Checklist voor een energieworkshop organiseren
Een energieworkshop vraagt meer voorbereiding dan alleen een presentatie en een paar werkvormen. Je regelt een geschikte ruimte, verwerkt aanmeldingen en dieetwensen en zorgt dat deelnemers vooraf het programma kennen. Test de beamer, energiewattmeter en demonstratiematerialen voordat de eerste deelnemer binnenkomt. Met deze checklist houd je de voorbereiding in volgorde bij, van reservering en uitnodigingen tot koffie, werkbladen en de inrichting van de workshopstations.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Datum en programma vastleggen
2 personen
Uitnodigingen opstellen
Uitnodigingen versturen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Deelnemerslijst bijwerken
Workshopmateriaal maken
2 personen
Presentatie voorbereiden
Werkvormen testen
2 personen
Sprekers bevestigen
Programma naar deelnemers sturen
Projector en scherm reserveren
Cateringhoeveelheden berekenen
Boodschappenlijst controleren
2 personen
Boodschappen doen
2 personen
Materialen verzamelen
2 personen
Werkbladen printen
Ruimte schoonmaken
2 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Workshopstations inrichten
3 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Techniek testen
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Hapjes en buffet voorbereiden
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Event
Deelnemers ontvangen
3 personen
Introductie verzorgen
2 personen
Energiepresentatie geven
2 personen
Energiebesparingsspel begeleiden
3 personen
Pauzedranken serveren
2 personen
Praktijkproef begeleiden
3 personen
Buffet klaarzetten
3 personen
Buffet en dranken serveren
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Actieplannen begeleiden
3 personen
Vragenronde begeleiden
2 personen
Deelnemers uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Afval verzamelen
3 personen
Servies afwassen
3 personen
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
Apparatuur inpakken
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Materialen sorteren
2 personen
Huurmaterialen retourneren
2 personen
Deelnemersbedankje versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 55
- Ontvangsttafel
- Buffettafelsaantal 3
Apparatuur
- Beamer
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelaantal 2
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Energiewattmeteraantal 4
- Thermometeraantal 4
Workshopmateriaal
- Flip-oversaantal 4
- Flip-overstiftenaantal 24
- Notitieblokkenaantal 55
- Balpennenaantal 60
- Werkbladenaantal 60
- Actieplanformulierenaantal 60
- Plakbriefjesaantal 12
- Kleurstickersaantal 300
- Naamkaartjesaantal 60
- Waardebonnen voor besparingaantal 60
- Voorbeeldisolatiemateriaalaantal 4
- Stekkerdozen voor demonstratieaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Waterglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Opscheplepelsaantal 6
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 3
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerschalenaantal 8
- Schenkkannenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afvalscheidingsbakkenaantal 3
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de datum, ruimte en het programma eerst vast. Reserveer tegelijk de beamer, het projectiescherm en voldoende tafels en stoelen, zodat de opstelling past bij de werkvormen.
- Stuur het programma uiterlijk 7 dagen vooraf naar de deelnemers. Verwerk aanmeldingen, dieetwensen en de actuele deelnemerslijst in één overzicht.
- Test presentatie, laptop, HDMI-kabel, verlengkabels en stekkerdozen minimaal 1 dag vooraf op de locatie. Controleer ook of de energiewattmeter, thermometer en demonstratiematerialen werken.
- Print werkbladen en actieplanformulieren op tijd en leg per workshopstation de benodigdheden klaar. Reken per deelnemer op een notitieblok, balpen en naamkaartje, plus enkele extra exemplaren.
- Bereid koffie, thee, water en hapjes pas na het controleren van de definitieve deelnemerslijst. Zet koffiezetapparaten, kopjes, glazen, borden, bestek en opscheplepels vóór de ontvangst klaar, zodat de start niet uitloopt.
Veelgestelde vragen
- Wanneer moet ik een energieworkshop voorbereiden?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf met de ruimte, datum en het programma. Regel de uitnodigingen daarna en plan de technische test uiterlijk 1 dag voor de workshop.
- Hoeveel workshopmateriaal heb ik nodig per deelnemer?
- Voorzie per deelnemer minimaal 1 notitieblok, 1 balpen, 1 werkblad en 1 actieplanformulier. Print daarnaast ongeveer 10 procent extra werkbladen en formulieren voor last-minute aanmeldingen of fouten.
- Wanneer stuur ik het programma van de energieworkshop?
- Stuur het programma uiterlijk 7 dagen voor de workshop. Zo kunnen deelnemers rekening houden met de tijden en eventuele dieetwensen of praktische vragen nog doorgeven.
- Hoe test ik de techniek voor een energieworkshop?
- Doe minimaal 1 dag vooraf een volledige test met laptop, beamer, scherm, HDMI-kabels, verlengkabels en stekkerdozen. Controleer ook de energiewattmeter en plan op de dag zelf nog 30 minuten voor het opstellen en testen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!