonstration et la technique avant l’arrivée des participants. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation de la salle au rangement final. Prévoyez aussi un vrai temps de test pour le projecteur, les méthodes de travail et les postes d’atelier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Fixer la date et le programme
2 personnes
Rédiger les invitations
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
Préparer la présentation
Tester les méthodes de travail
2 personnes
Confirmer les intervenants
Envoyer le programme aux participants
Réserver le projecteur et l'écran
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Imprimer les feuilles de travail
Nettoyer l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Mettre en place les postes d'atelier
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Tester la technique
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et le buffet
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
3 personnes
Assurer l'accueil
2 personnes
Faire une présentation sur l'énergie
2 personnes
Animer le jeu d’économies d’énergie
3 personnes
Servir les boissons de pause
2 personnes
Accompagner l’épreuve pratique
3 personnes
Mettre le buffet en place
3 personnes
Servir le buffet et les boissons
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Superviser les plans d'action
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 55
Table d’accueil
Tables de buffetqté 3

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Wattmètre d'énergieqté 4
Thermomètreqté 4

Matériel d'atelier

Chevaletsqté 4
Feutres pour paperboardqté 24
Blocs-notesqté 55
Stylos à billeqté 60
Feuilles de travailqté 60
Formulaires du plan d’actionqté 60
Post-itqté 12
Autocollants de couleurqté 300
Badges nominatifsqté 60
Bons de réductionqté 60
Matériau isolant d’exempleqté 4
Multiprises pour la démonstrationqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs de tri des déchetsqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Commencez par bloquer la salle, la date et le programme avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 3 semaines pour recueillir les inscriptions et les besoins alimentaires.
Fermez la liste des participants quelques jours avant l’atelier, puis calculez le catering sur ce nombre. Prévoyez les boissons dès le premier échange : comptez environ 2 à 3 consommations par personne pour la première heure.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au moins la veille. Une démonstration avec wattmètre, thermomètre ou matériel isolant nécessite aussi un essai complet sur place.
Préparez un poste de travail par participant attendu, avec feuilles, stylos, post-it, autocollants et formulaire de plan d’action. Imprimez quelques exemplaires supplémentaires, environ 10 % de la quantité prévue.
Le jour même, installez les tables, les chaises et les postes d’atelier avant de préparer le café, le thé et le buffet. Réservez les 30 dernières minutes avant l’accueil au contrôle des badges, de la présentation et de la technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier énergie ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai permet de réserver la salle, confirmer les intervenants, envoyer les invitations et ajuster le matériel selon le nombre d’inscrits.
Quand envoyer les invitations pour un atelier énergie ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue, avec le programme et une date limite d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 7 jours avant la clôture des inscriptions.
Combien de matériel prévoir par participant ?: Préparez un bloc-notes, un stylo, une feuille de travail et un formulaire de plan d’action par personne. Ajoutez environ 10 % d’exemplaires en réserve pour les inscriptions tardives ou le matériel perdu.
Quand tester la technique d’un atelier énergie ?: Faites un premier test la veille avec le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI et les multiprises. Refaites un contrôle de 30 minutes le jour même avant l’arrivée des participants.

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