Energie-Workshop organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege Datum, Programm und Referenten früh fest und verschicke das Programm erst, wenn Zeiten, Inhalte und Ansprechpartner bestätigt sind. So vermeidest du kurzfristige Änderungen an Präsentation und Arbeitsblättern.
• Aktualisiere die Teilnehmerliste bis kurz vor dem Workshop und erfasse Ernährungswünsche getrennt. Sie ist die Grundlage für Cateringmengen, Namensschilder, Arbeitsmaterialien und Sitzordnung.
• Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel spätestens am Vortag. Prüfe außerdem, ob die Steckdosenleisten für die Demo erreichbar sind und keine Laufwege blockieren.
• Richte die Workshop-Stationen vor dem Eintreffen der Gruppe ein: Energie-Wattmeter, Thermometer, Beispiel-Isoliermaterial und Steckdosenleisten gehören jeweils an den vorgesehenen Platz. Lege Arbeitsblätter, Notizblöcke, Stifte und Aktionsplanformulare in ausreichender Zahl bereit.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Beginn: Raum reinigen, Tische und Stühle stellen, Stationen einrichten, Projektion aufbauen und Technik testen. Kaffee, Tee, Wasser und Snacks kommen erst danach, damit sie während des Aufbaus nicht im Weg stehen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte ich einen Energie-Workshop planen?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Raum, Datum und Programm. Für Referenten, Einladungen und Anmeldungen bleibt dann genug Zeit, die Teilnehmerliste und Cateringmengen zu aktualisieren.

Wie viele Arbeitsblätter und Namensschilder brauche ich?

Plane pro angemeldeter Person ein Arbeitsblatt, ein Aktionsplanformular, einen Notizblock, einen Kugelschreiber und ein Namensschild ein. Drucke zusätzlich 2 bis 3 Ersatzexemplare je Materialtyp für Nachmeldungen oder beschädigte Unterlagen.

Wann sollte die Technik für den Workshop getestet werden?

Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch und prüfe am Veranstaltungstag noch einmal die Verbindung zwischen Laptop, Beamer und Leinwand. Rechne für den Technikcheck mindestens 30 Minuten ein.

Wie berechne ich das Catering für einen Energie-Workshop?

Nutze die aktuelle Teilnehmerliste als Basis und berücksichtige die erfassten Ernährungswünsche. Plane Getränke und Snacks für die gesamte Workshopdauer plus etwa 10 Prozent Reserve, damit Nachmeldungen und zusätzlicher Verbrauch abgedeckt sind.

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